Construire un tableau de bord commercial

Il est essentiel à la vie de l’entreprise de créer un tableau de bord commercial qui permettra de suivre l’activité de l’entreprise et ses ventes. Ce tableau permettra au management de prendre des décisions. Quels sont les indicateurs à faire figurer dans un tableau de bord commercial ? Comment le construire ? Voici tout ce qu’il faut savoir sur la mise en place d’un tableau de bord commercial.

Quels sont les indicateurs à faire figurer dans un tableau de bord commercial ?

Le choix des indicateurs à faire figurer dans un tableau de bord commercial dépend de l’entreprise, de sa taille et de son secteur d’activité. D’ailleurs, on parle dans le jargon de KPI (Key Performance Indicator), c’est-à-dire d’indicateurs clés de performance.

Néanmoins, on peut citer quelques indicateurs que l’on retrouve fréquemment dans les tableaux de bord commerciaux :

  • Evolution du chiffre d’affaires ;
  • Parts de marché ;
  • Découpage du chiffre d’affaires par zone géographique, secteur d’activité, typologie de produits ou services, vendeur… ;
  • Panier moyen des clients ;
  • Quantités vendues ;
  • Taux de transformation ;
  • Nombre de réclamations des clients ;
  • Nombre de produits défectueux ;
  • Marge commerciale = chiffre d’affaires moins coût d’achat des marchandises vendues ;
  • Taux de marge commerciale = marge commerciale / chiffre d’affaires hors taxe * 100 ;
  • Délais de livraison ;
  • Délai moyen de règlement ;
  • Nombre de clients en retard de règlement ;
  • Pourcentage d’impayés par rapport au chiffre d’affaires ;
  • Montant des provisions pour créances douteuses ;
  • Montant des commandes à venir ;
  • Carnet de commande ;
  • Suivi des performances des commerciaux ;
  • Taux de fidélisation ;
  • Taux de recommandation ;
  • Nombre de commandes annulées / commandes totales.

Comment construire un tableau de bord commercial ?

Il doit être construit de façon à faire ressortir les informations les plus pertinentes pour l’entreprise. Le tableau ne doit ainsi pas être trop chargé d’information. Afin de parler au plus grand nombre il peut être construit sous forme de graphiques et de schémas.

Choix des indicateurs

Il est nécessaire de privilégier la qualité à la quantité, faute de quoi le tableau de suivi pourrait vite se transformer en usine en gaz. Il faut trouver des indicateurs parlants et qui sont adaptés à l’entreprise, à sa taille et à son secteur.

A noter que le choix n’est pas immuable. Les indicateurs doivent changer pour tenir compte de l’évolution de l’activité.

Mise à jour

Sa mise à jour doit être facile, d’autant plus s’il est établi régulièrement (tous les jours ou toutes les semaines). Il pourra être actualisé :

  • De façon manuelle, c’est-à-dire que les chiffres seront reportés depuis d’autres sources de données ;
  • Automatiquement, grâce à des formules de calcul ou à des outils de reporting adaptés.

A noter que la mise en place et l’actualisation des dashboards est souvent fait par les contrôleurs de gestion.

Concernant la périodicité de mise à jour, celle-ci dépendra des attentes. Bien entendu, un tableau actualisé fréquemment permettra d’avoir plus rapidement les informations et d’alerter tout de suite en cas de décrochage par rapport aux objectifs. Il ne faut toutefois pas en abuser, d’autant plus si la mise à jour est complexe.

Source d’informations

Afin de reporter les bonnes informations, il est nécessaire de se baser sur un système d’information efficace. En ce qui concerne les montants (de chiffre d’affaires et de charges), il faudra se baser sur la comptabilité analytique. Les factures seront alors saisies par destination (et non uniquement par nature comme c’est le cas pour la comptabilité générale).

Pour les autres informations figurant sur le dashboard, par exemple les indicateurs plus qualitatifs, il sera possible d’utiliser les données provenant directement des vendeurs ou de certains logiciels, comme le logiciel de caisse.

Outils d’analyse et de reporting

Les plus petites sociétés pourront se contenter d’outils de reporting basique comme Excel. Il permettra d’automatiser certaines calculs et de réaliser des graphiques. Pour des bases de données plus poussées, il pourra être intéressant d’utiliser des outils comme Power BI et Knime.

Les entreprises de plus grande taille pourront investir dans des outils de reporting spécifiques et sur-mesure.

Référentiel

Le tableau de bord doit être construit par rapport à un référentiel comme un budget ou par rapport à la période précédente. Les indicateurs pourront ainsi être comparés à un objectif et pourront être évalués d’année en année.

Destinataires du tableau de bord commercial

Il va permettre de communiquer en interne auprès des vendeurs. Ils pourront alors connaitre les objectifs et savoir s’ils ont été atteint. A ce titre, il peut être un outil de communication et de motivation.

La direction commerciale sera également destinataire du tableau de bord. Il leur permettra de piloter l’activité en ayant toutes les informations à disposition.

Il va également s’adresser aux dirigeants, afin de leur faire remonter des informations cruciales sur les performances de ventes.

Certains indicateurs devront être transmis au service production afin de gérer la fabrication, les commandes fournisseurs et le stock.

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