Les équipements informatiques nécessaires pour un commerçant

Les commerçants doivent se doter d’un certain nombre d’équipements informatiques afin de gérer au mieux leur activité. Le logiciel de caisse est un indispensable, mais ce n’est pas le seul. Il doit être relié à un lecteur de code-barres, afin d’éviter de les saisir à la main, à un terminal de paiement électronique, un tiroir-caisse et une imprimante thermique. Un afficheur de caisse peut compléter l’ensemble. En plus de cela, beaucoup de commerçants ont été obligés de s’équiper d’un compteur de passage, afin de connaitre en temps réel le nombre de personnes présents en magasin. Enfin, pour limiter les risques de vol, il peut également être utile d’investir dans des caméras de surveillance et des portiques de sécurité.

Le logiciel de caisse

Les commerçants ne sont pas dans l’obligation de s’équiper d’un logiciel de caisse mais il revêt une importance capitale dans la gestion du magasin. Les caisses enregistreuses classiques qui ne servaient qu’à calculer le montant total à payer, à imprimer le ticket de caisse et à rendre la monnaie, ont laissé la place à des outils perfectionnés. Aujourd’hui, les logiciels de caisse disposent de fonctionnalités permettant d’obtenir des statistiques sur les ventes, de gérer les stocks et les approvisionnements ainsi que de suivre la marge.

Les modèles sont variés, tant au niveau du design que des modules. Certains sont intégrés, c’est-à-dire qu’ils sont complétés par des outils périphériques indissociables, quand d’autres sont modulaires. Il faut alors investir dans du matériel supplémentaire : un afficheur de caisse, un scanner, une imprimante thermique…

A noter que l’on parle aussi parfois de terminal point de vente pour désigner le logiciel de caisse ou la caisse enregistreuse

L’imprimante 

L’imprimante permet de fournir le ticket de caisse au client, ou une facture s’il la demande.  Bien que la loi relative à la lutte contre le gaspillage et à l’économie circulaire prévoie l’arrêt de l’impression automatique des tickets de caisse, et la possibilité de les recevoir sous format numérique, le ticket de caisse papier n’en demeure pas moins aujourd’hui la norme. Il sert non seulement de preuve de paiement mais permet aussi de communiquer des informations commerciales, comme l’adresse ou les horaires d’ouverture. Se doter d’une imprimante est donc encore indispensable. 

Le tiroir-caisse

Bien qu’il semble être un produit on ne peut plus basique, le tiroir-caisse est un élément primordial pour les commerçants. Il permet de ranger correctement la monnaie, avec un compartiment pour chaque pièce et billet. A la clé : un gain de temps au moment du rendu de la monnaie. Il offre également un moyen sécurisé de conserver le liquide, grâce à une combinaison ou une clé permettant de l’ouvrir.

Le monnayeur

Mieux que le simple tiroir-caisse, le monnayeur permet aux vendeurs de ne pas avoir à manipuler d’espèces. Les clients insèrent les pièces dans la machine qui leur rend la monnaie automatiquement. Le monnayeur offre ainsi deux types d’avantages : un gain de temps et une réduction des erreurs.

Le détecteur de faux billet

Il suffit qu’un client paye avec un faux billet pour se retrouver avec une perte en fin de journée. Pourtant, il existe des moyens simples et pratiques de vérifier l’authenticité des coupures. Stylo détecteur de faux billets, détecteur UV, portable, automatique ou à infrarouge, l’offre est large.

La balance de caisse

Cet outil n’est nécessaire que pour les commerçants qui vendent des produits au poids, comme les fruits et les légumes. 

L’afficheur de caisse

Il permet au client de voir le prix tapé en caisse ou de l’article scanné. Il peut ainsi vérifier à tout moment si une erreur est présente. De plus, il agit comme un moyen de communication supplémentaire, permettant de se faire entendre/comprendre de façon plus simple. D’ailleurs certains afficheurs de caisse diffusent des contenus promotionnels et informatifs en caisse.

