Réaliser un budget

Réaliser un budget est une étape annuelle incontournable dans chaque entreprise. Il permet d’avoir une ligne directrice pour la prochaine année. Le budget est un ensemble de prévisions chiffrées (chiffre d’affaires, charges, résultat prévisionnel…) qui fixe des objectifs. Il est souvent réalisé par les contrôleurs de gestion, en étroite concertation avec les opérationnels. Il est ensuite validé par la direction. A noter que quand il s’agit de la création d’entreprise, on parle plus d’un business plan.

Qu’est ce qu’un budget ?

Un budget est un ensemble de prévisions chiffrées qui fixe des objectifs pour l’année à venir compte tenu de la stratégie de l’entreprise ainsi que de ses moyens. Le budget est donc réalisé annuellement. Pour synthétiser, le budget se décline en trois grandes masses :

Il doit correspondre aux attentes des actionnaires et il arrive ainsi que plusieurs refontes de celui-ci soient nécessaires.

Pourquoi réaliser un budget ?

Réaliser un budget permet d’avoir une ligne directrice pour l’année à venir et de ne pas naviguer à l’aveugle. Il va permettre de calculer la rentabilité de l’entreprise dans son ensemble, mais aussi par segment : par produit, groupe de produits, secteur géographique…Sa réalisation va permettre de savoir où allouer les ressources, sur quelles branches miser et les produits qui demanderont le moins d’investissement.

En fixant des objectifs, il permet un meilleur suivi tout au long de l’année. Ce suivi va comparer le réel au budget et faire ressortir des écarts qui devront être expliqués et rectifiés. Des mesures correctives seront donc mises en place afin de corriger les écarts et de s’approcher au maximum de l’objectif fixé. Il peut également arriver que ce budget soit réactualisé compte tenu des différences observées en cours d’année. En général, cette réactualisation du budget, qui porte souvent le nom de forecast ou prévision, se fait tous les 3 mois voir tous les mois pour les grandes sociétés,

Enfin, le budget sert de guide pour l’année. Si des dépenses doivent être réalisées, par exemple le changement de flotte automobile, il faudra regarder si le budget le permet.

Comment réaliser un budget ?

Le budget est réalisé par les opérationnels (souvent les responsables de service) selon les informations stratégiques communiquées par la direction, en étroite relation avec les contrôleurs de gestion.

Le budget est réalisé à partir de différentes sources d’information comme l’historique des chiffres, les engagements en cours comme les contrats, les études de marché montrant les évolutions sur celui-ci…mais il est surtout réalisé grâce aux autres budgets. En effet, les différents budgets de l’entreprise sont dépendants les uns des autres. Ainsi, le budget de production et le budget d’investissement découlent du budget des ventes qui découle lui-même du budget commercial.  De plus, des budgets sont aussi souvent réalisés par activité ou par zone géographique.

Le contrôleur de gestion se charge ainsi de synthétiser tous ces budgets et s’assure de la cohérence d’ensemble.

Pour résumer, voici l’ordre dans lequel les budgets sont réalisés :

Budget commercial / budget des ventes

En général le budget des ventes va dépendre de l’évolution du marché et du lancement ou de l’arrêt de nouveaux produits. L’entreprise va donc étudier son carnet de commandes pour définir son budget. Mais il faudra aussi faire des estimations sur l’année entière. Dans ce cas, on va souvent se baser sur les ventes de l’année N pour faire des projections sur N+1.

Budget de production / budget d’investissement

Le budget d’investissement va dépendre du lancement ou non de nouveaux produits.

Le budget de production, dont la principale charge est l’achat de matières premières ou de marchandises va être directement lié au budget des ventes. Il faudra se baser sur la marge commerciale de l’année N pour calculer les charges de N+1.

Budget des charges externes / budget des charges de personnel

La majorité des charges externes (loyers, charges locatives…) ainsi que les charges de personnel sont des charges fixes. Cela signifie qu’elles ne varient pas en fonction de la production. Si elles doivent changer, cela se fait par palier. C’est le cas par exemple du lancement d’un nouveau produit qui va nécessiter le recrutement d’un salarié supplémentaire.

Les charges variables sont directement fonctions des ventes et de la production.

Harmoniser tous les budgets

Le risque peut être fort quand chacun réalise les budgets dans son coin de ne pas avoir une bonne vision d’ensemble. C’est alors le rôle du directeur général, avec l’appui des contrôleurs de gestion, de vérifier la cohérence du budget. Il devra ensuite trancher dans les différents arbitrages et les conflits qui peuvent avoir lieu entre services. Le budget devra ensuite être communiqué à chaque responsable. Le directeur général communiquera également les objectifs, tant qualitatifs que qualitatifs. A noter que les budgets des services supports devront être élaborés en concertation avec les services opérationnels.

