Bien souvent, quand on créé son entreprise, surtout quand il s’agit d’un commerce, se pose la question du choix du logiciel de caisse. L’offre est large et variée ainsi que les fonctionnalités existantes et la gamme de prix. Est-il obligatoire de s’équiper avec un tel logiciel ? Quelles sont ses fonctionnalités ? Quels sont les critères à prendre en compte quand on compare les logiciels de caisse ? Nous vous répondons sur le sujet.
Est-il obligatoire d’utiliser un logiciel de caisse ?
Non, il n’est pas obligatoire de se doter d’un logiciel de caisse. Aucun commerçant n’en a l’obligation. Toutefois, l’utilisation d’un logiciel de caisse permet de considérablement faciliter la vie du commerçant et peut être à ce titre très utile. De plus, s’il choisit d’en acquérir un, le logiciel de caisse devra répondre à des normes obligatoires : on parle de logiciel de caisse certifié.
L’intérêt d’utiliser un logiciel de caisse
Le logiciel de caisse va permettre d’encaisser le règlement, de calculer l’addition et de rendre la monnaie. Si le commerçant réalise de nombreuses ventes à la journée, on comprend vite qu’il est essentiel d’automatiser ce processus afin de gagner du temps et de minimiser le risque d’erreurs.
De plus, les commerçants ont l’obligation de tenir un journal de caisse quand ils réalisent des ventes en espèces. Il s’agit d’un document qui va recenser les entrées (encaissements) et les sorties d’argent (avoirs, remboursements, dépôts en banque). Chaque opération doit être enregistrée de façon chronologique. Il peut être réalisé manuellement. Pour des raisons de praticité, mieux vaut investir dans un logiciel de caisse afin de le tenir.
Le logiciel de caisse certifié
Depuis le 1er janvier 2018, certaines entreprises, quand elles utilisent un logiciel de caisse ont l’obligation qu’il soit certifié.
Il s’agit des entreprises soumises à TVA, qui vendent leurs services ou leurs produits à des particuliers et qui réalisent des encaissements en espèces.
Un logiciel de caisse certifié doit être conforme à la réglementation anti-fraude. Cela signifie qu’il doit respecter 4 critères que sont :
- La sécurité
- L’inaltérabilité
- La sauvegarde des données
- L’archivage
Ainsi, les ventes ne peuvent pas être supprimées du logiciel. Toutes les informations sont conservées et archivées dans le système pendant 6 ans, sans possibilité de modifier les données d’origine.
En cas de non conformité, l’entreprise encourt une amende de 7500 euros. Elle a alors l’obligation de se mettre en conformité en 60 jours.
Il existe deux façons de certifier un logiciel :
- Par auto-certification de l’éditeur. Il fournira alors sur demande une attestation à chaque client ;
- Par un organisme certifié : l’Afnor avec le référentiel NF525.
Caisse enregistreuse ou logiciel de caisse, quelles différences ?
La caisse enregistreuse est l’outil qui permet de réaliser les opérations d’encaissement, de calcul du montant final, d’édition du ticket de caisse et de rendue de la monnaie. C’est une machine composée d’un écran, d’un clavier, d’un tiroir-caisse et d’une imprimante. D’autres matériels périphériques peuvent venir s’y greffer comme une douchette/scanner, un terminal de paiement électronique ou un monnayeur.
Le logiciel de caisse est un sofware, c’est-à-dire un logiciel. On ne parle alors plus de la machine puisqu’un ordinateur ou même une tablette peuvent faire office de caisse si le logiciel est installé dessus. D’ailleurs, il convient à ce titre de distinguer deux types de logiciels de caisse :
- Ceux en mode Saas (sofware as a system). Il suffit de se connecter à l’application, ou au site, pour utiliser le logiciel de caisse ;
- Les logiciels de caisse installés en dur sur l’ordinateur.
Le logiciel dispose alors de fonctionnalités bien plus complètes qu’une simple caisse enregistreuse.
