Le contrôle de gestion en entreprise et ses outils

Dernière mise à jour le 5 novembre 2022

Le contrôle de gestion en entreprise est d’une importance capitale puisqu’il permet d’analyser la rentabilité d’une société, ou d’une activité, et d’y apporter des solutions correctives. Pour cela, il est nécessaire de s’appuyer sur des outils et des données. La réalisation d’un budget est une étape clé, qui se traduit ensuite en analyse des écarts entre le réel et ce dernier. Bien entendu, le contrôle de gestion doit s’appuyer sur un système d’information efficace afin de transmettre des informations fiables.

La réalisation du budget, une étape incontournable du contrôle de gestion en entreprise

Le budget est un élément clé dans le contrôle de gestion. Réalisée annuellement aux alentours de septembre (pour les entreprises clôturant au 31 décembre), la construction du budget permet d’avoir une ligne directrice pour l’année à venir.

Il est réalisé par les contrôleurs de gestion en étroite relation avec les opérationnels. Sa construction se fait sur la base des années antérieures en y intégrant des projections pour l’année future (croissance du marché, évolution du prix de vente moyen…). Il est toutefois également possible de suivre une autre démarche en optant pour le budget base zéro. Plutôt que de se baser sur l’historique des charges et d’y appliquer un pourcentage d’augmentation, ou de baisse, tous les postes de dépenses seront à zéro. Un nouveau chiffre sera alors indiqué, souvent sur la base d’un benchmark. Il s’agira alors de se comparer aux autres entreprises afin de retenir les meilleures pratiques de chaque.

Le budget est ensuite réactualisé en cours d’année afin d’avoir une projection proche de la réalité en fin de période. C’est ce qui s’appelle le forecast ou rolling forecast. Sont alors intégrés dans les chiffres les premiers résultats des mois de l’année écoulée, ainsi que le prévisionnel pour les mois restants. Il peut d’ailleurs y avoir deux forecasts dans l’année, avec des réactualisations différentes (par exemple avec 6 mois d’activité puis 6 mois de prévisionnel, ou avec 9 mois d’activité et 3 de prévisionnel).

L’analyse des écarts entre les prévisions et le réel

L’analyse des écarts consiste à déterminer les différences entre le réel et le budget, puis le forecast. Cette analyse se fait sur plusieurs axes : écart par produit, par catégorie de produit, par département…mais aussi sur les grands postes de charges et de produits et seuils intermédiaires de gestion :

• Chiffre d’affaires ;
• Charges de matière première ;
• Salaires et charges sociales ;
• Frais de structure ;
• Marge brute ;
• EBITDA ;
• EBIT.

Le chiffre d’affaires et la marge peuvent ensuite être décomposés en effets :

• L’effet prix : différence entre le prix de vente réel et budgété ;
• L’effet volume : différence entre les quantités réellement vendues et les quantités prévues ;
• L’effet mix : décomposition des ventes. Par exemple, si le prix de vente moyen est plus faible ainsi que les quantités vendues mais que le chiffre d’affaires est supérieur, le calcul de l’effet mix permet de l’expliquer car une telle situation signifie que davantage de produits avec un prix de vente élevé ont été vendus.

Le système d’information, la clé d’un contrôle de gestion efficace

Afin d’avoir un contrôle de gestion efficace, il est nécessaire d’avoir un système d’information fiable et sur lequel les contrôleurs de gestion peuvent se reposer. Pour cela, faut savoir d’où vient l’information qui est utilisée et il faut savoir comment la récupérer.

Les informations doivent en effet être récupérées le plus facilement possible et de façon automatisée pour consacrer un temps plus important à l’analyse. Les contrôleurs de gestion doivent d’autant plus maîtriser le système d’information afin de repérer d’éventuelles erreurs.

La comptabilité analytique

C’est grâce à un système d’information correctement paramétré que la comptabilité analytique va être mise en place. Les factures seront ainsi enregistrées en comptabilité par destination (en comptabilité générale, elles sont également enregistrées par nature). Cette approche va permettre d’analyser le résultat et de le décomposer par produit et catégories de produits.

Les méthodes d’analyse des coûts

En contrôle de gestion, les charges sont réparties entre :

• Charges fixes et variables : les charges fixes sont constantes. Elles ne varient pas avec l’augmentation ou la diminution de la production. Les charges variables quant à elles suivent le volume de production ;
• Charges directes et indirectes : les charges directes sont directement imputables à la fabrication d’un produit ou à la réalisation d’un service. Les charges indirectes doivent être imputées à l’aide d’une clé de répartition.

Cette répartition est le préalable à la mise en place de méthodes d’analyse des coûts comme :

• La méthode des coûts partiels ;
• La méthode des coûts complets ;
• La méthode du direct costing ;
• La méthode ABC.

Ces méthodes permettent de décomposer le résultat de l’entreprise selon plusieurs axes et notamment les produits et catégories de produits. Elles ne sont donc pas nécessaires si l’entreprise est mono-produit ou mono-service. En revanche, elles prennent tout leurs sens dans le cas contraire et constituent alors le préalable pour déterminer avec précision les produits qui réalisent une forte marge, et celles dont la marge est plus faible. S’en suivent des actions au niveau de la direction afin de trouver des solutions correctives : augmenter le prix de vente, réduire les charges ou tout bonnement arrêter la fabrication et commercialisation d’en produit ou d’un service.

La réalisation de tableaux de bord

Les analyses en contrôle de gestion reposent sur la mise en place de tableaux de bord. Ils vont permettre de suivre une activité et de piloter l’entreprise. Ils sont composés d’indicateurs, qui vont être comparés à un référentiel (budget ou forecast). On peut en citer deux grands types :

• Indicateurs financiers : ils sont issus directement du bilan ou du compte de résultat comme le chiffre d’affaires, la marge et l’EBITDA ou sont le fruit de calculs comme le ROCE (return on capital employed) ou le BFR (besoin en fonds de roulement) ;
• Indicateurs non financiers : ils proviennent alors de données issues d’autres sources d’informations comme le nombre de réclamations des clients pour la partie commerciale ou le taux d’absentéisme pour la partie sociale.

Ces tableaux de suivi doivent être actualisés périodiquement (tous les jours, les semaines, les mois…). Il est possible d’en mettre en place dans de nombreux domaines :

• Tableau de bord financier : suivi de la trésorerie (créances clients, BFR…), suivi du résultat (chiffre d’affaires, charges, EBE, résultat net), suivi de la rentabilité…
• Tableau de bord RH : nombre de salarié, pyramide des ages, taux de turn-over…tous ces indicateurs vont permettre, entre autres, de mesurer le climat social ;
• Tableau de bord commercial : suivi du chiffre d’affaires, parts de marché, panier moyen, marge commerciale, taux de satisfaction des clients…

L’intérêt du contrôle de gestion

On l’aura compris, le contrôle de gestion permet de suivre les activités de l’entreprise et d’en améliorer ses performances. Toutefois, il ne faut pas que les analyses restent vaines. Les destinateurs, comme les opérationnels et la direction, doivent ensuite mettre en place des mesures correctives qui s’imposent. Le contrôle de gestion n’est que la première étape : informer et alerter le cas échéant. Le contrôleur de gestion peut éventuellement émettre des recommandations, en se basant sur les données collectées et les calculs réalisés mais doit travailler en étroite collaboration avec les opérationnels avec de réaliser un plan d’actions.