Que faire en cas de factures impayées ?

Certains de vos clients ne vous payent pas dans les temps et les factures impayées s’accumulent ? Il faut agir au plus vite avant que la situation ne se dégrade, que le BFR ne se détériore et que la trésorerie ne vienne à en pâtir.

Quand parle t-on de factures impayées?

On parle de factures impayées dès que le délai de paiement indiqué sur la facture est passé. Si la facture n’en comporte pas, le délai moyen prévu par la loi est de 30 jours. Elle ne pas dépasser les 60 jours date de facture ou 45 jours fin de mois.

Afin de connaitre ses factures impayées, il est possible de mettre en place une balance âgée. Il s’agit d’un document comptable qui permettra de voir en un coup d’œil les factures échues et celles à échoir.

Pour pouvoir réclamer les montants aux clients, la créance doit être incontestable.

Première étape à mettre en place en cas de factures impayées : relancer les clients

En tout état de cause, il est recommandé de commencer d’abord par une procédure à l’amiable afin de conserver des bonnes relations avec le client. Vous pourrez ensuite hausser le ton, quitte à passer par un tiers comme un cabinet de recouvrement ou un huissier.

Procédure à l’amiable

Dès les premiers jours de retard de règlement, il faut relancer les clients. La procédure de recouvrement des factures impayées passe par plusieurs étapes :

  • 3 jours de retard : relancer le client par un simple mail ;
  • 5 jours : téléphoner au client ;
  • 7 jours : envoyer une lettre simple ;
  • 14 jours : envoyer une lettre recommandée avec accusé de réception.

Cet échéancier est bien entendu à adapter en fonction de la situation de l’entreprise, de ses relations avec ses clients et du montant de la créance impayée.

Le retard peut résulter d’un simple oubli ou d’une erreur. Inutile alors d’être trop véhément et de contacter le client dès la première seconde de retard (sauf s’il s’agit d’un très gros montant, auquel cas vous pourrez  même appeler le client avant la date d’échéance afin de vous assurer que le reglement est bien prévu). Assurez-vous également que le retard de paiement ne vient pas d’un motif en interne : erreur lors de la livraison (retard, produit arrivé en mauvais état), litige…

Mise en demeure

Si la créance n’est toujours pas payée au bout de plusieurs semaines, voire un mois, vous pouvez envoyer une lettre recommandée avec accusé de réception et mise en demeure. Jusqu’alors la procédure se limitait à de simples échanges. La mise en demeure produit des effets juridiques. Elle doit donc respecter des conditions et faire apparaître des informations précises afin d’être considérée comme valable :

  • Le terme « mise en demeure » ;
  • Les coordonnées des deux parties ;
  • La date de rédaction ;
  • La demande de reglement et le délai (il est en général de 8 jours) ;
  • Un résumé de la situation ;
  • L’ouverture d’une action judiciaire à l’encontre du client en cas de non paiement.

Recouvrement judiciaire

Le recouvrement judiciaire marque un nouveau tournant dans la procédure. Jusqu’alors votre client n’était qu’incité à payer, il sera désormais obligé à le faire. Il existe trois procédures de recouvrement judiciaire : l’injonction de payer, le référé provision et l’assignation en paiement.

L’injonction de payer

Sans réponse passé le délai indiqué sur la mise en demeure, vous pouvez mettre en place une procédure d’injonction de payer. Elle présente l’avantage d’être rapide et peu coûteuse et est adaptée aux litiges assez simples sans difficultés particulières et de faible montant. Il faudra alors remplir le document Cerfa d’injonction de payer et contacter le tribunal compétent.

Le référé provision

Il s’agit également d’une procédure rapide et peu coûteuse. Elle permet de recevoir rapidement une partie des sommes réclamées.

L’assignation en paiement

C’est une procédure utilisée en dernier recours, si l’injonction de payer ou le référé provision ne peuvent pas être appliquées. L’assignation en paiement équivaut à un procès et est donc plus coûteux et plus long.

Négocier les factures impayées avec les clients

Certains de vos clients peuvent vous prévenir que la ou les factures ne seront pas réglées dans les temps. Dans ce cas, l’entreprise peut être amenée à renégocier les échéances de règlement. Il est conseillé d’avoir dans ce cas un document écrit récapitulant les différentes échéances.

Qu’est-ce que l’entreprise a y gagner en échange? Une entreprise cliente qui fait faillite n’est jamais une bonne nouvelle, d’autant plus s’il s’agit d’un client important. Il est préférable de l’aider et de lui tendre la main dans une situation difficile plutôt que de ne rien faire au risque de ne pas du tout récupérer les créances dues. Il faut en effet savoir qu’en cas de liquidation judiciaire, les créances nées avant le jugement d’ouverture ne possèdent aucun privilège particulier. Elles seront donc payées en dernier, selon une répartition au marc le franc.

Attention toutefois à ne pas être trop gentil avec vos clients, vous pouvez les aider une fois, voire deux, mais vous n’êtes pas leur banquier!

Faire appel à une société d’affacturage avant d’avoir des factures impayées

Si vous ne voulez pas vous lancer vous même dans une procédure de relance des factures impayées, il est possible de sous traiter la tâche à une entreprise d’affacturage. Dans ce cas, l’entreprise, moyennant une commission, vous règle directement le montant de la créance, avant même que la date d’échéance ne soit pas dépassée. Le risque est alors transféré à la société d’affacturage.

C’est ce qu’on appelle les crédits de mobilisation de créances. Ils peuvent prendre différentes formes : escomptes, Dailly ou affacturage.

La procédure à adopter si votre client est sous le coup d’une procédure collective

Si le client est placé en procédure collective (liquidation, redressement…), il faudra réaliser une déclaration de créances. Vous disposez alors d’un délai de 2 mois à partir de la publication du journal d’ouverture au BODACC. Toutes les créances doivent être déclarées, celles échues et celles à échoir.

Quelles sont les écritures comptables à passer en cas de factures impayées?

Des factures impayées se traduisent au niveau comptable par un risque de non recouvrement et de perte de valeur des actifs. Il faudra donc calculer une dépréciation des comptes clients afin de donner une image fidèle des comptes de la société. La créance est alors passée en douteuse, puis en irrécouvrable.

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