La rupture de stock : que faire ? comme l’éviter ?

Quand une entreprise ne peut pas honorer une commande car elle ne dispose pas des produits demandés, on parle de rupture de stock. Elle ne peut tout simplement pas livrer le produit commandé. En fonction de la réaction du fournisseur, mais aussi du client, et de la fréquence de survenance d’une telle situation, les conséquences peuvent être assez légères ou au contraire bien plus graves. C’est pourquoi, des mesures doivent être mises en place pour l’éviter au maximum.

Quelles sont les conséquences de la rupture de stock ?

Une rupture de stock a des conséquences néfastes pour l’entreprise. La première, et la principale : le client n’est pas satisfait. Il va voir la concurrence pour chercher le produit dont il a besoin. Si cette situation se produit trop souvent, l’entreprise va carrément perdre des clients qui n’auront pas envie de travailler avec lui.

Le fournisseur va également dépenser plus pour remédier à la situation. Il va devoir travailler dans l’urgence :

  • Avoir recours à du personnel coûtant plus cher (par exemple des intérimaires) ;
  • Livrer les produits plus rapidement et par conséquent payer un surplus au livreur ;
  • Avoir recours à des modes de transport plus onéreux (par exemple l’avion au lieu du transport par cargo).

Quelles en sont les causes ?

Les causes d’une rupture de stock sont diverses :

  • Une mauvaise anticipation des ventes : le produit se vend beaucoup mieux qu’espéré et l’entreprise n’a pas commandé ou fabriqué suffisamment de produits ;
  • Une méconnaissance du stock disponible : normalement, l’acquisition d’un logiciel de gestion des stocks devrait résoudre la situation. Il doit permettre de connaitre le stock en temps réel, en soustrayant du stock initial les ventes et en y ajoutant les commandes réceptionnées. Toutefois il peut comporter des erreurs : on parle alors d’écarts d’inventaire (différence entre le stock physique et le stock théorique). Ils proviennent souvent de vols ou de produits cassés ;
  • Des ruptures de stock ou des retards de livraison que l’entreprise a elle-même subit, engendrant ensuite un effet boule de neige.

Que faire en cas de rupture de stock ?

La première chose à faire en cas de rupture de stock est de prévenir le client. Dès le moment où le bon de commande est réceptionné, le fournisseur doit vérifier son stock. S’il s’aperçoit qu’il est insuffisant, il doit avertir le client.

Il peut lui proposer plusieurs solutions :

  • Lui fournir des produits de remplacement, au même prix que les produits commandés, ou à un tarif préférentiel par rapport au prix d’origine ;
  • Lui fournir les produits commandés mais avec un délai de réception plus long que celui habituel.

Afin d’éviter ce genre de situation, le fournisseur peut également interdire la saisie de commande en cas de stock indisponible.

Comment éviter la rupture de stock ?

Afin d’éviter la rupture de stock, il faut soit se constituer un stock de sécurité, soit mettre en place des techniques permettant de travailler en flux tendu. Suivre correctement et régulièrement les stocks et anticiper les ventes vont également aider.

La constitution d’un stock de sécurité

Il est nécessaire de bien définir le stock de sécurité. Dès que le seuil a été atteint, des alertes doivent être mises en place. Des commandes de réassort automatiques peuvent d’ailleurs être réalisées.

Toutefois, le risque est de mal estimer le seuil à partir duquel il faut se réapprovisionner. Si l’entreprise le sous-estime, qu’elle anticipe mal les délais de fabrication ou de livraison, la rupture de stock a lieu. Si l’entreprise le surestime, elle se retrouve avec des stocks qui tournent trop lentement et éventuellement, in fine, des stocks dormants.

Le travail en flux tendu, ou juste-à-temps

Le but est ici de réussir à réduire les délais d’obtention, c’est-à-dire le délai entre le moment où la commande est passée et celui où elle est honorée. Pour ce faire, l’entreprise doit réduire les délais de livraison, par exemple en se rapprochant des clients ou des fabricants, ainsi que le délai de fabrication. Elle peut ainsi songer à fabriquer des produits plus simples ou mettre en place un système de travail flexible, par exemple en augmentant le nombre d’heures travaillées des salariés pour leur faire faire des heures supplémentaires ou en recrutant des CDD et des intérimaires.

Il est également nécessaire de choisir une méthode d’approvisionnement flexible, tant au niveau de la date de commande que des quantités commandées.

L’anticipation des ventes

Il s’agit d’une tâchez assez complexe dans la mesure où de nombreux facteurs peuvent entrer en ligne de compte. En tout état de cause, il est nécessaire de connaitre le cycle de vie du produit (phase de lancement, de croissance, de maturité ou de déclin) et de prévoir les effets de saisonnalité. Des statistiques sur les années passées doivent être réalisées afin d’avoir une idée des quantités vendues, de leur évolution et de leur répartition géographique.

Le suivi des stocks

Il est nécessaire de faire l’acquisition d’un logiciel de gestion des stocks qui permettra de connaitre en temps réel le stock disponible. Toutefois, on l’a vu, cela ne suffit parfois pas en cas de d’écarts d’inventaire importants. Il faudra alors réaliser régulièrement des inventaires tournants, afin de s’assurer que les quantités théoriques correspondent aux quantités physiques. Il est possible d’opter pour la méthode ABC qui consiste à classer les références par catégorie et d’y associer des fréquences de comptage différentes.

Un tableau de suivi du stock peut à cette occasion être créé. Il pourra faire apparaitre des indicateurs comme le taux d’écart d’inventaire, le nombre d’inventaires réalisés ou le taux de rupture de stock…

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