Dernière mise à jour le 20 juillet 2021
Suivre ses factures clients est essentiel afin de continuer à réaliser des ventes et afin d’être payé. Le suivi s’effectue à plusieurs niveaux et peut commencer alors même que la facture n’est pas réalisée. On pourra alors faire un suivi des devis pour avoir un état des lieux des propositions commerciales. Il faudra ensuite suivre les factures clients réalisées en distinguant celles qui ne sont pas encore dues – dans ce cas il n’y aura pas grand-chose à faire – de celles qui sont en retard de règlement. Les factures payées seront écartées du tableau de suivi.
Suivre les propositions commerciales
Les propositions commerciales sont souvent matérialisées par un devis. Il est important de les suivre afin de pouvoir relancer les clients qui n’ont pas donné suite et de répondre à leurs questions ou réticences.
Il arrive souvent, quand on reçoit un devis, que les clients le mettent de côté car ils ont une ou des questions et oublient ensuite d’y revenir. Il peut alors être intéressant de leur passer un coup de fil pour leur donner une petite piqûre de rappel.
Les propositions commerciales pourront être ajoutées dans un tableur Excel où certaines informations pourront ressortir :
- Le nom du client ;
- La description de la vente ou de la prestation ;
- Le montant proposé ;
- Les conditions de paiement proposées ;
- Le délai d’exécution ou de livraison ;
- Les relances faites aux clients.
Le tableau pourra être utile pour analyser les échecs (montant trop élevé, délai trop long…)
Suivre ses factures clients et les factures payées
Les factures payées peuvent être analysées dans un tableau. On pourra par exemple avoir une tendance sur les délais de paiement par client. Si certains clients payent trop souvent en retard, il pourra être intéressant d’en discuter avec eux pour trouver des arrangements commerciaux (par exemple mettre en place des facilités de paiement). Un client qui paye trop souvent en retard peut aussi être symptomatique d’un manque de trésorerie. Il faudra alors mettre en place des actions pour éviter un défaut de paiement : ajouter des clauses dans le contrat, demander des garanties, réaliser une facture d’acompte…
Pour en savoir plus, consultez notre article “se prémunir contre les risques de défaillance de paiement d’un client”.
Suivre ses factures clients et les factures impayées
Tenir un tableau pour suivre ses factures clients
Il est important de suivre chaque facture émise individuellement. Ce suivi peut se faire dans Excel. Dans ce cas, les informations suivantes des factures seront reprises et indiquées dans les colonnes correspondantes :
- Nom du client ;
- Numéro de la facture ;
- Nature de la vente ;
- Date de la facture ;
- Délai de paiement ;
- Date du paiement ;
- Montant de la facture ;
- Éventuellement montant déjà payé en cas de demande d’acompte ou échelonnement du paiement et solde.
En regardant quotidiennement ou régulièrement son compte bancaire, il faudra indiquer chaque paiement dans le fichier. Grâce à une simple formule excel indiquant la date du jour et la comparant à la date de paiement prévue, il sera possible de visualiser en un coup d’œil si la facture est en retard et de combien de temps.
Il faudra alors relancer le client et l’indiquer dans le fichier excel.
A noter que certains logiciels de facturation permettent d’éditer simplement un tel fichier sous la forme d’une balance âgée.
Mettre en place une procédure de recouvrement des factures impayées
Tant que la facture n’est pas payée mais n’est pas en retard, tout va bien. Si la facture est en retard, il faudra mettre en place une procédure de relance.
La première étape est de relancer gentiment le client, puis un peu plus fermement. Sans réponse, il ne faudra pas hésiter à lui envoyer une lettre en recommandé avec accusé de réception. Puis, il pourra être envisageable d’envoyer une lettre de mise en demeure, une injonction de payer et enfin de saisir le tribunal d’instance.
Prévoir des règles de paiement
Afin d’anticiper tous problèmes de retard de paiement, mieux vaut se mettre d’accord avec le client au moment où il passe la commande. Plusieurs solutions sont possibles :
- L’informer des délais de paiement. Selon la LME (loi de modernisation de l’économie), ce délai ne peut pas dépasser 45 jours date de facture et 60 jours date de paiement. Bien entendu, il est possible de prévoir des délais plus courts : paiement à réception de la facture, paiement à 30 jours…Le délai de paiement pourra être indiqué dans le devis et/ou dans les conditions générales de vente.
- Demander le paiement d’un acompte au moment de la signature du devis ;
- Indiquer sur la facture les indemnités en cas de retard de paiement. Il s’agit également d’une obligation légale. Deux mentions doivent être indiquées : l’indemnité forfaitaire de 40€ pour frais de recouvrement et le taux des pénalités en cas de retard de paiement. Le taux généralement appliqué est le taux de refinancement de la BCE majoré de 10 points.
L’intérêt de suivre ses factures clients
Suivre ses factures clients est essentiel pour une entreprise, d’autant plus quand on sait que la trésorerie est un des premiers risques de défaillance d’une entreprise dans les premières années. En effet, il est primordial d’avoir une trésorerie positive ou tout du moins d’anticiper le solde de trésorerie.
Si le trésorier ou la personne en charge de la trésorerie dans l’entreprise se rend compte qu’elle ne va pas avoir beaucoup d’encaissement un mois donné, elle pourra anticiper la situation en :
- Négociant avec la banque des facilités de paiement, notamment un découvert ;
- Accélérant le paiement des factures clients via des crédits de mobilisation de créances comme l’affacturage ou la dailly ;
- Demandant aux fournisseurs de payer certaines factures un peu plus tard que prévu.