Suivre ses factures clients est essentiel afin de continuer à réaliser des ventes et afin d’être payé. Le suivi s’effectue à plusieurs niveaux et peut commencer alors même que la facture n’est pas réalisée. On pourra alors faire un suivi des devis pour avoir un état des lieux des propositions commerciales. Il faudra ensuite suivre les factures clients réalisées en distinguant celles qui ne sont pas encore dues – dans ce cas il n’y aura pas grand-chose à faire – de celles qui sont en retard de règlement. Les factures payées seront écartées du tableau de suivi.

Suivre ses factures clients : les propositions commerciales

Les propositions commerciales sont souvent matérialisées par un devis. Il est important de les suivre afin de pouvoir relancer les clients qui n’ont pas donné suite et de répondre à leurs questions ou réticences. Il arrive souvent, quand on reçoit un devis, que les clients le mettent de côté car ils ont une ou des questions et oublient ensuite d’y revenir. Il peut alors être intéressant de leur passer un coup de fil pour leur donner une petite piqûre de rappel.

Les propositions commerciales pourront être ajoutées dans un tableur Excel où certaines informations pourront ressortir :

  • Le nom du client ;
  • La description de la vente ou de la prestation ;
  • Le montant proposé ;
  • Les conditions de paiement proposées ;
  • Le délai d’exécution ou de livraison ;
  • Les relances faites aux clients.

Le tableau pourra être utile pour analyser les échecs (montant trop élevé, délai trop long…)

Suivre ses factures clients : les factures payées

Les factures payées devront être écartées du tableau. Il peut toutefois être intéressant de les analyser au préalable. On pourra avoir une tendance sur les délais de paiement par client. Si certains clients payent trop souvent en retard, il pourra être intéressant d’en discuter avec eux pour trouver des arrangements commerciaux (par exemple mettre en place des facilités de paiement). Un client qui paye trop souvent en retard peut aussi être symptomatique d’un manque de trésorerie. Il faudra alors mettre en place des actions pour éviter un défaut de paiement : ajouter des clauses dans le contrat, demander des garanties…

[Pour en savoir plus, consultez notre article « se prémunir contre les risques de défaillance de paiement d’un client »].

Créez des factures et des devis professionnels rapidement, et suivez vos règlements en un coup d’œil J'essaye

Suivre ses factures clients : les factures impayées

Tant que la facture n’est pas payée mais n’est pas en retard, tout va bien. Si la facture est en retard, il faudra mettre en place une procédure de relance. La première étape est de relancer gentiment le client, puis un peu plus fermement. Sans réponse, il ne faudra pas hésiter à lui envoyer une lettre en recommandé avec accusé de réception. Puis, il pourra être envisageable d’envoyer une lettre de mise en demeure, une injonction de payer et enfin de saisir le tribunal d’instance.

[Pour en savoir plus, consultez notre article sur le recouvrement des factures impayées.]

Suivre ses factures clients
Notez cet article

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *