Alors que quand une entreprise vend directement à des particuliers, elle se fait généralement payer tout de suite, sauf à mettre en place des facilités de paiement, les professionnels, eux, bénéficient d’un délai. Il est donc normal que le fournisseur se fasse régler de son client quelques semaines après l’émission de la facture. De la même façon, le fournisseur règle ses fournisseurs à lui également avec un délai. Tout l’art réside alors à se retrouver dans une situation financière favorable, c’est-à-dire avec un délai accordé au client qui ne soit pas excessivement long en comparaison de celui avec lequel le fournisseur doit être réglé.
Quels sont les différents scénarios de paiement possibles ?
En règle générale, les professionnels se règlent entre eux avec un délai, mais ce n’est pas le seul scénario possible et il arrive parfois que le fournisseur se fasse régler d’avance, à l’avancement ou comptant. C’est souvent le cas pour les marchés assez importants, avec des sommes conséquentes en jeu, ou lors de la mise en place d’une relation commerciale, avec le besoin d’avoir des garanties.
Le paiement à l’avance
Le premier cas de figure concerne le paiement à l’avance. En général, ce n’est pas toute la commande qui doit être payée à l’avance, mais seulement une partie. Dans ce cas, le fournisseur demande à recevoir un acompte ou des arrhes, avec une différence juridique entre les deux :
- En cas de versement d’un acompte, une obligation juridique née entre les deux parties. Le versement d’acomptes équivaut à un engagement que les deux parties sont obligées de tenir ;
- En ce qui concerne les arrhes, une des deux parties, ou les deux, peuvent revenir sur leur engagement.
A noter que sur le plan juridique, l’avance est considérée comme des arrhes.
Le paiement à l’avance permet d’éviter les risques d’impayés et, bien entendu, d’améliorer la trésorerie de l’entreprise.
Le paiement à l’avancement
C’est une situation fréquemment rencontrée dans le secteur du BTP (bâtiment travaux publics). Il s’agit alors pour le fournisseur d’éditer des factures, avec un montant proratisé par rapport au pourcentage de réalisation des travaux. On appelle cela des factures d’avancement ou de situation. Elles permettent d’accélérer le paiement, et de ne pas attendre que le chantier soit fini pour récupérer l’intégralité de la prestation.
Le paiement comptant ou à réception
La différence entre les deux – comptant ou à réception – est assez minime, avec généralement un petit décalage d’une semaine entre les deux. Dans le premier cas de figure, le règlement intervient au moment de la livraison des biens ou de la réalisation de la prestation. Dans le second cas, il a lieu au moment de la réception de la facture.
Le paiement avec délai, la norme
Le paiement avec délai est le cas de figure le plus fréquent pour les professionnels. Il consiste à payer la facture quelques semaines après sa réception. Les délais vont de quelques jours (15 jours, 30, 45) à parfois plus de 120 jours.
Ces échéances sont négociées directement entre le fournisseur et le client, souvent dans le cadre d’une discussion plus globale sur les prix et toutes les autres modalités régissant la relation contractuelle. Souvent, des délais spécifiques existent dans certains secteurs d’activité, comme pour les produits alimentaires périssables et les boissons, et il est alors difficile de contourner les règles établies par la profession.
Quelles sont les règles à respecter en matière de délais de paiement entre professionnels ?
Afin d’éviter des situations déséquilibrées, où un fournisseur imposerait des délais trop longs à son client, la LME (loi de modernisation de l’économie) a mis en place des règles en la matière. Ainsi, le délai de paiement maximum ne peut pas excéder :
- 45 jours fin de mois ;
- 60 jours date de facture.
Ces délais courent à partir de la date d’émission de la facture, et non de celle de la réception. En tout état de cause, ce sont des informations qui doivent figurer sur la facture. Y seront indiqués soit la date de paiement prévu, soit le délai. En l’absence de mentions sur la facture, le délai légal de paiement prévu par le code de commerce est de 30 jours maximumaprès la livraison de la marchandise ou la réalisation de la prestation. Il s’agit de ce qui est communément appelé le paiement avec délai par défaut.
De plus, les factures doivent obligatoirement comporter des pénalités de retard facturables :
- Indemnité de recouvrement forfaitaire de 20€ ;
- Taux des pénalités en cas de retard de paiement.
Attention toutefois, ces règles ne sont valables que pour des relations commerciales entre deux entités françaises.
Pourquoi les délais de paiement entre professionnels sont si importants à suivre ?
Il est essentiel de suivre les délais avec lesquels les fournisseurs sont payés, tout comme ceux avec lesquels les clients payent. Les deux ont en effet un impact important sur la trésorerie de l’entreprise.
Plus les clients payeront tôt et, plus les fournisseurs seront payés tard, mieux la trésorerie s’en portera. Un indicateur clé à déterminer est le BFR (besoin en fonds de roulement). Il fait la différence entre le stock et le crédit client d’un côté, et le crédit fournisseur de l’autre.
Il est également essentiel de faire un état des lieux des différents délais mentionnés dans les contrats. Mais, entre la théorie et la pratique, il y a parfois un écart important, et certains clients règlent beaucoup plus tard qu’ils ne le devraient. Il faut donc tracker ces situations, grâce notamment à la mise en place d’une balance âgée. C’est un fichier comptable qui permet de voir en un coup d’œil les factures non échues et celles échues, en détaillant le retard de paiement pour chaque.