Le compte de résultat prévisionnel, le document essentiel quand on veut réaliser un budget

L’aboutissement du budget est la réalisation d’un compte de résultat prévisionnel qui fera apparaître les charges et les produits de l’entreprise. Il est bien évident que dans la plupart des cas, les produits doivent être supérieurs aux charges, pour dégager un résultat positif. Mais il n’est pas impossible de voir des budgets avec un résultat négatif. Attention toutefois, cette situation ne doit pas être structurelle. Elle doit résulter d’une situation spécifique liée à la stratégie de l’entreprise, par exemple le lancement d’un nouveau produit avec des charges importantes, dont les retombées au niveau des ventes ne seront visibles que sur plusieurs années.

L’estimation du chiffre d’affaires

Le chiffre d’affaires est la combinaison d’un prix de vente et d’un volume de vente pour une activité commerciale. Pour les prestations de services, c’est un mélange de taux horaire et d’un nombre d’heures de travail. Il faut estimer les deux éléments même si le travail est parfois difficile à réaliser, d’autant plus pour une entreprise en cours de création. Pour déterminer le chiffre d’affaires prévisionnel, il est possible de se baser sur plusieurs sources :

  • Etude de marché ;
  • Historique des ventes et croissance potentielle ;
  • Benchmark pour connaitre les ventes des concurrents ;
  • Contrats et bons de commandes déjà signés ;
  • Budget potentiel alloué à la communication permettant d’augmenter les ventes.

Bien évidemment, il ne s’agira que d’une estimation et souvent, le budget de chiffre d’affaires ne correspond jamais au chiffre final de fin d’année. C’est pourquoi il doit être réalisé de façon très prudente et être revu régulièrement pour s’assurer que les charges variables bougent proportionnellement au chiffre d’affaires.

Le chiffre d’affaires est le principal produit de l’entreprise, mais il peut y en avoir d’autres : produits financiers, subventions…

Les charges prévisionnelles

Il faudra distinguer les charges fixes des charges variables qui ne sont pas traitées de la même façon lors de l’élaboration d’un budget.

  • Charges variables : comme le nom l’indique, les charges variables varient proportionnellement à l’activité. Si le chiffre d’affaires augmente, les charges variables doivent augmenter, et inversement en cas de baisse du chiffre d’affaires. Les charges variables sont principalement les achats de marchandises ou de matières premières.
  • Charges fixes : ce sont celles qui varient par palier, par exemple les charges de personnel ou de loyer.

Vous trouverez ici une liste complète des charges d’une entreprise

La marge prévisionnelle

La différence entre les produits et les charges permettra de calculer la marge prévisionnelle. Il est possible de la calculer en montant et en pourcentage pour avoir un taux de marge brut.

Le résultat peut être calculé par nature : résultat d’exploitation, résultat financier, résultat exceptionnel

La trésorerie, à ne pas négliger quand on réalise un budget

Il est aussi possible d’inclure dans le budget un plan de trésorerie prévisionnel. En effet, avoir un résultat positif est une très bonne chose, mais il faut aussi vérifier la solidité financière de l’entreprise. La trésorerie est la différence entre les encaissements et les décaissements. En effet, les encaissements et les produits d’une part et les décaissements et les charges d’autre part ne sont pas identiques. Deux paramètres changent :

  • La temporalité : un produit peut soit être encaissé tout de suite (c’est le cas en B to C c’est-à-dire en vente directe aux consommateurs) ou avec un délai (selon la LME 45 jours fin de mois ou 60 jours date de facture). Il en va de même pour les achats, souvent fait auprès de professionnels et payés avec un délai
  • La TVA : les encaissements sont TTC alors que les produits sont HT. Les décaissements sont TTC alors que les charges sont HT.

Réaliser un budget base zéro, une alternative au budget classique

En règle générale, le budget des charges est réalisé en prenant en compte les dépenses de l’année N et en y ajoutant un pourcentage d’augmentation pour l’année N+1. Cette façon de faire ne permet pas de challenger les achats et entraîne souvent une recrudescence des charges. Afin de contrecarrer cette tendance, une nouvelle façon de réaliser les budgets a vu le jour il y a quelques années et a pris une ampleur considérable dans les grandes sociétés et parfois même dans les entreprises de plus petite taille : il s’agit du budget base zéro, tant vanté par Accenture.

Cette méthode consiste à remettre à plat toutes les dépenses et à attribuer un zéro par défaut à tous les postes de charges. Chaque dépense doit alors être justifiée et un gros travail de benchmark est réalisé, aussi bien en interne qu’en externe. L’idée est alors de se comparer aux meilleurs pratiques du marché pour avoir un budget cohérent. Le but in fine est de réduire les coûts de l’entreprise, notamment les charges fixes qui ne sont pas souvent revues lors de l’élaboration classique d’un budget.

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