« Facturer c’est bien…se faire payer c’est mieux ». L’adage ne s’y trompe pas ! Il est essentiel d’avoir du cash pour bien faire fonctionner son entreprise. Et cela nécessite de gérer ses sorties d’argent mais aussi ses entrées. Alors comment se faire payer ? Tout d’abord, il faut s’assurer que l’entreprise cliente ait tous les documents nécessaires pour procéder au paiement. Il faut ensuite mettre en place une procédure de remboursement des factures impayées. En cas de difficultés de trésorerie, des moyens existent pour se faire payer plus vite : affacturage, escompte, dailly…A noter qu’il existe plusieurs moyens de se faire payer : en espèces, en chèque, en carte bancaire ou par virement bancaire. Il n’est toutefois pas possible d’utiliser certains modes de paiement.

Comment se faire payer : transmettre tous les documents nécessaires à l’entreprise cliente

L’entreprise cliente ne peut payer une facture que si elle l’a reçu en bonne et due forme. Il faut donc s’assurer que la facture contient toutes les mentions obligatoires. Doit notamment y figurer la bonne date de règlement : celle qui correspond au délai de règlement convenu entre les deux parties compte tenu de la date d’émission. Attention : la loi LME prévoit un délai de paiement maximum de 45 jours fin de mois ou 60 jours date de facture. La facture doit être envoyée tout de suite après son émission.

Il faut également que le client ait reçu les produits ou que la prestation de service ait été effectuée. Dans un cas comme dans l’autre, le produit final doit correspondre à ce qui a été commandé. Sans cela, le client risque de ne pas payer. C’est pourquoi, il faut bien définir en amont ce que le client attend de son fournisseur. Il peut être utile de signer un contrat, d’envoyer un devis, de rédiger un bon de commande ou simplement des conditions générales de vente. Une fois la prestation finie ou la livraison reçue, le fournisseur devra transmettre au client un bon de livraison ou un récépissé d’achèvement des travaux à faire valider au client. Tous ces documents permettront d’éviter les litiges et si litige il y a d’avoir des preuves de bonne exécution des travaux.

Enfin, il est nécessaire d’envoyer un RIB avec la facture lorsqu’il s’agit d’une première transaction avec le client (et si vous demandez à vous faire payer par virement bancaire). Vous pouvez aussi demander si une fiche fournisseur est à remplir pour gagner du temps.

Comment se faire payer : en espèces, en carte bancaire, en chèque ou par virement

Le mode de règlement dépendra bien souvent du montant de la transaction et du secteur d’activité. Pour les petits commerces, les clients régleront souvent en espèces ou par carte bancaire. Dans le cas de travaux plus importants, ou dans le cas de vente entre professionnels, le règlement se fera plutôt par chèque ou par virement.

Se faire payer en espèces

En cas de règlement en espèces, il est obligatoire de tenir une caisse et de fournir un reçu au client. Quand cela est possible, mieux vaut donc prévoir une autre forme de paiement. De plus, il n’est pas possible de payer en espèces :

  • Pour les montants supérieurs à 3 000€ (et à 460€ pour les acomptes) pour les particuliers ;
  • Pour les montants supérieurs à 1 100€ pour les professionnels.

Se faire payer par chèque

Afin d’éviter les risques d’impayés, il est essentiel de bien vérifier le chèque qui vous est présenté et de le compléter le cas échéant :

  • Vérifier que toutes les mentions obligatoires sont remplies : montant, date, lieu, ordre et signature ;
  • Vérifier l’état du chèque : présence d’altérations, absence d’une mention pré-remplie… ;
  • Demander une pièce d’identité et recopier son numéro, sa date et son lieu d’émission ;
  • Compléter l’ordre sans attendre si le chèque est reçu sans. Il est possible de rajouter un coup de tampon de l’entreprise. Indiquer au dos du chèque le numéro de compte, la date et votre signature ;
  • Ne pas attendre pour le remettre en banque ;
  • Agrafer la photocopie du chèque à une copie de la facture client.

Sachez qu’il est tout à fait possible de refuser d’être payé en chèque sauf si vous êtes adhérent à un centre de gestion agrée ou à une association de gestion agréée.

En cas de chèque impayé, vous recevrez une notification de la banque qui vous prélèvera souvent des frais. Vous devrez leur demander un certificat de non-paiement, à envoyer au client en lettre recommandée avec accusé de réception ou par huissier de justice. S’il ne paye pas dans les 15 jours, l’huissier est en droit d’engager des procédures pour recouvrer la somme. A noter que si le client est en état de cessation de paiements, les chances qu’il vous paye sont assez minces. [Pour en savoir plus, consultez notre article sur le paiement des créanciers dans une procédure de liquidation].

Se faire payer par carte bancaire

Même s’il n’est pas obligatoire de proposer à ses clients de régler par carte bancaire, ne pas le faire risque de faire perdre des ventes. Le commerçant peut aussi refuser la carte bancaire en dessous d’un certain montant mais il doit l’annoncer au préalable par exemple par voie d’affichage. Afin de proposer ce moyen de paiement, le client doit souscrire un contrat monétique (contrat d’acceptation de paiement par cartes) avec sa banque. Ce contrat prévoit la location ou l’acquisition du matériel et une commission pour chaque paiement.

Pour les sites e-commerce, la procédure diffère car le client paye par carte bancaire à distance. Il faudra là aussi souscrire un contrat monétique, mais de vente à distance. Il faudra aussi installer un Terminal de Paiement Electronique (TPE) ou un logiciel donnant accès à un TPE virtuel.

Se faire payer par virement bancaire

Se faire payer par virement bancaire est le cas le plus classique lors de transactions commerciales entre professionnels. En effet, il suffit d’avoir un RIB pour effectuer le virement. Il doit indiquer l’IBAN (International Bank Account Number) et le BIC (Bank Identifier Code). C’est la norme SEPA qui oblige désormais à utiliser ces codes d’identification. Dans le cas de paiement en devise étrangère, la monnaie sera échangée en euros en appliquant le taux de change du jour de l’opération.

Se faire payer en CESU (chèque emploi service universel)

Le CESU (chèque emploi service universel) permet de rémunérer les salariés employés directement par les particuliers ou les indépendants qui effectuent des prestations de services chez un particulier. Il faudra dans ce cas avoir obtenu un agrément service à la personne. La transformation du CESU en paiement nécessite d’être référencé auprès de la centrale de remboursement de collecte des CESU (le CR-Cesu).

Comment se faire payer : mettre en place une procédure de relance des factures impayées

Afin d’accélérer le processus de paiement, il est possible voire nécessaire de mettre en place une procédure de relance des factures impayées. La première étape est de connaitre les créances en retard grâce à la création d’une balance âgée. Il faudra ensuite définir toute une série de relances à mettre en place en fonction du délai de retard et de la relation commerciale avec le client (mail de relance, lettre simple, LRAR, mise en demeure, procédure d’injonction de payer…)

Comment accélérer le paiement…

Si vous souffrez de difficultés financières et que vous voulez vous faire payer plus vite, vous avez peut-être intérêt à céder vos créances auprès d’un tiers. Cela signifie que c’est ce dernier qui va vous régler directement, et sans attendre la date d’échéance indiquée sur la facture, moyennant une commission. Parmi les moyens permettant d’accélérer le paiement, on trouve l’escompte, le dailly et l’affacturage.

Comment se faire payer ?
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