Piloter l’entreprise avec un tableau de bord

Piloter son entreprise est capital afin d’en assurer sa survie. Mettre en place et suivre un tableau de bord est donc essentiel pour une entreprise. Il permettra aux dirigeants d’avoir des indicateurs utiles sur l’activité de l’entreprise et ses performances. Il peut s’agir d’informations financières, commerciales, logistiques…C’est aux dirigeants de décider ce qu’ils ont besoin de suivre. Cette analyse se fera en confrontant les chiffres réels au prévisionnel et à la période précédente.

Qu’est ce qu’un tableau de bord ?

C’est un document sur lequel sont présents les principaux indicateurs de performance de l’entreprise (KPI = Key Performance Indicator).

Ils sont confrontés à un référentiel (budget ou prévision) et par rapport à la période précédente. Outil d’aide au management, le tableau de bord permet de prendre des décisions.

On peut mettre en place des tableaux de bord dans de nombreux domaines :

  • Tableau de bord commercial, pour suivre les ventes de l’entreprise et son activité : seront alors indiquées des informations comme :
    • L’évolution du chiffre d’affaires ;
    • Les parts de marché ;
    • Le panier moyen ;
    • Les quantités vendues ;
    • Le taux de transformation
    • La marge commerciale…;
  • Tableau de bord financier, pour suivre :
    • La trésorerie : montant des créances clients, des dettes fournisseurs, du cash flow opérationnel…
    • Le résultat (Rex, RCAI, taux de marge…) ;
    • La rentabilité (ROCE, ROI…).  ;
  • Tableau de bord ressources humaines, pour suivre :
    • Le nombre de salariés et la répartition en fonction de l’age, du sexe, du statut (employé, ETAM, cadre), du contrat de travail (CDD, CDI, Intérim)… ;
    • Le climat social : taux de turn-over, le taux d’absentéisme, nombre de conflits sociaux…;
    • La sécurité : nombre d’accidents du travail et gravité ;
  • Tableau de suivi des stocks : niveau des stocks, taux de rotation, valeur des stocks, taux de rupture, écarts d’inventaire (taux de fiabilité des stocks, valeur des écarts d’inventaire…).

Les tableaux de bord, et ce qu’on y trouve dedans, dépendent notamment du secteur d’activité de l’entreprise. Dans le secteur industriel par exemple, on suivra principalement des indicateurs financiers, de sécurité, des achats, de logistique et de qualité.

Comment réaliser un tableau de bord ?

Avec quel outil ?

Bien souvent, dans les petites entreprises, réaliser un tableau de bord se fait grâce à Excel car il permet davantage d’automatisation. Il est aussi possible d’utiliser des outils plus poussés comme Power Bi et Knime pour gérer des grosses bases de données. Pour les plus grosses entreprises, d’autres moyens sont mis en place en fonction du système d’information.

Les données des tableaux de bord proviennent du système d’information de l’entreprise, en général il s’agit de la comptabilité analytique. Elle repose sur le principe d’enregistrement des pièces comptables non par nature, comme dans la comptabilité générale, mais par destination.

Selon quelle fréquence?

La fréquence de mise à jour du tableau de bord va dépendre des besoins. Ainsi, certains sont actualisés tous les jours. C’est souvent le cas dans les usines afin de suivre la production quotidiennement. D’autres sont actualisés toutes les semaines, les mois ou trimestriellement. Une chose est sûre : plus il est actualisé souvent, plus les alertes pourront être déclenchées rapidement en cas de déviation. Il faut toutefois trouver un juste milieu entre pas assez souvent, et trop, afin de ne pas surcharger l’activité de tous.

Par qui?

Les tableaux de bord sont souvent réalisés par les contrôleurs de gestion. Dans les grandes entreprises, il en existe souvent un par secteur d’activité. Ils bénéficient alors d’un double rattachement :

  • Hiérarchiquement au responsable du contrôle de gestion ou à la direction financière ;
  • Opérationnellement au responsable du service.

Pour présenter quelles données?

Une chose essentielle à faire lorsque l’on veut réaliser un tableau de bord est de déterminer ce qu’il faut suivre et de définir les indicateurs associés.

Il faut également définir les objectifs afin d’avoir un référentiel et d’analyser par la suite les écarts entre ce référentiel et le réel.

Les indicateurs sont divers et variés en fonction de ce que l’entreprise cherche à améliorer :

  • Ventes : montant du chiffre d’affaires, part de marché, nombre de nouveaux clients… ;
  • Qualité : nombre de réclamations des clients, nombre de retard de livraison… ;
  • Trésorerie : délai moyen de règlement des clients, délai moyen de règlement des fournisseurs, BFR (besoin en fonds de roulement) ;
  • Ressources humaines : taux de turn-over, nombre d’accident du travail, taux d’absentéisme…;
  • Performance de l’entreprise : ROCE, ROE, ROI…

A quoi sert le tableau de bord ?

Il permet d’évaluer la performance de l’entreprise en analysant les écarts entre le réel et les objectifs fixés et en mettant en place des moyens correctifs.

Il s’agit d’un outil qui va permettre de communiquer en interne. En effet, il faut distinguer la communication financière externe de la communication interne. La première sert à informer les tiers, comme les investisseurs, de la situation économique. La seconde est beaucoup plus poussée et est destinée à plusieurs cibles :

  • Aux opérationnels, afin de leur permettre de piloter l’activité ;
  • A la direction générale, comme outil stratégique permettant de prendre les décisions adéquates ;
  • Aux collaborateurs, pour les motiver et les informer sur le suivi de l’entreprise en général et de leur service/activité en particulier.

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