Externaliser sa comptabilité

Quand on a une entreprise, il y a un certain nombre de missions qui peuvent être externalisées. Cela signifie qu’elles seront gérées par des fournisseurs ou des sous-traitants et qu’elles ne seront pas réalisées en interne. Ménage, secrétariat et même comptabilité, tout peut être externalisé, sauf le cœur de métier de l’entreprise et ce qui touche ainsi à sa stratégie. Externaliser sa comptabilité est donc une option pour le chef d’entreprise qui cherche à se consacrer à des taches plus importantes en terme de création de valeur.

Pourquoi externaliser sa comptabilité ?

Réaliser sa comptabilité soi même nécessite d’avoir des compétences et des connaissances en comptabilité. Si vous n’en n’avez pas, il faudra vous former. Afin de maitriser toutes les règles, vous devrez y consacrer du temps (les experts comptables en consacrent 8 années !). C’est dire s’il y a des choses à connaître. Les règles fiscales sont nombreuses et un expert-comptable peut vous permettre d’éviter un contrôle fiscal. Il peut également vous faire gagner de l’argent, en demandant pour vous des crédits d’impôts, ou vous conseiller dans des domaines variés (protection sociale, transmission d’entreprise…).

Externaliser la comptabilité vous permettra entre autres de consacrer plus de temps à votre profession, à trouver de nouveaux clients, à penser à la stratégie de l’entreprise…

De plus, il vous permettra de n’avoir pas à recruter un salarié.

A qui externaliser sa comptabilité ?

Il n’est possible d’externaliser sa comptabilité qu’à un cabinet d’expertise comptable qui détient le monopole de l’exercice de la profession. Toutefois, ce n’est pas l’expert-comptable qui procédera à la réalisation de la comptabilité. Il se chargera de valider les comptes et de gérer le cabinet.

La comptabilité sera réalisée par des comptables. La différence entre les deux est que l’expert-comptable a bac +8 (DEC – diplôme d’expertise comptable). Le comptable a en général un diplôme de niveau bac+2. Vous serez suivi par un conseiller en création/gestion d’entreprise. Il sera votre interlocuteur unique et fera le lien en interne avec tous les intervenants (comptable, expert-comptable mais aussi juriste spécialisé en droit fiscal, en droit des sociétés, en droit social).

Quel est le coût d’une externalisation ?

Le coût de l’externalisation de la comptabilité sera déterminé à partir des honoraires de l’expert-comptable. Il faut savoir qu’ils ne sont pas réglementés, c’est-à-dire que l’expert-comptable peut pratiquer les honoraires qu’il désire. Il prendra en compte un certain nombre d’éléments afin de les fixer :

  • La nature d’activité de l’entreprise : ventes de biens ou prestations de services. Dans le premier cas, l’entreprise devra gérer des stocks, des immobilisations, des amortissements peut-être même des écritures de dépréciation. Dans le second, les écritures sont généralement moins nombreuses ;
  • Le régime fiscal : la liasse fiscale sera plus ou moins complexe en fonction du régime (régime réel normal ou régime réel simplifié) ;
  • Le régime de TVA :
    • Une entreprise en franchise de TVA n’aura pas de TVA à gérer ;
    • Une entreprise au régime réel simplifié devra régler deux acomptes dans l’année et remplir une déclaration récapitulative annuelle ;
    • Une entreprise au régime réel normal devra réaliser des déclarations tous les mois.
  • Nombre de salariés.

Les honoraires pourront être facturés au forfait ou sur la base du temps réel passé. Ils dépendront également grandement du type de cabinet : 100% en ligne ou avec une présence physique.

En tout état de cause, il est nécessaire de négocier les honoraires de l’expert-comptable. Les tarifs varient grandement d’un cabinet à l’autre et il existe des marges de manœuvre assez importantes. Certains proposent par exemple à leurs clients de faire une partie du travail en pré-saisissant les factures, ce qui peut réduire le coût. 

Quelles tâches peuvent être externalisées ?

Il est possible d’externaliser l’intégralité de sa comptabilité ou seulement une partie. Vous pouvez par exemple embaucher un comptable en interne si vous avez un grand nombre de factures à traiter. Il sera alors en charge des tâches basiques : saisie des factures, des règlements…L’expert-comptable réalisera ensuite les documents annuels : bilan, compte de résultat, liasse fiscale et le dossier de révision des comptes.

Les missions de l’expert-comptable sont variées :

  • Tenir la comptabilité : comptabilisation des factures, enregistrement des opérations diverses lors de la clôture des comptes, révision des comptes et établissement des documents annuels ;
  • Réaliser les déclarations fiscales : déclarations de TVA, d’impôt sur les sociétés, de taxe sur les salaires, CFE (cotisation foncière des entreprises)… ;
  • S’occuper du droit du travail : contrat de travail, DPAE (déclaration préalable à l’embauche), DADS (déclaration annuelle des données sociales…)… ;
  • Réaliser les formalités juridiques : dépôt des comptes annuels, modification des statuts
  • Gérer la création de la société : choix de la forme juridique, recherche de financement, rédaction du business plan, formalités juridiques de création… ;
  • Délivrer un visa fiscal.

A noter qu’il a aussi obligatoirement un devoir de conseils. Il doit être force de proposition quant aux aides fiscales, aux crédits d’impôt, à la protection sociale…

Comment externaliser sa comptabilité ?

Si vous cherchez un cabinet d’expertise-comptable, la première chose à faire sera de réaliser un audit de vos besoins. Quelles missions désirez vous lui confier ? Une fois cette question posée, vous devrez vous poser la question du type de cabinet que vous souhaitez. Si vous n’avez besoin que de quelqu’un pour faire votre comptabilité, vous pouvez choisir un cabinet 100% en ligne. Si vous avez besoin d’un véritable partenaire de confiance pour vous épauler au quotidien, vous devrez choisir un comptable avec un cabinet physique.

Vous pourrez ensuite rencontrer différents comptables, afin de voir celui qui vous convient le mieux.

Certains cabinets sont généralistes, d’autres sont spécialisés. Certains, mêmes s’ils sont présents physiquement avec des conseillers que vous pouvez rencontrer, proposent des outils modernes et dématérialisés : tableau de bord permettant de suivre l’activité, agrégation bancaire…

N’hésitez pas à regarder les différents avis et à vous faire recommander un expert-comptable. La relation individuelleavec le conseiller en création d’entreprise est primordiale.

Une fois le cabinet trouvé, l’expert-comptable vous fera signer une lettre de mission. Il indiquera les informations suivantes :

  • L’identité des deux parties ;
  • Le montant des honoraires ;
  • Le contenu de la mission ;
  • Les obligations de l’expert-comptable et du client ;
  • Les conditions d’intervention ;
  • La procédure en cas de litige ou de rupture anticipée.

La lettre de mission est généralement valable pendant 1 an et peut être dénoncée avant la date anniversaire.

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