Le compteur de passage en caisse

Avec la crise sanitaire de la Covid-19, de nombreux magasins ont été obligés de se doter de compteurs de passage en caisse, détectant chaque entrée et chaque sortie, et limitant ainsi la fréquentation. Toutefois, ses applications vont bien au-delà et permettent d’améliorer la gestion du magasin de différentes façons : 

  • En fluidifiant le passage en caisse, grâce aux informations récoltées sur les jours et les heures d’affluence. Les plannings des caissiers peuvent ainsi être adaptés en conséquence ;
  • En augmentant le taux de conversion (le nombre d’acheteurs divisé par le nombre de visiteurs). En positionnant les compteurs dans certains espaces stratégiques, il sera possible de réaliser une analyse des flux et de déterminer les zones chaudes et froides du magasin. Les produits devront être disposés en conséquence, et les zones froides mises en valeur grâce à des jeux de décoration et de lumière.

Le lecteur de code-barres

Le lecteur, ou scanner de code-barres, est l’appareil qui permet de lire les codes-barres et de les transmettre au logiciel de caisse. Son utilité est indéniable puisqu’il permet de ne pas avoir à saisir toutes les données à la main. D’ailleurs, on le voit bien quand on fait les magasins. Dès qu’un code-barres n’arrive pas à être lu, le caissier doit le noter à la main, lui faisant perdre un temps considérable. 

Il existe toutes sortes de lecteurs de code-barres, certains sont fixes, encastrés dans le logiciel de caisse et d’autres sont mobiles. L’idéal est d’en choisir un adapté au secteur d’activité, par exemple un mobile pour scanner les objets encombrants, difficilement manipulables, ou un fixe pour accélérer le passage en caisse pour les produits de petite taille.

Le terminal de code-barres

Alors que le lecteur de code-barres permet un passage en caisse plus rapide, le terminal de code-barres est utilisé dans la gestion des stocks. Il est en effet plus complet que le premier, qui ne fait que lire les informations pour les restituer. Le second intègre un clavier et un écran de contrôle et offre ainsi la possibilité de modifier directement les informations dessus, ou juste de les contrôler. 

Le TPE (terminal de paiement électronique)

Aujourd’hui, la majorité des paiements chez les commerçants se font par carte bancaire, d’où la nécessité de s’équiper d’un terminal de paiement électronique. Tout comme pour les logiciels de caisse, ou les lecteurs de code-barres, il existe une multitude d’offres en la matière. La grande différence entre les terminaux disponibles est la mobilité et on distingue ainsi trois grands types d’appareils : les mobiles, les fixes et les portables

A noter également que de nouveaux appareils ont vu le jour au cours des dernières années : les TPE connectés à un smartphone ou à une tablette. Grâce à une application dédiée, le boitier de paiement est relié à l’appareil, afin d’enregistrer toutes les transactions puis de les transmettre à la banque. 

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Les caméras de vidéosurveillance

Les caméras de surveillance permettent de vérifier qu’il n’y ait pas de vol de la part des clients mais également des salariés. Attention toutefois à bien respecter les règles imposées par la CNIL. Les caméras ne doivent ainsi pas porter atteinte à la vie privée des individus filmés. De plus, seules les personnes habilitées à le faire peuvent consulter les images enregistrées, qui ne doivent pas être conservées plus d’un mois. Il est toutefois possible d’installer des écrans permettant de visualiser les images en temps direct, et visibles de tous. 

Les portiques de sécurité

Dans le même ordre d’idées que les caméras de surveillance, les portiques de sécurité vont permettre de s’assurer qu’il n’y ait pas de vols. Les antivols sont placés sur les produits, et retirés au moment du paiement en caisse, de façon à ceux qui restent soient détectés lors du passage des portiques. Il existe différents types de portiques de sécurité, qui doivent, afin d’être reconnus, être en adéquation avec les systèmes d’antivols : les portiques RF (radiofréquence), AM (acousto-magnétique), EM (électromagnétique) et RFID (radio-identification). 

Selon quels critères choisir ces appareils ?

Plusieurs critères sont à prendre en compte pour choisir ces appareils : 

  • Le prix, mais aussi le rapport qualité/prix. Investir dans des systèmes perfectionnés, comme un logiciel de caisse plutôt qu’une caisse enregistreuse basique, est nécessaire pour disposer de fonctionnalités à forte valeur ajoutée ;
  • Le service après-vente de l’éditeur, notamment en ce qui concerne le support technique en cas de dysfonctionnement ou la récurrence des mises à jour ;
  • La garantie ;
  • L’ergonomie afin d’avoir des outils s’adaptant au point de vente, à l’emplacement et au design ;
  • Le paramétrage nécessaire.

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