Quelles fonctionnalités doit avoir un logiciel de caisse ?
Les fonctionnalités de base de tous logiciels de caisse sont :
- Saisie des ventes manuellement ou à l’aide d’une douchette, éventuellement mobile pour pouvoir scanner les produits encombrants ;
- Calcul du montant total, en appliquant correctement les remises ;
- Impression du ticket de caisse et éventuellement d’une facture si besoin ;
- Gestion des retours et des échanges ;
- Respect des règles de contrôle interne : clôture de fin de période, édition d’un ticket Z…
Voici une liste des autres fonctionnalités à valeur ajoutée que peut avoir un logiciel de caisse :
- Outils de gestion de la relation client :
- Edition d’une carte de fidélité ;
- Gestion du fichier client en accord avec le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) ;
- Calcul du montant total des ventes par client ;
- Octroi d’une remise lorsque le chiffre d’affaires atteint un palier ;
- Proposition commerciale complémentaire aux achats réalisés ;
- Campagne d’emailing ou de sms ;
- Statistiques de ventes :
- Chiffre d’affaires par produit, par vendeur, par créneau de la journée ;
- Fréquentation du magasin ;
- Panier moyen par client ;
- Gestion des stocks et de la logistique ;
- Calcul du stock disponible : stock initial – vente + approvisionnement ;
- Possibilité de passer des réassorts ;
- Interface comptable : déversement du chiffre d’affaires en comptabilité, ainsi que de la TVA collectée ;
- Comptabilité multi-device (tablette, ordinateur, smartphone) ;
- Centralisation d’informations en cas de gestion de plusieurs points de vente ;
- Gestion des code-barres : lecture et génération ;
- Envoi de tickets de caisse électroniques.
Existe t-il des logiciels de caisse adaptés à chaque secteur d’activité ?
Oui, il existe une multitude de logiciels de caisse spécialisés : pour les boulangeries, pour les commerces de détail alimentaire, pour les bars-restaurants…Il est essentiel d’en choisir un qui corresponde aux spécificités de l’activité :
- Une boulangerie réalisera par exemple des centaines d’encaissements à la journée, la majorité en espèces. Il est essentiel de s’équiper en conséquence en utilisant par exemple un monnayeur afin de faciliter le rendu d’espèces ;
- Un restaurant devra avoir un logiciel de caisse permettant de gérer les paiements multiples, en cas de partage de l’addition;
- Les commerces alimentaires devront s’équiper d’un logiciel de caisse permettant de calculer le montant des dépenses éligibles aux tickets restaurant. Il devra aussi calculer les offres promotionnelles du type 1 acheté, le 2ème à moitié prix. Enfin, le logiciel devra également être équipé d’une balance intégrée pour les fruits et les légumes ;
- Les boutiques de prêt-à-porter devront avoir un logiciel de caisse qui offre des fonctionnalités permettant de commander les produits sur Internet puis de se faire livrer en magasin (click and collect).
Quels sont les autres critères à prendre en compte dans la décision d’achat ?
Outre les fonctionnalités diverses et l’adaptation du logiciel au secteur d’activité, d’autres critères devront motiver la décision d’achat :
- Le rapport qualité/prix : plutôt que du prix, mieux vaut parler du rapport qualité/prix. En effet, le logiciel de caisse va faire gagner un temps considérable au gestionnaire. Il est ainsi essentiel de bien analyser les avantages offerts par le logiciel quand on s’intéresse à l’aspect prix ;
- La facilité d’utilisation : il ne faut pas oublier que les premiers utilisateurs seront les vendeurs. Certains ne seront présents que pour un laps de temps réduit dans l’entreprise (saisonniers, étudiants pendant les vacances scolaires). Il est donc primordial d’avoir un logiciel intuitif, autant dans l’utilisation que dans le paramétrage initial ;
- Les services offerts par l’éditeur. Il devra proposer un support et une assistance technique en cas de besoin. Il devra également s’adapter aux modifications des attentes des consommateurs mais aussi à la législation.