Il existe plusieurs leviers d’actions afin de réduire les coûts d’une entreprise. Baisser les frais généraux est la solution la plus facile à mettre en place. En mutualisant les dépenses, en responsabilisant les salariés, en limitant le nombre de fournisseurs, l’entreprise arrive déjà à réduire les charges. Deuxième solution : baisser les charges matières. Cette baisse ne doit toutefois pas être faite au détriment de la qualité. Enfin, le troisième levier d’action – et celui que les employeurs aiment le moins mettre en place : diminuer la masse salariale. Mais attention, cela ne signifie pas que l’entreprise doit licencier! Il existe d’autres moyens pour réduire sa masse salariale sans licencier : ne pas remplacer les départs, combattre l’absentéisme, mettre en place un accord d’intéressement et de participation plutôt qu’augmenter les salaires…
Analyser les dépenses, première étape pour réduire les coûts d’une entreprise
La première étape pour réduire des coûts d’une entreprise est l’analyse. En effet, il faut comprendre là où l’entreprise dépense le plus afin de couper les coûts.
Toutefois “dépenser le plus” ne doit pas être entendu en valeur absolue. Certaines dépenses qui apparaissent élevées sont parfois nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise. C’est le cas par exemple des dépenses où l’entreprise dispose d’un facteur clé de succès. S’il s’agit par exemple de la qualité de ses produits, il sera malvenu de rogner sur les charges de matière première. De même, si une entreprise bénéficie d’une très forte notoriété, il sera compliqué de diminuer ses dépenses de communication.
Afin de savoir où faire des économies, il faudra ainsi :
- Comparer les dépenses de l’entreprise à celles d’entreprises du même secteur. C’est notamment ce qui est réalisé lors de la mise en place d’un budget base zéro (BBZ). Un benchmarking est réalisé afin de déterminer le budget de l’entreprise ;
- Réaliser des analyses et calculer des ratios à l’aide du compte de résultat et des soldes intermédiaires de gestion : marge commerciale, EBE, résultat d’exploitation…Il pourra par exemple être intéressant de regarder les dépenses qui ont le plus augmenté.
Réduire les frais généraux
Il existe une multitude de façons différentes pour réduire les frais généraux. Ces solutions varient bien entendu en fonction de la taille de l’entreprise :
- Centraliser les achats : dans les grosses entreprises, chaque service achète souvent dans son coin. La centralisation au sein d’une même personne comme un responsable des achats permet de faire des économies. Cette centralisation est valable dans tous les domaines (matériel informatique, papeterie, fournitures de bureau, agences médias…) ;
- Responsabiliser les salariés : limiter les impressions, imprimer en recto-verso, éteindre les lumières quand elles ne sont pas nécessaires, prendre les escaliers plutôt que l’ascenseur pour un étage, fermer les fenêtres quand la climatisation ou le chauffage est allumé, prévoir que les demandeurs soient différents des acheteurs pour limiter les abus… ;
- Re-disposer les bureaux pour gagner de la place, décloisonner, réduire la taille des bureaux pour gagner de l’espace ;
- Limiter les déplacements physiques en privilégiant les visioconférences, voyager en 2nd classe plutôt qu’en première ;
- Vérifier les factures de frais généraux avant de les payer (celles-ci peuvent comporter des erreurs) notamment dans les factures de téléphonie et d’assurance ;
- Limiter le nombre de fournisseurs s’il y en a trop en éliminant les fournisseurs non stratégiques. (attention à ne pas en avoir qu’un seul en cas de défaillance de celui-ci) ;
- Dématérialiser les factures et les bons de commande afin de gagner du temps.
A noter enfin qu’il est possible de faire appel à une société dédiée à la réduction des coûts (cost-killer).
Baisser le montant des achats de matières premières
La baisse du montant des achats de matières premières peut passer par les solutions suivantes :
- Lancer des appels d’offres, rechercher de nouveaux fournisseurs, comparer ;
- Renégocier les contrats (contrats annuels plutôt que pluriannuels dans les secteurs qui évoluent rapidement) ;
- Négocier avec ses fournisseurs en cas d’achat de gros volumes ou en cas de paiement rapide.
- Optimiser le stock : il s’agit souvent d’un poste de dépense assez important. En effet, plusieurs types de coûts sont liés au stockage : coût d’acquisition, coût de possession, coût de passation de commande et coût de rupture. Des techniques peuvent permettre de réduire ces dépenses comme le juste-à-temps ;
- Analyser les besoins au préalable pour éviter le stockage inutile.
Il est possible de mettre en place un reporting achat permettant de comparer le réel au budget et d’analyser les actions pour baisser les coûts.
Optimiser ses achats
Les leviers suivants peuvent s’appliquer aussi bien pour les charges variables, comme les dépenses de matières premières, que pour les charges fixes comme les frais généraux :
- Lancer un appel d’offres : envoyer à différents fournisseurs potentiels un dossier pour détailler le besoin (quantité, qualité, délai…) puis analyser les retours ;
- Créer une liste de fournisseurs préférentiels : le fournisseur référencé officiellement dans l’entreprise bénéficiera d’un volume de commande plus important et il sera alors plus facile de lui demander des contreparties ;
- Créer un catalogue de produits : le principe est le même que pour la liste de fournisseurs préférentiels sauf qu’il s’agira ici de produits préférentiels ;
- Demander à bénéficier de ristournes de fin d’année : il s’agit d’une sorte de rétro-commission. Plus le chiffre d’affaires est élevé avec le client, plus celui-ci bénéficie d’une remise importante ;
- Demander un bonus à la signature du contrat, sorte de droit d’entrées ;
- Mener une analyse make or buy qui consiste à se demander s’il est préférable de réaliser en interne certaines taches dévolues auparavant aux sous-traitants.
Diminuer la masse salariale
La réduction de la masse salariale ne signifie pas forcement le licenciement du personnel. Toutefois, cette solution doit parfois être mise en place dans des situations de difficultés économiques.
Sinon, il peut seulement s’agir du non remplacement d’une personne qui quitte l’entreprise en se réorganisant. Il est également possible d’opter pour des solutions économiques afin d’améliorer le pouvoir d’achat des salariés sans augmenter leurs salaires. Cela passe par la mise en place d’un accord d’intéressement et de participation ou l’attribution de tickets restaurants et de chèques cadeaux….
Le combat contre l’absentéisme, qui passe par la motivation et la responsabilisation des salariés, permet également la réduction de la masse salariale. En effet, les salariés sont plus productifs et il n’est pas nécessaire de leur trouver sans cesse des remplaçants.
A noter également que le respect du quota de personnes handicapées en entreprise peut aussi permettre à l’entreprise de baisser ses dépenses. Elle n’aura ainsi pas à s’acquitter de pénalités en cas de non respect de cette obligation.
En cas de baisse d’activité, vous pouvez trouver des solutions afin d’éviter le licenciement comme :
- Mettre en place un chômage partiel ;
- Former vos salariés, notamment grâce au CPF : ils pourront alors se réorienter vers des postes plus porteur.
Si toutefois vous devez en passer par là, il faut savoir qu’il est nécessaire de respecter certains conditions afin de pouvoir procéder à un licenciement économique. L’entreprise doit prouver qu’elle souffre de difficultés économiques qui se traduisent par la suppression du poste. Elle doit de plus avoir tenté de reclasser le salarié.