Le recouvrement des factures impayées

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Un client qui ne paye ses factures à temps est toujours problématique pour une société. C’est pourquoi elle doit mettre en place un suivi des créances clients et des retards de règlement. Une fois les retards de règlement identifiés, l’entreprise doit appliquer une procédure de recouvrement des factures impayées.

Identifier les retards de paiement

Afin d’identifier les retards de paiement d’un client, il faut que l’entreprise construise une balance âgée. Il s’agit d’un document comptable qui permet de voir en un coup d’œil quels sont les clients en retard de règlement et pour quel montant. Il faut ensuite regarder le détail du compte client pour savoir quelles sont les factures concernées.

Il sera bien entendu nécessaire avant de commencer une quelconque procédure de recouvrement de vérifier l’exigibilité de la créance. Ainsi, la prestation doit avoir été réalisée et/ou la marchandise livrée ET la date de paiement (ou le délai) doit être passée. Si un litige existe entre le fournisseur et le client, il faudra le régler avant de lancer la procédure.

De plus, si le client est en liquidation, la procédure sera encore différente. Il faudra ainsi déclarer les créances, celles échues et celles non encore échues, dans un délai de 2 mois à partir de la publication du journal d’ouverture au BODACC.

Enfin, il faudra vérifier le délai de prescription :

  • Il est de 2 ans pour une facture avec un particulier ;
  • Il est de 5 ans pour une facture avec un professionnel.

La procédure de recouvrement des factures impayées

La procédure de recouvrement des factures impayées suivante doit être appliquée par l’entreprise. Elle nécessite toutefois des ajustements en fonction des relations qu’elle entretient avec ses clients :

Mail de relance

Au bout de 3 jours de retard de paiement de la facture, envoyer un mail de relance aux clients précisant :

  • Le numéro de la facture en retard de règlement
  • Le montant TTC de la facture
  • La date d’émission de la facture
  • La date de règlement prévue
  • Le délai de retard
  • Les modalités de paiement prévues

Appel téléphonique

Dans les deux jours suivants, soit 5 jours après le délai d’échéance, téléphoner au client. L’appel téléphonique permet quelques fois de dénouer des situations qui peuvent parfois être tendues par mail. Il sera l’occasion de parler de vive voix à la personne responsable, alors que le mail ou le courrier peut se perdre s’il n’est pas adressé à la bonne personne.

Lettre simple

Si le client ne répond toujours pas, dans les deux jours suivants l’appel téléphonique, soit une semaine après le retard, envoyer une lettre simple en mentionnant les mêmes informations que dans l’email en précisant qu’il s’agit de la 2ème relance. En pièce jointe, il est utile de joindre une copie de la facture impayée.

Vous pouvez également lui envoyer une facture correspondant aux pénalités de retard indiquées sur la facture d’origine. En effet, en cas de ventes à un professionnel, il est obligatoire d’indiquer deux mentions relatives à ce sujet sur les factures :

  • Le taux des pénalités de retard : il s’agit généralement du taux de refinancement de la BCE majoré de 10 points ;
  • Le montant de l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40€.

Vous pouvez trouver ici un exemple de cette lettre

Lettre recommandée avec accusé de réception

Si le client ne répond toujours pas au bout d’une semaine, soit après deux semaines de retard, il faut lui envoyer une lettre en recommandé avec accusé de réception en précisant qu’il s’agit d’une 3ème relance.

Vous pouvez trouver ici un exemple de cette lettre

Mise en demeure

Sans réponse du client dans un délai de deux semaines, soit un mois après le retard, envoyer une lettre en recommandé avec accusé de réception pour le mettre en demeure de payer dans un certain laps de temps en précisant les intérêts de retard. Il faut rappeler dans la lettre les relances précédentes. La mise en demeure doit clairement indiquer ce qui est attendu du créancier. Elle doit comporter un certain nombre d’informations :

  • La date de réalisation ;
  • Le terme « mise en demeure » ;
  • Les coordonnées de l’expéditeur et du destinataire ;
  • Un résumé de la situation (nombre de relances, dates, réponses…) ;
  • La demande de règlement ;
  • Les conséquences en cas de non paiement c’est-à-dire la mise en place d’une action judiciaire ;
  • Le délai accordé pour payer (en général 8 jours).

Injonction de payer

Sans réponse du client, l’entreprise devra mettre en place une procédure d’injonction de payer. Il est possible de passer directement par un huissier si les sommes sont inférieures à 4000€. Sinon, il faudra passer par un juge et envoyer un requête au greffe du tribunal compétent.

Saisie du tribunal

Si l’entreprise ne répond toujours pas, la dernière étape est la saisie du tribunal d’instance ou de commerce.

NB : bien souvent la première relance permet le règlement de la facture.

Il est ainsi important de prévoir des pénalités de retard de règlement dans le contrat ou dans les conditions générales de vente et de les indiquer sur la facture. Il est également important de réaliser un suivi en notant précisément la date des relances et en gardant une copie des lettres envoyées.

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L’importance de mettre en place une procédure de recouvrement des factures impayées

Mettre en place une procédure de recouvrement des factures impayées est indispensable pour améliorer la trésorerie d’une entreprise en réduisant les risques d’impayés et en accélérant les règlements.

En effet, le manque de trésorerie est le premier risque de défaillance d’une entreprise dans les premières années d’activité.  Mettre en place une procédure de recouvrement des factures impayées permet d’améliorer le ratio de crédit client et a donc un impact direct sur le besoin en fonds de roulement.

Passer par un professionnel du recouvrement

Si vous faites face à un trop grand nombre d’impayés et que vous n’avez pas le temps de traiter en interne toutes les relances, vous pourrez passer par un professionnel du recouvrement :

  • Cabinets de recouvrement ;
  • Avocats ;
  • Huissiers qui peuvent intervenir avant le stade injonction de payer.

Vous pouvez également prendre les devants si vous avez des problèmes de trésorerie. Il vous sera possible de transférer les créances de plusieurs façons :

  • Transmettre une traite, une lettre de change ou un effet de commerce à sa banque ;
  • Céder la créance à sa banque en échange d’une ligne de crédit (dailly) ;
  • Transmettre sa créance à une société financière extérieure (affacturage).

Dans ce cas, moyennant une commission, les cabinets se chargeront de se faire payer.

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