Construire un tableau de bord financier

Le tableau de bord financier est un tableau à mettre en place pour toutes les entreprises qui souhaitent avoir une vision claire de leur activité et de leur rentabilité sans avoir à attendre la clôture des comptes. Il permettra ainsi d’avoir des informations sur les produits mais également sur les charges et par conséquent sur le résultat de l’entreprise. De plus, il peut fournir tout un tas d’autres informations de nature financière : trésorerie de l’entreprise, intérêts bancaires, rentabilité des investissements… Le but premier est de pouvoir, en cas de déviation par rapport aux objectifs, mettre en place des mesures correctives. Comment le construire ? Quels sont les indicateurs à y faire figurer ?

Comment construire un tableau de bord financier ?

La construction du tableau de bord financier se fait par étape :

Référentiel

A quoi vont être comparées les données chiffrées : à une période antérieure ? au budget ? aux prévisions ? En général, le tableau de bord est comparé à la période précédente et au budget. Puis, s’il est réactualisé en cours d’année, il sera comparé aux nouvelles prévisions.

Le budget est construit annuellement, en général en septembre ou octobre, pour les entreprises clôturant au 31 décembre. Il donne une ligne directrice sur l’année à venir et est construit à partir des objectifs que s’est fixée l’entreprise. Ils peuvent être de différentes natures : accroître les parts de marché, diminuer les charges, réduire le taux d’endettement, améliorer la trésorerie…

Présentation

Comment va être présenté le tableau de bord ? avec des tableaux ? des courbes ? des graphiques ? sur quel support ? Si le tableau de bord s’adresse à des non-financiers, mieux vaut éviter les tableaux avec trop de chiffres et privilégier les informations plus visuelles (graphiques, courbes…)

Mise à jour

Quelle va être la périodicité ? qui le met à jour (contrôleur de gestion)? comment le mettre à jour? Certains tableaux de bord peuvent être mis à jour quotidiennement (même si la démarche est fastidieuse), quotidiennement, mensuellement ou même trimestriellement. La mise à jour peut être manuelle ou automatique.

Outils

Quels logiciels sont utilisés? où les informations sont-elles trouvées (auprès d’autres acteurs, dans la comptabilité analytique, dans la comptabilité générale? sous quelle forme? (données extraites ou recopiées?)) Il n’existe pas de réponse déjà faite à ces questions : tout dépend de l’entreprise, de sa stratégie et de ses priorités.

Ainsi, un tas d’outils existent pour réaliser un tableau de bord financier, le principal étant Excel. Il permet de construire les indicateurs à partir de différents fichiers extraits de la comptabilité ou de la banque. Afin de ne pas commettre d’erreurs, mieux vaut éviter les « taches manuelles » et automatiser un certain nombre de rapports grâce aux outils comme les tableaux croisés dynamiques ou les formules de calcul. Si vous devez gérer des fichiers trop lourds, vous pouvez tester des outils plus performants comme Power Bi et Knime.

Il existe aussi de très bons logiciels interfacés avec le logiciel de caisse, le logiciel comptable ou encore avec les relevés bancaires et qui donnent un bon aperçu de la situation financière de l’entreprise.

Le tableau de bord financier est vivant : il ne faut pas se contenter de l’établir, il faut ensuite le faire vivre et le mettre à jour régulièrement. Les indicateurs peuvent évoluer, tous comme les référentiels.

Quels sont les indicateurs à faire figurer dans un tableau de bord financier ?

Il existe de nombreux KPI (key performance indicator = indicateurs clés de performance) qui peuvent figurer dans un tableau de bord financier. Le choix de ce qui sera indiqué dépend de la société, de sa taille, de son secteur et de ce que les managers ont besoin de suivre en priorité.

Il faut donc avant toutes choses bien comprendre la société, ses problématiques et les attentes des différents acteurs. Il faut aussi s’intéresser aux principaux postes de dépenses et de revenus de l’entreprise. Vous pouvez par exemple pour commencer appliquer la loi de Pareto sur les charges et produits de l’entreprise afin de vous intéresser aux 80% les plus importants.

Voici une liste non exhaustive des indicateurs qui peuvent y figurer (attention à ne pas trop en indiquer dans le tableau – mieux vaut privilégier la qualité à la quantité) :

Suivi de la trésorerie :

Suivi et décomposition du résultat :

  • Chiffre d’affaires (son évolution, sa répartition) ;
  • Charges d’exploitation ;
  • Frais généraux ;
  • EBE (excédent brut d’exploitation) : il va permettre de connaitre la vraie rentabilité de l’entreprise, sans tenir compte de la politique d’investissement ou de financement ;
  • Amortissement ;
  • Rex (résultat d’exploitation) ;
  • RCAI (résultat courant avant impôt) ;
  • Résultat net ;
  • Taux de marge ;
  • Seuil de rentabilité (aussi appelé point mort).

Suivi de la rentabilité :

  • ROCE : return on capital employed ;
  • ROI : return on investment ;
  • ROE : return on equity.

Ces trois indicateurs vont permettre de déterminer si les montants investis dans l’entreprise le sont à bon escient.

Pourquoi réaliser un tableau de bord financier?

Il convient de distinguer plusieurs types de dashboards : ceux qui s’adressent aux opérationnels et ceux qui s’adressent à un plus grand nombre. Ainsi, qu’il s’agisse de tableaux de bord commerciaux, de tableaux de suivi ressources humaines, ou financiers, ils vont comprendre des informations générales mais aussi plus poussées sur l’activité.

Ainsi, le tableau de bord financier va permettre de suivre le résultat de l’entreprise mais aussi sa profitabilité, sa rentabilité, sa liquidité, sa solvabilité…A ce titre, il s’adresse donc plutôt aux autres financiers comme à la direction financière, aux trésoriers ou aux comptables.

Il va permettre de piloter l’activité et de :

  • Mesurer la performance financière de l’entreprise et de la comparer aux objectifs fixés ;
  • Suivre la situation financière et ses grands équilibres (BFR, FR…)
  • Mettre en place rapidement des mesures correctives en cas de déviance par rapport au budget ;
  • Anticiper les situations à risques : baisse de la trésorerie, décrochage du chiffre d’affaires par rapport aux charges ;
  • Élaborer une stratégie financière efficace : améliorer le BFR, choisir le crédit-bail plutôt qu’un emprunt bancaire afin d’améliorer le ratio d’endettement, procéder à une augmentation des capitaux propres…
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