Dernière mise à jour le 8 octobre 2020
Quand vous créez une société, il convient de choisir une date de clôture. Il s’agit de la date à laquelle les comptes seront arrêtés. De nombreuses sociétés clôturent au 31 décembre mais dans bien des cas, il ne s’agit pas d’une obligation. D’ailleurs, le choix de la date peut parfois devenir stratégique. Voici quelques conseils pour savoir comment bien la choisir.
Qu’est ce que la clôture des comptes?
La clôture des comptes correspond à un jour dans l’année où la comptabilité se fige. Plus aucune écriture liée à la vie courante de l’entreprise n’est passée.
Les documents comptables
Les documents comptables suivants sont établis :
- Un bilan, qui présente à la date de clôture le patrimoine de l’entreprise avec d’un côté ce qu’elle possède (l’actif) et de l’autre ce qu’elle doit (le passif) ;
- Un compte de résultat, qui présente un déroulé de l’année écoulée : les charges sont déduites des produits ce qui permet de calculer le résultat (perte ou bénéfice) ;
- Une liasse fiscale : les documents qui la composent dépendent de catégorie d’imposition (BIC -bénéfices industriels ou commerciaux ou BNC – bénéfices non commerciaux) et du régime (régime micro, régime réel simplifié ou régime réel normal).
Le délai
Dans les faits, l’entreprise dispose d’un laps de temps entre le moment où elle clôture ses comptes et celui où elle doit rendre les documents comptables :
- 3 mois pour les entreprises qui ne clôturent pas au 31 décembre ;
- 2ème jour ouvré qui suit le 1er mai pour les entreprises clôturant au 31 décembre.
Ce laps de temps va lui permettre de clôturer ses comptes, c’est-à-dire de passer toutes les OD (opérations diverses) de régularisation comme :
- Les écritures de stock (comptabilisation du stock final et variation de stock) ;
- Les FNP (factures non parvenues) ;
- Les FAE (factures à établir) ;
- Les CCA (charges constatées d’avance) ;
- Les PCA (produits constatés d’avance) ;
- Les provisions, reprises de provisions et dépréciations ;
- Les écritures d’amortissement.
Anticiper la clôture des comptes
Cette période est donc souvent assez chargée pour les financiers de l’entreprise : comptables, contrôleurs de gestion, trésoriers…De plus, pour les entreprises qui sont auditées, les commissaires aux comptes vont mener pendant cette période un examen approfondi pour vérifier que les comptes sont conformes à la réalité.
Il est donc primordial de bien la préparer en réalisant un maximum de tâches au préalable :
- Trier et saisir toutes les factures régulièrement ;
- Communiquer avec les opérationnels qui vont fournir des informations majeures (litiges avec les fournisseurs, clients en cessation de paiement…) ;
- Réaliser un inventaire.
Ce que dit la loi pour choisir une date de clôture
L’entreprise individuelle imposée dans la catégorie des bénéfices non commerciaux doit obligatoirement avoir une date de clôture au 31 décembre. Pour toutes les autres sociétés ou entreprises, la date de clôture peut être choisie à n’importe quel moment de l’année. Mieux vaut cependant choisir une date « logique » comme une fin de mois, ou mieux encore une fin de trimestre, afin de faciliter la comptabilité.
L’exercice comptable et fiscal dure douze mois. Le premier exercice peut avoir une durée inférieure ou supérieure. Il ne doit toutefois pas s’étendre sur plus de 2 années.
Attention toutefois aux entreprises à l’impôt sur le revenu qui ont un premier exercice supérieur à 12 mois. Elles sont dans l’obligation de produire une liasse fiscale par an.
Et ce que dit votre comptable pour choisir la date de clôture des comptes
Le choix de la date peut parfois vous être conseillé par votre expert-comptable. Comme de nombreuses entreprises clôturent au 31 décembre, c’est en effet une période surchargée pour lui. Afin d’alléger son travail sur la période fiscale (entre le 1er janvier et début mai), il peut vous conseiller de choisir une autre date. Rien ne vous oblige toutefois à suivre son conseil et vous pouvez, si vous le préférez, choisir la fin de l’année civile.
La présentation des comptes, un impact dans le choix de la date de clôture
La date de clôture doit être choisie en fonction du cycle d’exploitation de l’entreprise. Ainsi, il n’est pas conseillé pour une entreprise ayant une activité saisonnière de fixer une date de clôture pendant cette période. En effet, l’arrêté des comptes demande du travail, pour la réalisation d’un inventaire par exemple, et nécessite donc une période d’activité calme.
Un magasin de jouets n’a donc pas intérêt à choisir comme date de clôture un 30 septembre. Elle aura non seulement un stock très élevé mais aussi une faible trésorerie car elle aura surement déjà dû payer les fournisseurs. Elle enchaînera ensuite sur une forte période d’activité liée aux ventes de noël.
A l’inverse, arrêter les comptes à la fin de la saison permet de montrer un niveau de stock faible et une trésorerie plus importante si l’entreprise se fait régler de ses clients sans délai. Si elle se fait régler avec un délai, à 60 jours date de facture par exemple, il peut être intéressant de décaler la date de clôture deux mois après la fin de la saison afin de montrer une trésorerie importante et des créances plus faibles.
La première année doit également être assez longue pour pouvoir montrer dans les comptes que l’entreprise est rentable. En effet, une société a souvent des charges importantes en début d’activité. Il faut donc lui laisser le temps de réaliser des bénéfices.
De plus, les sociétés dont les capitaux propres sont inférieurs à la moitié du capital social devront réaliser une assemblée générale extraordinaire dans le but de décider si la société doit être dissoute ou continuer. Cette décision sera ensuite transmise au greffe du tribunal de commerce et sera publiée dans un journal d’annonces légales. Une mention figurera alors sur le k-bis de l’entreprise.
Modifier une date de clôture
L’entreprise peut être amenée à changer de date de clôture. C’est le cas si par exemple elle est achetée par une autre entreprise, avec une date de clôture différente, et qui souhaite harmoniser toutes les dates.
Lors de l’arrêt de la société et en cas de changement de date de clôture au cours de la vie de la société, l’exercice peut être exceptionnellement inférieur ou supérieur à 12 mois.
Le changement de date de clôture au cours de la vie de la société se décide en assemblée générale extraordinaire. Elle fait ensuite l’objet d’une modification des statuts. Il faut ensuite notifier le centre de formalité des entreprises en leur remettant les statuts mis à jour ainsi que le formulaire M2 complété.
Attention toutefois à ne pas en abuser et à ne pas changer de date de clôture constamment.