Rechercher des nouveaux fournisseurs

Une entreprise peut avoir besoin de rechercher des nouveaux fournisseurs, tout simplement parce qu’elle vient de se créer ou que son fournisseur habituel n’est plus en mesure de la satisfaire. Elle voudra souvent dans ce cas trouver moins cher, de meilleure qualité, avec des délais de livraison plus courts, ou encore simplement élargir ses sources d’approvisionnement. Ce processus, qui consiste à chercher les meilleurs fournisseurs ou sous-traitants, et dont nous présentons ici les principales étapes à suivre porte un nom : le sourcing.

La définition du besoin, première étape dans la recherche de nouveaux fournisseurs

Afin de rechercher un nouveau fournisseur, la première étape à suivre est de définir le besoin et de rédiger un cahier des charges. Plusieurs critères composent précisément ce besoin à satisfaire :

  • Le type de produit/service recherché (prestations de service, matières premières, marchandises…) ;
  • La qualité du produit ainsi que sa composition, qui doit être en adéquation avec les attentes des clients finaux : est-on davantage sur un marché où les prix sont tirés vers le bas? ou sur un secteur haut de gamme ? ;
  • La capacité du fournisseur à livrer selon le volume souhaité ;
  • Les délais de production et de livraison à tenir ;
  • Les normes du produit à respecter ;
  • Les conditions de règlement, en particulier le délai demandé ;
  • La responsabilité sociale et environnementale du partenaire : partage t-il des valeurs similaires aux vôtres?

Il est également essentiel de définir un budget à respecter.

La recherche

La seconde étape est de rechercher les fournisseurs potentiels qui seront en mesure de satisfaire les exigences demandées. Pour ce faire, l’entreprise peut utiliser plusieurs sources pour trouver un nouveau fournisseur :

  • Annuaires ;
  • Bases de données ;
  • Pages jaunes ;
  • Revues spécialisées ;
  • Forums et salons professionnels ;
  • Demande sur internet sur des sites de comparateur ;
  • Marketplaces : il en existe des destinés a BtoB (business to business) comme Amazon Business
  • Bouche à oreille ;
  • Analyse des concurrents.

L’appel d’offre

Une fois la liste de fournisseurs potentiels choisis, l’entreprise devra lancer un appel d’offre qui consiste à leur faire la même demande pour les évaluer et les comparer selon les mêmes critères. On parle aussi de demande de prix ou de consultation. Il faudra alors réaliser un dossier expliquant la demande et détaillant la qualité attendue, le volume, le délai de fabrication et de livraison, les contraintes techniques….Chaque fournisseur fera alors un retour en proposant son tarif.

Le choix du nouveau fournisseur

Une fois les réponses des fournisseurs reçues, l’entreprise devra analyser les prestations proposées, qui prennent souvent la forme de devis. Elle les évaluera selon les besoins qu’elle aura définis au préalable. Si plusieurs fournisseurs répondent à ses attentes, d’autres critères pourront entrer en ligne de compte :c

  • Les conditions de paiement : la loi prévoit un délai maximum de paiement aux fournisseurs de 45 jours fin de mois ou 60 jours date de facture ;
  • La gamme de référence (large choix de produits ou de services) ;
  • La garantie SAV : possibilité d’être remboursé et de renvoyer la marchandise gratuitement ou non…;
  • Les modalités de remise (réduction commerciale obtenue en fonction du volume de livraison) ;
  • Les frais de port et incoterms (obligations du fournisseur et du client vis-à-vis du transport) ;
  • La localisation : plus le fournisseur sera près, moins les frais de transport seront élevés ;
  • L’aspect Made in France, qui est de plus en plus un facteur important dans la décision d’achat des clients finaux ;
  • La santé financière et économique du partenaire ;
  • Les homologations et la notoriété dont le fournisseur ou le sous-traitant bénéficie ;
  • Les risques en matière d’approvisionnement comme la possibilité d’une rupture de stocks ;
  • La responsabilité sociale (respect des considérations environnementales, sociales et sociétales) …

La négociation, dernière étape dans la recherche de fournisseurs

Une fois que vous avez choisi un ou plusieurs fournisseurs, il faudra négocier avec eux. Beaucoup de points peuvent être négociés : le montant, les conditions, les remises, les frais de port…Bien entendu, plus le volume et les montants en jeu seront importants, plus la marge de négociation pourra être élevée. Si vous représentez un petit client pour votre fournisseur, il sera moins à même de vous proposer des gestes commerciales. Afin d’accroitre votre pouvoir de négociation, vous pouvez vous regrouper pour passer des commandes en commun avec d’autres acteurs du secteur, comme par exemple en créant un groupement d’achats.

En tout état de cause, il convient de nouer avec les fournisseurs et les sous-traitants une relation de confiance. C’est pourquoi, le contrat mis en place ne doit léser aucune partie et doit s’inscrire dans une démarche gagnant-gagnant.

L’évaluation des fournisseurs

L’étape ultime de toute cette recherche et sélection des fournisseurs est leur évaluation. En effet, le processus achat est un cycle vivant : si le fournisseur ne convient plus, il faut en changer. Il est donc nécessaire de les évaluer périodiquement selon une grille de critères à définir, qui peut d’ailleurs avoir été utilisée pour choisir les fournisseurs en premier lieu.

A noter que la recherche de fournisseurs doit s’inscrire dans le cadre de la procédure achats si l’entreprise en a mise une en place. Il s’agit d’une procédure définie par l’entreprise à laquelle les acteurs doivent se soumettre afin de respecter les règles de contrôle interne.

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