Le recouvrement des créances, comment ça marche ?

Le recouvrement des créances consiste à obtenir le paiement d’une facture émise à son client. La plupart du temps, il n’y a rien à faire et, en cas de vente à un professionnel, la créance est payée à la date indiquée sur la facture. Lors d’une vente à un particulier, elle est très généralement payée comptant. Mais parfois, c’est plus compliqué, et le client refuse de payer. Il faut alors recouvrer sa créance par tous les moyens : essayer de traiter le dossier à l’amiable dans un premier temps puis en faisant intervenir la justice en dernier recours.

Suivre les paiements, le préambule à toute procédure de recouvrement des créances

Quand une entreprise veut améliorer sa trésorerie, un des premiers leviers est le recouvrement des créances. Encore faut-il toutefois connaître le montant des créances pour chaque client. Il est pour cela possible de mettre en place une balance âgée. Il s’agit d’un document qui permet de voir rapidement, pour chaque client, les factures à régler et celles en retard. Cet état provient de la comptabilité : chaque nouvelle facture est ajoutée à la balance âgée, et chaque paiement permet de sortir les factures du fichier. 

La facture est donc la base du recouvrement des créances. C’est un document justificatif qui permet de montrer que la créance existe et que le délai de paiement est dépassé. Il faut en effet savoir qu’entre professionnels, il est d’usage de pouvoir payer avec un délai. En cas d’absence de mention en ce sens sur les factures, le délai de règlement est de 30 jours. De plus, la LME interdit les règlements à plus de 45 jours fin de mois ou 60 jours date de facture.

Relancer le client à l’amiable, la première phase du recouvrement des créances

Première étape dans le recouvrement des factures impayées : relancer le client à l’amiable. Il s’agit alors de lui passer un coup de fil « amical » ou de lui envoyer un mail pour lui notifier qu’il n’a pas réglé une facture qu’il aurait dû payer. Cette relance peut être faite quelques jours après le retard de paiement, à vous de voir ce qui vous semble opportun. Si le montant est assez élevé, vous pourrez le relancer sans attendre. Sinon, vous pourrez laisser plus facilement quelques jours s’écouler.

Si cette relance n’a pas eu l’effet escompté, vous pourrez lui envoyer un nouveau message, cette fois-ci de façon plus formelle, en précisant les informations suivantes : 

  • Le numéro de facture concernée
  • Son montant
  • La date d’émission et la date de règlement prévues
  • Le retard
  • Les modalités de règlement indiquées sur la facture

Toujours sans réponse, vous pourrez lui envoyer une lettre simple en précisant les relances que vous avez déjà effectuées, en joignant une copie de la facture impayée, et éventuellement en lui transmettant une facture correspond aux pénalités de retard. Il faut en effet savoir qu’il est obligatoire d’indiquer des pénalités de retard sur les factures. Celles-ci sont de deux natures : 

  • Indemnités forfaitaires pour frais de recouvrement de 40€ ;
  • Taux minimum égal à 3 fois le taux d’intérêt légal soit 3 fois 0,87% en 2020. 

Ces pénalités sont facturables : 

  • Dès le premier jour de retard pour les facturations à des professionnels ;
  • A partir de la mise en demeure pour les facturations à des particuliers.

Puis, faut de réponse ou de réaction à cette lettre, vous pourrez envoyer une seconde lettre, contenant les mêmes informations mais cette fois-ci en recommandée avec accusé de réception.

Mettre en demeure le client de payer

Si la phase « relance à l’amiable » n’a pas fonctionnée, il faudra passer à l’étape supérieure avec la mise en demeure. Même si elle n’a pas de valeur coercitive, elle va toutefois avoir des répercutions au niveau juridique. Elle permet en effet de prendre acte que la facture n’a pas été payée et prouvera que tous les moyens ont été entrepris pour recouvrer la créance avant d’entamer une procédure judiciaire. Toutefois, des conditions doivent être respectées afin qu’elle soit recevable et elle doit ainsi indiquer les éléments suivants : 

  • La date de rédaction ;
  • Le terme « mise en demeure » ;
  • Les coordonnées de l’expéditeur ;
  • Les coordonnées du destinataire ;
  • La signature de l’expéditeur ;
  • Un résumé de la situation ;
  • La demande de règlement ;
  • Les conséquences en cas de non-paiement ;
  • Le délai accordé pour procéder au règlement.

