Les frais professionnels

Les frais professionnels sont des frais payés par le salarié pour les besoins de son activité professionnelle puis remboursés par l’employeur. Ces frais n’étant pas un élément de rémunération, ils ne sont pas soumis à cotisations sociales. Quels sont les types de frais professionnels existants ? Comment se les faire rembourser ?

Quels sont les types de frais professionnels existants ?

Les frais professionnels concernent principalement les dépenses suivantes :

  • Frais de repas si le salarié est en mission ou invite un de ses partenaires (clients, fournisseurs, banquiers) ;
  • Frais de transport si le salarié doit effectuer des déplacements dans le cadre de son travail (utilisation de son véhicule personnel, train, taxis…). Quand le salarié utilise son véhicule personnel, on parle d’indemnités kilométriques ;
  • Frais engagés par le salarié en télétravail : quote-part des frais fixes (loyer, charges locatives, taxe d’habitation, assurance…) supportée pour l’usage professionnel ainsi que les frais variables engagés dans le cadre professionnel (cartouches d’encre, dépenses de téléphone…).

Ce sont les deux types de frais professionnels les plus souvent rencontrés. De manière moins courante, on trouve aussi des dépenses comme :

  • Frais engagés dans le cadre de la mobilité professionnelle (par exemple, frais d’hébergement provisoire ou de déménagement) ;
  • Frais engagés par les salariés des entreprises françaises détachés à l’étranger ou en mission dans les départements et collectivités d’Outre-mer.

A noter qu’on parle couramment de frais de grand déplacement quand le salarié ne peut pas regagner son logement tous les jours. Les frais de petit déplacement concernent les salariés qui ne peuvent pas prendre leur repas chez eux.

Comment se faire rembourser les frais professionnels ?

Il y a deux façons de se faire rembourser les frais professionnels :

  • Sur justificatif : les salariés doivent apporter la preuve de la dépense. Il s’agit par exemple d’une facture, d’un ticket de caisse, d’une note de restaurant ou de taxi. Les salariés devront également fournir une note de frais pour se faire rembourser. Elle devra être validée par les supérieurs hiérarchiques avant d’être saisie en comptabilité Pour en savoir plus, consultez ces articles : mettre en place une procédure de remboursement des notes de frais et comptabiliser les notes de frais ;
  • Forfaitaire: les salariés sont remboursés d’un montant forfaitaire. Il s’agit par exemple d’un montant déterminé à l’avance pour le repas quand le salarié est en mission. Il faut dans ce cas bien vérifier les limites d’exonération au niveau des charges sociales qui changent tous les ans. Le remboursement s’effectue sous la forme d’une prime (prime de repas, prime de transport…) indiquée dans le contrat de travail, la convention collective ou résultant d’un usage.

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