Facturer des pénalités en cas de retard de paiement

Il est obligatoire de prévoir des pénalités en cas de retard de paiement des clients. Des mentions en ce sens apparaissent donc sur les différents documents de l’entreprise comme sur les factures et dans les conditions générales de vente. En pratique, les entreprises le font elles vraiment ? Ont-elles intérêt à la faire? Si oui, comment procéder?

Les mentions obligatoires de pénalités de retard

Les pénalités de retard sont dues dès que le client ne paye pas sa facture en temps et en heure. Le délai et/ou la date sont indiqués sur la facture.

Il est ainsi obligatoire d’indiquer les mentions suivantes sur les factures et dans les conditions générales de vente :

  • Taux des pénalités de retard : il est en principe égal au taux de refinancement de la BCE majoré de 10 points soit 10% en 2019 (le taux étant nul). Il est toutefois possible de prévoir un taux inférieur mais il ne pourra être inférieur à 3 fois le taux d’intérêt légal soit 3 fois * 0,87% pour 2020. Ce taux s’applique sur le montant TTC.
  • Montant de l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40€.

En cas d’absence de ces mentions, l’entreprise risque une amende pouvant aller jusqu’à 75 000€.

Calculer les pénalités de retard

Le calcul des intérêts de retard est le suivant :

Montant impayé (TTC) * taux (pourcentage) * nombre de jours de retard / 365 + 40€.

Cette majoration n’est pas soumise à TVA.

Elle est enregistrée en comptabilité uniquement au moment du reglement. L’écriture est passée en produits financiers ou en produits exceptionnels.

Réclamer des pénalités de retard en pratique

En pratique, demander le paiement d’indemnités de retard aux clients peut parfois mettre à mal la relation commerciale. Il faut alors souvent arbitrer au cas par cas : les facturer? ou laisser couler?

Option 1 : prévoir un faible taux et/ou ne pas les réclamer

De nombreuses entreprises, au risque de dégrader les relations avec leurs clients, prévoient le taux de pénalité le plus faible (3 fois le taux d’intérêt légal) et ne font pas payer de pénalités de retard. Cette solution peut être pratiquée si l’entreprise a souvent une trésorerie positive. Toutefois, les clients ne doivent pas en abuser et ne doivent pas prendre leurs fournisseurs pour des banquiers.

Option 2 : prévoir un taux plus élevé et/ou les réclamer

Il peut être utile de prévoir un taux plus élevé afin de dissuader les éventuels mauvais payeurs. Un taux de 10% est ainsi plus dissuasif qu’un taux de 2,61%.

Faire payer des pénalités de retard permet aussi de faire comprendre aux clients qu’ils doivent payer en temps et en heure et peut permettre de récupérer de l’argent plus rapidement. Ainsi, avant de réaliser une quelconque facture d’indemnités de retard, il peut être utile d’indiquer le montant des pénalités dans les lettres de relance.

Si la ou les lettres restent sans réponse, vous pourrez ensuite réclamer les indemnités. Vous n’avez pas à vous justifier auprès du client. Vous pourrez aussi arguer que c’est la procédure type en place dans l’entreprise et que la facture a été directement envoyée par la comptabilité sans que le service commercial ne soit au courant. Si vous voulez conserver de bonnes relations avec le client, vous avez alors la possibilité de réaliser un avoir afin de les annuler.

Suivre les retards de reglement

Que l’entreprise décide ou non de facturer des indemnités de retard, elle devra suivre les retards de ses clients, éventuellement via une balance âgée. Il faut en effet savoir que le manque de trésorerie, qui découle parfois d’un crédit client trop important est un des premiers risques de défaillance de l’entreprise dans les trois premières années.

Il sera donc nécessaire de mettre en place une procédure de recouvrement des factures impayées afin de s’assurer que les créances sont recouvrées le plus vite possible. Suivre les retards permettra aussi de connaitre les clients qui payent fréquemment hors délai, et de renégocier ensuite les contrats.

Facturer des pénalités en cas de retard de paiement

A noter la différence entre facture à un particulier et facture à une entreprise :

  • Les pénalités courent dès le 1er jour de retard pour les factures adressées aux entreprises. Il est alors possible d’exiger des pénalités de retard sans qu’un rappel ne soit envoyé. Elles sont dues spontanément, c’est-à-dire sans qu’aucune relance ne soit envoyée ;
  • Elles ne courent qu’à compter de la mise en demeure pour les particuliers.

Si l’entreprise souhaite facturer des pénalités, les règles classiques de facturation devront être respectées. Il faudra également s’assurer que la facture initiale soit établie en bonne et due forme en ce qui concerne les mentions relatives au reglement :

  • Escompte en cas de paiements anticipés indiqué ;
  • Délai de paiement : il ne peut pas excéder 60 jours date de facture ou 45 jours fin de mois ;
  • Taux d’intérêt ;
  • Indemnité forfaitaire de 40€.

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