La gestion d’une entreprise ne peut pas se faire sans la mise en place de logiciels et outils informatiques. Le temps où tout se gérait sur papier est de très loin révolu et pour optimiser son temps, et son argent, il est nécessaire d’investir dans des outils. Bien entendu, certains seront plus adaptés aux grandes sociétés et les petites entreprises pourront s’en passer. Et qui dit outils informatiques ne dit pas forcements payants ! Il existe une multitude d’outils très bien disposant de versions gratuites ou d’outils open-source mis à disposition de tous.

Quels logiciels avoir pour gérer correctement son entreprise ?

Voici une liste de logiciels et outils informatiques permettant de gérer au mieux son entreprise :

  • Un logiciel de facturation, et de devis, ou à défaut Excel ;
  • Excel ou un autre tableur : indispensable pour gérer sa trésorerie, réaliser les documents financiers du business plan (compte de résultat prévisionnel, plan de financement initial…) ;
  • Word ou un logiciel de traitement de texte : indispensable pour rédiger des documents, des lettres, un business plan ;
  • Un logiciel de gestion des stocks si l’entreprise est amenée à en avoir ;
  • Une boite mail et une adresse électronique pour pouvoir échanger ;
  • Un agenda électronique (ou papier) ;
  • Un logiciel de gestion de projet comme Trello ;
  • Un outil de présentation comme powerpoint ;
  • Un logiciel d’emailing comme mailchimp ou sendinblue ;
  • Un logiciel comptable ou à défaut excel. Il est aussi possible de déléguer sa comptabilité à un expert-comptable. Il pourra vous demander alors d’utiliser un logiciel pour pré-saisir les factures ou simplement de récupérer automatiquement vos relevés bancaires ;
  • Une banque en ligne afin de suivre les comptes au jour le jour et de réaliser des opérations bancaires ;
  • Un outil de création et de gestion d’un site internet comme wordpress ou Jimdo. Il faudra alors aussi disposer d’un outil permettant de suivre le trafic, comme google analytics.

Pour les entreprises de plus grande taille, il pourra être intéressant, mais assez couteux de se doter d’autres logiciels :

  • Un ERP ou en français logiciel de gestion intégré ;
  • Un CRM ou en français logiciel de gestion de la relation client.

Pourquoi se doter de ces outils informatiques pour son entreprise ?

Se doter de ces outils, ou du moins de certain de ces outils, permet un gain de temps considérable, sans parler de la productivité accrue.

Par exemple, un outil de gestion des stocks va permettre de connaitre en temps réel l’état du stock, de savoir quels produits vont être manquants et à l’inverse, quels produits sont en sur-stock. Le gestionnaire pourra alors prendre des mesures : recommander des pièces pour les articles bientôt manquants, appliquer des réductions de prix pour les produits en sur-stock ou les vendre à un destockeur.

Autre outil et autre utilité : le logiciel de facturation. Il va permettre de réaliser des factures rapidement tout en respectant les règles en matière de mentions obligatoires. Certains logiciels peuvent même être interfacés avec le logiciel comptable. Dans ce cas, le chiffre d’affaires, et la TVA collectée vont directement être mis à jour en comptabilité. Autre avantage : suivre facilement les retards de paiement et relancer les clients rapidement pour éviter une trop grosse sortie de trésorerie.

Comment bien utiliser ces outils informatiques pour son entreprise ?

Certains logiciels sont très simples d’utilisation et ne nécessitent pas de formation. D’autres peuvent être utilisés sans réel formation, sauf quand on veut les explorer un peu plus. C’est le cas d’Excel par exemple, qui offre de nombreuses fonctionnalités pour qui sait bien s’en servir. Pas besoin toutefois de passer plusieurs jours en formation, de nombreux sites internet permettent d’en apprendre plus sur les formules.

En revanche, si vous voulez vraiment maîtriser certains outils, comme wordpress, un logiciel comptable ou un logiciel de suivi des stocks, une formation est nécessaire. Bien souvent, quand vous achetez le logiciel, la formation est proposée avec.

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