Réaliser un bon de commande

Le bon de commande, souvent abrégé par BC, est un document que l’acheteur adresse au fournisseur. Un certain nombre d’informations doit se trouver sur ce document dans la mesure où il constitue un engagement financier et juridique entre les deux parties. Toutefois, il s’agit d’un document facultatif : rien n’oblige l’acheteur à l’adresser à son fournisseur. En revanche, quand il le fait, le bon de commande a valeur de contrat. A noter que le bon de commande est utile pour l’achat de marchandises ou de matières premières. En cas de prestations de services, c’est le devis qui est plus souvent utilisé.

Quelle est sa valeur juridique ?

Un bon de commande est un document émis par l’acheteur à son fournisseur. Il permet de formaliser la commande et de prouver son existence. Il a valeur de contrat puisqu’il constitue un engagement financier et juridique. Ainsi, il utile en cas de contestation d’une des deux parties.

Quand il est signé par le client (et le fournisseur), il engage les deux parties :

  • Il engage le fournisseur à livrer la marchandise ;
  • Il engage le client à accepter la marchandise et à la payer.

A noter que les conditions générales de vente du fournisseur peuvent y être indiquées, par exemple au verso du bon de commande. Cela permettra au client d’en prendre connaissance plus facilement. Il doit ensuite les accepter :

  • En cochant une case indiquant qu’il a bien pris connaissance des CGV figurant au dos ;
  • En signant le recto et le verso du bon de commande

Quelles informations doivent figurer sur un bon de commande ?

Les informations devant figurer sur le BC sont :

  • L’identification du vendeur : le nom, l’adresse, la forme juridique, le capital social (pour celles qui en ont un), le numéro SIREN,  le numéro d’identification RCS ou RM,  et éventuellement le numéro de TVA intracommunautaire du vendeur. Il faudra également y indiquer si l’entreprise est en liquidation ou la qualité de gérant-mandataire ou locataire-gérant le cas échéant ;
  • Le nom, l’adresse, la forme juridique et le numéro SIREN de l’acheteur. Il peut également être opportun d’indiquer les coordonnées de l’acheteur ;
  • La date ;
  • Le numéro du bon de commande et sa date édition ;
  • La description du produit commandé ;
  • La quantité ;
  • Le prix unitaire ;
  • Le prix total ;
  • Le taux et le montant de TVA ;
  • Le montant total de la commande ;
  • Le montant de l’acompte éventuellement versé ;
  • Les conditions de livraisons : Incoterms (franco usine, franco de port…), date, délai ;
  • Les modalités de règlement ;
  • Le nom de l’acheteur ;
  • La signature des personnes habilitées.

A noter qu’en cas de vente à un particulier, le BC doit également obligatoirement indiquer le délai de rétractation dont il dispose.

Enfin, il doit être rédigé de manière claire et lisible.

Pourquoi réaliser des bons de commande?

La réalisation de bons de commande est un processus nécéssaire afin de s’assurer de la bonne gestion de l’entreprise. Outre la protection juridique offerte, ces documents facilitent le suivi des commandes. Ainsi, ils doivent systématiquement être validés, avec plusieurs strates hiérarchiques, dépendant notamment du montant. Ainsi, le supérieur direct ou le responsable du service de la personne émettrice doit y apposer son visa, puis éventuellement le contrôleur de gestion, le directeur financier et le directeur général en fonction du montant.

Leur suivi permet de connaitre avec précision toutes les dépenses engagées, et par conséquent d’établir un budget des charges et de prévoir les décaissements prochains. En outre, au moment de la clôture des comptes, tous les BC non encore rapprochés d’une facture doivent être identifiés afin d’établir les éventuelles charges à payer.

Attention toutefois, les bons de commande ne sont pas systématiques et n’ont par exemple pas lieu d’être pour des prestations avec abonnement (énergie, abonnement téléphonique…). D’autres dépenses passent également par notes de frais, même si, d’un point de vue contrôle interne, mieux vaut éviter de les utiliser afin de garder une plus grande maitrise des charges.

Comment comparer un bon de commande, un bon de livraison et une facture ?

Le client émet un bon de commande à son fournisseur. Le fournisseur peut également être à l’origine de la réalisation du BC mais il devra être signé du client qui apposera une mention comme “bon pour accord” ou “lu et approuvé”.

Bon de commande vs bon de livraison

Le fournisseur, au moment où il prépare la commande, réalise un bon de livraison qui sera envoyé en même temps que la marchandise au client. Quand le client reçoit les produits commandés, il doit vérifier que les produits livrés correspondent aux produits commandés, tant au niveau de la qualité que de la quantité. Après avoir fait une vérification physique, il comparera le bon de commande et le bon de livraison. Il devra faire part de ses réserves sur le bon de livraison.

Bon de commande vs facture

La facture émise doit ensuite faire référence au bon de commande. Elle pourra par exemple y préciser son numéro. Lors de la réception de la facture par le client, il doit la comparer au bon de livraison afin de la valider (ou au bon de commande si la livraison correspond en tout point à la commande). Les éléments doivent être identiques et des explications doivent être demandées au fournisseur en cas de différence. Celui-ci pourra alors transmettre un avoir.

La comparaison entre ces documents est un point de contrôle interne important en entreprise, qui permet de s’assurer que les charges comptabilisées et payées ont bien lieu d’être. Cette vérification systématique doit figurer dans la procédure achats de l’entreprise.

A noter que ces contrôles peuvent être faits à la main ou de façon informatisée grâce à l’EDI (échange de données informatisées).

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