Faire intervenir la justice dans la procédure de recouvrement des créances

Enfin, si les deux étapes précédentes ont échoué, il ne restera plus qu’à se lancer dans une procédure judiciaire. Il s’agit alors d’obtenir un titre exécutoire qui va forcer le client à payer sa dette. Pour cela, le créancier pourra faire intervenir un huissier pour saisir les biens du débiteur afin d’obtenir le paiement des créances. Il existe trois procédures : l’injonction de payer, le référé provision et l’assignation de paiement. Nous traiterons dans cet article principalement l’injonction de payer car c’est la plus fréquemment utilisée.

L’injonction de payer

L’injonction de payer est simple, rapide et peu couteuse. C’est la solution la plus fréquemment utilisée. Il faut alors remplir le document Cerfa d’injonction de payer et l’envoyer au tribunal compétent : 

  • Tribunal de commerce pour les créances de nature commerciale
  • Pour les créances de nature civile : 
    • Si elle est supérieure à 10 000€, tribunal de grande instance ;
    • Si elle est inférieure à 10 000€, tribunal d’instance.

Un juge va déterminer si la facture doit être payée. Il émettra une ordonnance d’injonction de payer le cas échéant, qui devra être envoyée au débiteur via un huissier dans un délai de 6 mois. Plusieurs scénarios sont alors envisageables : 

  • Le débiteur règle immédiatement la créance ;
  • S’il n’est pas en possibilité de le faire, mais qu’il ne fait pas opposition, l’huissier demandera un titre exécutoire au greffe du tribunal de commerce (il s’agit alors d’ajouter la mention « formule exécutoire » à l’injonction de payer). Il pourra ensuite procéder à une saisie des biens pour recouvrer la créance. En fonction de la situation, il conseillera quelle option choisir, parmi les suivantes :
    • Saisie-vente : les biens sont vendus et le montant de la vente sert à rembourser le fournisseur ;
    • Saisie-attribution : les créances sont récupérées et sont directement réglées au fournisseur ;
    • Saisie-conservatoire : les biens deviennent indisponibles. Il s’agit par exemple de geler les comptes bancaires ;
    • Saisie sur salaire
  • S’il fait opposition, le débiteur et le créancier devront présenter leurs arguments devant un juge. L’opposition peut porter sur le litige en lui-même ou sur le délai de prescription (2 ans en B to C (business to consumer) et 5 ans en B to B (business to business)). 

Le référé provision et l’assignation en paiement

Dans les deux cas suivants, la procédure se déroule directement devant un juge.

  • Le référé provision est plus rapide et moins couteux que l’assignation de paiement. L’affaire se déroule devant le juge des référés. Les deux parties sont entendues et le juge rend une décision provisoire. En cas de contestation, il est possible de passer par la seconde procédure : l’assignement en paiement ;
  • L’assignation en paiement est plus rare car la procédure est plus longue et plus couteuse. Elle est souvent mise en place après une des procédures précédentes, en cas de litige ou de contestation du débiteur. Là aussi les deux parties sont entendues devant le juge qui rend une décision, cette fois-ci, définitive.

L’importance de recouvrer ses créances le plus rapidement possible

On l’a vu, la procédure pour recouvrer ses créances est parfois longue et complexe. Et pourtant, c’est un des points clés pour une trésorerie positive : vous n’êtes pas les banquiers des clients ! 

En cas de mise en place d’une procédure collective à l’encontre du débiteur, les difficultés de se faire payer sont plus importantes. Après avoir réalisé la déclaration de créances dans les deux mois, le dossier sera étudié, mais sachant que les fournisseurs ne sont pas des créanciers privilégiés, il sera difficile d’obtenir le paiement des factures. Si toutefois avant cela, vous constatez que votre débiteur est en cessation de paiements, n’attendez pas : vous pouvez l’assigner vous-même en procédure collective.

En outre, afin de vous assurer d’avoir une trésorerie et un équilibre financier sains, il est essentiel de mettre en place des ratios comme le BFR (besoin en fonds de roulement). Il permet d’apprécier la capacité de l’entreprise à dégager ou à consommer des ressources à court terme. 

Enfin, pour gagner en temps et en expertise, il est possible d’externaliser le recouvrement à un tiers, comme à une société de recouvrement ou à une société d’affacturage.

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