Se doter d’un logiciel de gestion de magasin

Gérer un magasin est parfois une tache compliquée. Entre les approvisionnements à maitriser, le stock à contrôler, les salariés à manager, et toute la partie commerciale, il est essentiel de se doter des bons outils. Plusieurs solutions existent : utiliser un logiciel de gestion de magasin tout en un, ou plusieurs logiciels connectables les uns aux autres. Dans le premier cas, on parle d’ERP, dans le second de logiciels ouverts permettant des interactions.

Choisir un logiciel de gestion de magasin, ou plusieurs ?

Afin d’avoir une gestion homogène, mieux vaut se doter d’un ERP mais modulable. L’ERP (entreprise ressource planning) ou PGI (progiciel de gestion intégré) est un logiciel tout-en-un. En d’autres termes, les différents modules vont être connectés à une même base de données et les informations vont se déverser de l’un à l’autre. Par exemple, la saisie des données concernant l’approvisionnement va permettre de mettre à jour les stocks et la comptabilité.

Un ERP modulable signifie que l’entreprise pourra choisir les modules dont elle a besoin sans prendre le package intégral, ce qui lui permettra de réduire sa facture.

Toutefois, si l’entreprise n’a pas le choix ou si par exemple elle veut absolument travailler avec un logiciel spécifique, elle devra s’assurer qu’il soit ouvert, c’est-à-dire qu’il puisse être connecté avec d’autres outils.

De quels logiciels de gestion de magasin l’entreprise doit-elle disposer ?

Si vous avez fait le choix d’un logiciel tout-en-un, la question sera plutôt quelles fonctionnalités un logiciel de gestion doit-il avoir, mais la réponse sera la même :

Fonction / logiciel de stock et d’approvisionnement

La solution devra permettre de :

  • Gérer les approvisionnements : saisie des commandes, proposition automatique de réassort en fonction du stock disponible… ;
  • Piloter les stocks : connaissance du stock disponible à tout moment grâce aux décomptes des entrées et des sorties, transfert de stocks d’un point à un autre… ;
  • Gérer le catalogue par produit, famille, créer des fiches produits…

Fonction commerciale

L’entreprise peut choisir un logiciel de caisse indépendant mais connectable ou un ERP incluant une fonction commerciale prenant en charge :

  • La saisie des ventes : encaissement, calcul du rendu de la monnaie, édition du ticket de caisse ;
  • Les statistiques de vente : chiffre d’affaires, panier moyen, répartition des ventes ;
  • La fidélisation des clients : construction d’un fichier clients, proposition d’offres commerciales adaptées…

Pourquoi choisir un logiciel de gestion de magasin ?

Bien que non obligatoire, il est vivement recommandé d’en faire l’acquisition pour simplifier la vie du commerçant. Il va être un véritable allié au quotidien pour le chef d’entreprise, lui faire gagner en temps mais surtout lui permettre d’améliorer sa marge de différentes façons :

  • Augmentation du chiffre d’affaires : moins de rupture de stock, des clients plus fidèles… ;
  • Baisse des charges : moins de temps mort, amélioration du taux remplissage, notamment dans le secteur des hôtels cafés restaurants, moins de stocks dormants… ;
  • Amélioration de la satisfaction client : passage en caisse plus rapide, mise en place d’un commerce omnicanal (décloisement entre tous les points de contact qu’il s’agisse de la boutique en ligne, de la boutique physique ou des réseaux sociaux) ;
  • Simplification du travail des salariés : moins de temps passé à effectuer des tâches à faible valeur ajoutée pour les vendeurs, statistiques facilement disponibles pour les gestionnaires.

Comment le choisir ?

Le logiciel de gestion de magasin doit être adapté au commerce, à son secteur d’activité et à sa taille.

Il doit également être adaptable pour répondre aux besoins futurs du commerçant, sans nécessité de migrer. Il doit par exemple prendre en compte les spécificités des commerces ne comprenant qu’un seul point de vente ainsi que celles des chaines de magasins.

Avant de faire son choix définitif, le commerçant doit s’intéresser au fonctionnement du logiciel : est-il simple d’utilisation ? demande-t-il des connaissances spécifiques ? sa mise en place est-elle facilement réalisable ? Afin de répondre à toutes ces questions, il sera sans doute nécessaire d’étudier la documentation mais aussi de demander une démonstration gratuite ainsi que de lire les différents avis et témoignages.

Plus que le prix en lui-même, le rapport qualité/prix est déterminent. Le logiciel peut être cher mais permettre d’améliorer la productivité.

Enfin, au-delà du logiciel, c’est aussi un éditeur qui sera choisi. Il convient ici d’opérer une distinction entre logiciel open source et logiciel propriétaire. Dans le premier cas, le code source est mis à disposition de tous les utilisateurs qui vont alors permettre d’enrichir le logiciel de nouvelles fonctionnalités. Dans le second, c’est l’éditeur qui sera en charge de réaliser régulièrement des mises à jour. Il devra aussi fournir une assistance afin de venir en aide aux problématiques que peuvent rencontrer les commerçants.

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