Préparer la clôture des comptes

L’établissement des comptes annuels n’est pas un travail de tout repos et demande une préparation préalable. Entre élaboration du planning et sensibilisation des acteurs, voici quelques conseils pour bien préparer la clôture des comptes.

Qu’est ce que la clôture des comptes ?

La clôture des comptes est la date à laquelle les entreprises doivent arrêter leur comptabilité pour produire leurs documents annuels. Il s’agit du bilan, du compte de résultat, de l’annexe, de la liasse fiscale, de certaines déclarations fiscales (déclaration de TVA CA12, déclaration d’IS) ainsi que du rapport de gestion. Dans les 6 mois suivant cette date, l’entreprise doit tenir une assemblée générale ordinaire afin de décider de l’affectation du résultat.

Dans les faits, les entreprises disposent d’un délai pour réaliser les documents. La date choisie pour la clôture peut être n’importe quand dans l’année pour les sociétés. Pour les entreprises individuelles, elle doit obligatoirement être le 31 décembre.

Comment préparer la clôture des comptes?

Sensibiliser les acteurs

La clôture des comptes doit être l’affaire de tous dans une société, pas seulement des comptables. Ainsi, les opérationnel aussi bien que les financiers doivent être impliqués dans sa préparation et sa réalisation. C’est pourquoi, il est nécessaire de sensibiliser tous les acteurs. Les opérationnels doivent donc faire leur maximum pour transmettre toutes les informations qui auraient un impact sur les comptes de la société.

Transmettre les informations clés

Les éléments devant être transmis par les opérationnels sont principalement :

  • Les factures et les avoirs à comptabiliser en précisant les éventuels litiges, réductions ou retours. Il est essentiel de les comptabiliser rapidement et de ne pas attendre le dernier moment, non seulement pour ne pas surcharger le travail des comptables, mais aussi pour éviter de payer les fournisseurs en retard. Si les factures doivent être approuvées par les opérationnels, ou les contrôleurs de gestion, il faut les mettre dans le circuit de signature sans délai ;
  • Les charges constatées d’avance : factures déjà reçues et transmises à la comptabilité mais pour lesquelles la livraison ou la prestation n’a pas encore été réalisée ;
  • Les factures non parvenues : factures pas encore reçues alors que la livraison ou la prestation a déjà été réalisée ;
  • Les produits constatés d’avance : factures déjà établies alors que la prestation ou la livraison n’a pas encore été réalisée ;
  • Les factures à établir : factures pas encore établies alors que la prestation ou la livraison a déjà été réalisée ;
  • Les différents éléments de paye (augmentations, primes) : les managers doivent communiquer les montants afin qu’ils soient provisionnés ;
  • Les nouveaux investissements et les dates de mise en service : il faudra alors les passer en immobilisations et les amortir. De même, les immobilisations mises au rebus ou cédées devront être communiquées à l’équipe comptable afin que les écritures soient correctement passées dans les comptes ;
  • Les litiges en cours et les risques d’impayés devront faire l’objet d’une provision.

Les opérationnels doivent également réaliser un inventaire avant la clôture des comptes. Tous les éléments du stock devront alors faire l’objet d’un comptage, sans oublier les stocks déportés qui restent la propriété de l’entreprise. Ils seront ensuite valorisés.

Établir un planning

Il est primordial de réaliser un planning de clôture. Ce planning devra être réalisé en concertation avec la direction financière et les opérationnels et devra être scrupuleusement respecté. Ainsi, les opérationnels devront fournir les éléments nécessaires en temps et en heures et les comptables devront passer les écritures qui en découlent en suivant également le planning de clôture. Ce planning devra permettre de savoir qui fait quoi, quand et comment.

Il est également primordial de ne pas attendre la fin de l’année pour clôturer les comptes. Des clôtures intermédiaires peuvent ainsi être réalisées afin de ne pas tomber des nues à la fin de l’année.

Pourquoi préparer la clôture des comptes ?

L’entreprise dispose d’un délai entre la date de clôture et le moment où elle doit rendre ses comptes au SIE (service des impôts des entreprises). La date de dépôt est :

  • Le 2ème jour ouvré qui suit le 1er mai pour les entreprises clôturant au 31 décembre ;
  • Dans les 3 mois qui suivent la clôture pour les entreprises qui ne clôturent pas au 31 décembre.

Toutefois, même si ce délai parait assez large, il ne l’est guère pour les expert-comptables. Comme la majorité de leurs clients clôturent au 31 décembre, ils ont un surcroît d’activité important dans les premiers mois de l’année.

De plus, certaines grosses entreprises doivent communiquer leur résultat aux actionnaires et aux marchés financiers bien avant la date imposée par l’Etat.

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