Un client qui ne paye ses factures à temps est toujours problématique pour une société. C’est pourquoi elle doit mettre en place un suivi des créances clients et des retards de règlement. Une fois les retards de règlement identifiés, l’entreprise doit appliquer une procédure de recouvrement des factures impayées.

Identifier les retards de paiement

Afin d’identifier les retards de paiement d’un client, il faut que l’entreprise construise une balance âgée. Il s’agit d’un document comptable qui permet de voir en un coup d’œil quels sont les clients en retard de règlement et pour quel montant. Il faut ensuite regarder le détail du compte client pour savoir quelles sont les factures concernées.

La procédure de recouvrement des factures impayées

La procédure de recouvrement des factures impayées suivante doit être appliquée par l’entreprise. Elle nécessite toutefois des ajustements en fonction des relations qu’elle entretient avec ses clients :

– Au bout de 3 jours de retard de paiement de la facture, envoyer un mail de relance aux clients précisant :

  • Le numéro de la facture en retard de règlement
  • Le montant TTC de la facture
  • La date d’émission de la facture
  • La date de règlement prévue
  • Le délai de retard
  • Les modalités de paiement prévues

– Dans les deux jours suivants, soit 5 jours après le délai d’échéance, téléphoner au client

– Si le client ne répond toujours pas, dans les deux jours suivants l’appel téléphonique, soit une semaine après le retard, envoyer une lettre simple en mentionnant les mêmes informations que dans l’email en précisant qu’il s’agit de la 2ème relance. En pièce jointe, il est utile de joindre une copie de la facture impayée.

[Vous pouvez trouver ici un exemple de cette lettre]

– Si le client ne répond toujours pas au bout d’une semaine, soit après deux semaines de retard, il faut lui envoyer une lettre en recommandé avec accusé de réception en précisant qu’il s’agit d’une 3ème relance

[Vous pouvez trouver ici un exemple de cette lettre]

– Sans réponse du client dans un délai de deux semaines, soit un mois après le retard, envoyer une lettre en recommandé avec accusé de réception pour le mettre en demeure de payer dans un certain laps de temps en précisant les intérêts de retard. Il faut rappeler dans la lettre les relances précédentes ;

– Sans réponse du client, l’entreprise devra mettre en place une procédure d’injonction de payer ;

– Si l’entreprise ne répond toujours pas, la dernière étape est la saisie du tribunal d’instance ou de commerce.

Bien souvent la première relance permet le règlement de la facture.

Il est ainsi important de prévoir des pénalités de retard de règlement dans le contrat ou dans les conditions générales de vente et de les indiquer sur la facture. Il est également important de réaliser un suivi en notant précisément la date des relances et en gardant une copie des lettres envoyées.

Bon Plan
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Pourquoi mettre en place une procédure de recouvrement des factures impayées ?

Mettre en place une procédure de recouvrement des factures impayées est indispensable pour améliorer la trésorerie d’une entreprise en réduisant les risques d’impayés et en accélérant les règlements.

En effet, le manque de trésorerie est le premier risque de défaillance d’une entreprise dans les premières années d’activité.  Mettre en place une procédure de recouvrement des factures impayées permet d’améliorer le ratio de crédit client et a donc un impact direct sur le besoin en fonds de roulement.

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