Dernière mise à jour le 27 septembre 2020
Le budget base zéro est une technique budgétaire qui vise à repenser les coûts de l’entreprise et la façon dont les dépenses sont réalisées. Plutôt que de partir des dépenses de l’année dernière et d’y ajouter un pourcentage de hausse comme c’est souvent le cas lors de la réalisation d’un budget, toutes les dépenses sont repensées. Chaque poste se voit attribué un 0 de base qu’il convient de changer tout en justifiant la raison. Mais attention, un budget base zéro ne se construit pas comme ça, de but en blanc. Il doit être réfléchi et faire l’objet d’un long travail préalable de benchmarking. Après sa mise en place, il doit être suivi et analysé.
Quel est le but d’un budget base zéro ?
L’objectif du budget base zéro est d’allouer plus efficacement les dépenses et de réduire certains postes de charges. C’est le cas en priorité des charges indirectes, comme les frais généraux, les dépenses de voyage ou les frais marketing. Au-delà de l’aspect strictement budgétaire, le but de la démarche est également d’instaurer une culture de réduction des coûts dans l’entreprise.
C’est une méthode qui ne concerne souvent que les entreprises de taille relativement importante. Elle est souvent mise en place lors du lancement de grands projets ou en cas de restructuration, par exemple suite à la fusion de deux sociétés.
Comment le mettre en place ?
L’allocation des dépenses au bon endroit, sur les besoins réels, se fait de plusieurs manières :
- En éliminant les opérations non efficaces. Celles-ci seront sous-traitées ou carrément abandonnées ;
- En redéfinissant les missions de chacun. C’est l’occasion par exemple de remettre à jour les fiches de poste ;
- En se comparant aux autres services (benchmarking interne) ou aux autres entreprises du même secteur (benchmarking externe). Le but est bien entendu de se comparer aux meilleurs afin d’appliquer leurs méthodes à l’entreprise ;
- En définissant des règles à respecter par tous les utilisateurs. Le plus simple et le plus facile à mettre en place consiste par exemple à limiter les dépenses lors des voyages. Un budget maximum par personne devra être définit par nuit d’hôtel, frais de restauration…Un nombre limité de déplacements devra être prévu, avec des vols ou des billets de train en classe économie. Les déplacements d’une journée devront être limités au maximum pour privilégier des outils de visio-conférence ou d’audioconférence.
La mise en place d’un budget base zéro est assez chronophage et demande davantage de temps que la construction d’un budget « classique ». Ce dernier est ainsi réalisé à partir de la période précédente, en analysant les dépenses passées et en y appliquant un pourcentage à la hausse ou à la baisse (souvent à la hausse pour prendre en compte l’inflation).
Ainsi, ce type de budget demande souvent le renfort de consultants spécialisés dans le domaine. Il sera réalisé une bonne fois pour toute sur une année mais ne sera pas réalisé de cette façon tous les ans.
Pourquoi analyser les résultats du budget base zéro ?
Il est primordial de suivre le budget tous les ans, et encore plus dans le cas d’un budget base zéro. Ce sera le travail des contrôleurs de gestion. Ils devront définir les indicateurs clés de performance (KPI) à mettre en place pour suivre l’activité et les dépenses. Pour cela, des tableaux de bord seront construits, grâce aux systèmes d’information permettant d’obtenir les données les plus fiables possibles.
De façon périodique, en général tous les mois, les résultats réels seront comparés aux résultats attendus, c’est-à-dire au budget. Il faudra alors analyser et expliquer chaque déviation de manière à y apporter des mesures correctives.