Domicilier son entreprise dans un centre d’affaires

Quand on créer son entreprise, on ne sait pas forcement où la domicilier, c’est-à-dire où mettre le siège social. Le créateur d’entreprise a le choix entre la domicilier chez lui, dans des locaux qu’il loue ou dans un centre d’affaires. En quoi consiste la domiciliation d’une entreprise dans un centre d’affaire ? Quels sont les avantages des sociétés de domiciliation ? Quels sont les inconvénients ? Voici tout ce qu’il faut savoir sur le sujet.

En quoi consiste la domiciliation d’une entreprise dans un centre d’affaires ?

Domicilier son entreprise dans un centre d’affaires consiste à y mettre le siège social de l’entreprise. L’adresse indiquée sur tous les papiers officiels de l’entreprise (statuts, extrait k-bis…) sera ainsi celle du centre d’affaires.

L’entreprise peut choisir d’utiliser seulement l’adresse du centre sans y avoir de bureaux ou elle peut aussi en louer selon ses besoins. L’entreprise et le centre d’affaires devront signer un contrat de domiciliation.

Quelles sont les mentions indiquées dans un contrat de domiciliation avec un centre d’affaires?

Les mentions suivantes seront indiquées dans le contrat de domiciliation :

  • L’identité des deux parties ;
  • Les numéros d’identification RCS des deux parties et le numéro d’agrément préfectoral de la société de domiciliation ;
  • L’adresse du centre d’affaires et donc l’adresse de domiciliation de l’entreprise ;
  • La durée du contrat : au minimum 3 mois, renouvelable par tacite reconduction ;
  • Le préavis de résiliation ;
  • Les prestations fournies : uniquement domiciliation commerciale ou autres services ;
  • Les obligations de l’entreprise comme fournir un k-bis, informer la société de domiciliation de tous changements concernant l’activité, la forme juridique, l’objet social, une déclaration sur l’honneur…Le k-bis peut souvent être fourni dans un deuxième temps car il n’est reçu que quand la création de la société est effective.

Le contrat doit être mentionné au registre du commerce, avec l’identité de l’entreprise domiciliaire.

Quelles sont les obligations à respecter de la société de domiciliation? et du domicilié?

La société de domiciliation doit :

  • Mettre à disposition des locaux permettant des réunions régulières et les services nécessaires à la tenue, conservation et consultation des documents obligatoires de l’entreprise, comme les statuts ;
  • Etre inscrit à la chambre des métiers ou au registre du commerce ;
  • En cas d’arrêt du contrat (résiliation ou expiration), prévenir le greffe du tribunal.

Le domicilié doit quant à lui :

  • S’engager à utiliser les locaux comme siège de la société ;
  • Informer la société de domiciliation de tout changement concernant l’activité et la société ;
  • Donner mandat à la société de domiciliation de recevoir en son nom toute notification.

Quels sont les avantages de la domiciliation d’une entreprise dans un centre d’affaires ?

La domiciliation d’une entreprise dans un centre d’affaires lui offre plusieurs avantages :

  • L’entreprise bénéficie du prestige de l’adresse si le centre d’affaires est bien situé ;
  • Le centre d’affaires permet une flexibilité dans la location : il est possible de louer des salles de réunion ou des bureaux équipés pour quelques heures, une demi journée ou plusieurs jours ;
  • Le centre d’affaires offre également des prestations de secrétariat comme la réception des appels ou la mise à disposition du courrier. Elle peut aussi proposer d’autres prestations annexes : un photocopieur, un service de traduction ;
  • Il est possible de faire venir des clients et des autres partenaires commerciaux dans le centre d’affaires alors que c’est plus compliqué quand on exerce de chez soi.

Quels sont les inconvénients la société de domiciliation ?

La domiciliation d’une entreprise dans un centre d’affaires engendre également certains inconvénients. Ce sera alors au créateur d’entreprise de trouver le bon équilibre entre avantages et inconvénients. Parmi les principaux inconvénients, on peut citer :

Le coût de la domiciliation

Le coût de la domiciliation commence à 15€ par mois pour une prestation simple (uniquement domiciliation) auquel s’ajoute le secrétariat (prix variable en fonction du volume de traitement des courriers et des appels). La location d’un bureau équipé ou d’une salle de réunion commence à partir de 50€ pour une demi-journée.

La durée d’engagement

La durée d’engagement est au minimum de 3 mois.

Les contraintes administratives

En cas de changement de domiciliation, il faut changer les documents officiels (statuts, k-bis…). Cette procédure peut être lourde en termes de démarches administratives.

Ainsi, si la société en SARL change pour un siège social dans un autre département, elle devra tenir une assemblée générale extraordinaire. Si le nouveau siège social est dans le même département, c’est le gérant de la SARL qui devra décider puis demander l’accord des associés.Dans une SA, c’est le conseil d’administration qui prend la décision. Enfin, dans une SAS, le processus dépend de ce qui est indiqué dans les statuts.

Peu importe la forme juridique, il faudra :

  • Rédiger des nouveaux statuts ;
  • Publier un avis dans un journal d’annonces légales ;
  • Informer le centre de formalité des entreprises.

A noter également que si l’entreprise est domiciliée dans un centre d’affaires et qu’elle dispose de bureaux par ailleurs, elle devra s’acquitter de deux CFE (cotisation foncière des entreprises).

Domicilier son entreprise dans les locaux d’une autre entreprise, une alternative au centre d’affaires

Certaines sociétés qui ont une partie de leurs locaux inoccupée peuvent les sous-louer. Pour pouvoir le faire, ces sociétés doivent être titulaires d’un bail commercial qui autorise la sous-location. Dans tous les cas, que la sous-location soit autorisée ou non dans le bail, le propriétaire doit donner son accord.

Un contrat de sous-location doit être rédigé. Ce contrat de domiciliation doit être conclu pour une durée minimum de 3 mois, renouvelable par tacite reconduction. Il doit être mentionné au registre du commerce et des sociétés.

Domiciliation ou co-working?

Si ce que vous cherchez avant tout dans la domiciliation est un partage d’espace, vous pouvez vous tourner vers le co-working. C’est un endroit où les indépendants vont se retrouver pour travailler. Outre les bureaux, ou la place d’open-space, les entrepreneurs pourront se couper de l’isolement qui peut parfois les miner. De plus, certains espaces de co-working proposent également un service de domiciliation.

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