Mettre en place un tableau de suivi des stocks

Dans certaines entreprises ayant un stock important, il peut être judicieux de mettre en place un tableau de suivi des stocks. Devront y figurer un certain nombre d’indicateurs comme le niveau des stocks, leur valeur, le montant des écarts d’inventaire…Tout dépendra in fine des objectifs poursuivis par l’entreprise (baisser le niveau des stocks pour réduire le montant des capitaux immobilisés, augmenter le niveau des stocks afin d’éviter les ruptures de stock…)

Déterminer les objectifs et choisir les indicateurs associés du tableau de suivi des stocks

Connaître les objectifs de l’entreprise est indispensable avant de mettre en place un tableau de suivi des stocks. C’est ce qui permettra de choisir les bons indicateurs associés. Les objectifs peuvent être les suivants :

Réduire les stocks

Le stock coûte cher à l’entreprise. On distingue ainsi 4 types de coûts : d’acquisition, de passation de commande, de possession et de rupture. Le coût de possession est le plus élevé de tous et représente entre 15% et 40% de sa valeur. Il faut en effet payer l’entreposage (la location, le matériel, les frais annexes comme l’électricité, les charges de personnel directes et indirectes…). En plus du coût d’immobilisation et d’entreposage, la stock peut perdre de la valeur – il sera alors déprécié dans les comptes – être abimé, volé ou tout simplement devenir obsolète.

La réduction des stocks se joue sur deux niveaux : la baisse des quantités et de la valeur.

Le suivi des stocks passe donc par la mise en place des indicateurs suivants :

  • Niveau des stocks mois par mois et mesure de l’évolution : (valeur N – valeur N-1) / valeur N-1 ;
  • Taux de rotation des stocks qui permet de savoir si le stock est renouvelé régulièrement. Il doit être le plus élevé possible. Il se calcul ainsi : achat / stock moyen. (Stock moyen : stock initial + stock final/ 2)

La réduction de la valeur des stocks (qui correspond aux quantités valorisées selon la méthode choisie : CUMP, LIFO, FIFO) passe par la calcul de l’indicateur suivant : valeur des stocks mois par mois et mesure de l’évolution : (valeur N – valeur N-1) / valeur N-1.

Suivre les inventaires

Il est également important de suivre les inventaires et notamment les écarts d’inventaire. Ce suivi est mesuré par :

  • Le calcul du taux de fiabilité des stocks : nombre de références comptées sans écart / nombre total de références comptées.
  • Le calcul du taux d’avancement de réalisation des inventaires par classe ABC. La classification ABC peut désigner le nombre de fois dans l’année où les références doivent être inventoriées. La classe A comprend ainsi les références qui doivent être comptées tous les mois, la classe B tous les trimestres et la classe C tous les semestres. Les références entrant dans ces classes sont déterminées en fonction du taux de rotation des stocks.
  • Le calcul de la valeur des écarts d’inventaire par lieu de stockage, par type d’article (produits finis, semi-finis et composants) et par article.

Eviter les ruptures de stock

Les ruptures de stock désignent les situations dans lesquelles une commande ne peut pas être honorée car un produit est manquant. Gérer au mieux le stock afin d’éviter ce genre de cas passe des indicateurs comme le taux de rupture. 

Le calcul est le suivant : demandes non satisfaites / demandes totales. Ce taux indique la propension de l’entreprise à ne pas satisfaire les demandes des clients. Il doit être le plus faible possible.

Choisir le format adéquat pour mettre en place un tableau de suivi des stocks :

Une fois les indicateurs choisis, il faut choisir :

  • La périodicité du reporting : journalière, hebdomadaire, mensuelle… ;
  • Les objets de pilotage : suivi par produit, par service, par lieu de stockage… ;
  • Le référentiel : il faut donc réaliser un budget afin de fixer les objectifs. Réalisé annuellement, en général en septembre ou octobre, il fixe les objectifs de l’année suivante. Il peut être réactualisé en cours d’année. On parle alors de prévisions, de budget actualisé ou de reforecast. Il sera alors le nouveau référentiel à la place du budget. Enfin, les chiffres peuvent être comparés à la période précédente ;
  • La présentation du reporting : tableau, graphique, schémas…
  • La mise à jour : contrôleur de gestion, mise à jour automatique ou manuelle ;
  • Les outils utilisés : comptabilité générale, comptabilité analytique, excel, logiciel de reporting…

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