Quelles sont les formalités à réaliser lors de l’embauche d’un salarié ?

Lors de l’embauche d’un salarié, l’employeur doit réaliser un certain nombre de démarches afin d’être en règle avec la législation. Déclaration préalable à l’embauche (DPAE), rédaction du contrat de travail, remise du règlement intérieur, visite médicale…Voici toutes les formalités à réaliser lors de l’embauche d’un salarié.

La déclaration préalable à l’embauche

La déclaration préalable à l’embauche (DPAE) remplace la déclaration unique d’embauche (DUE). Elle doit être réalisée pour tous les nouveaux salariés dans l’entreprise. C’est cette déclaration qui va :

  • Informer les caisses de Sécurité Sociale de l’arrivée d’un nouveau salarié. S’il s’agit du premier emploi du salarié, la déclaration lui permettra également de réaliser son affiliation à la Sécurité Sociale ;
  • Permettre la prise de rendez-vous pour la visite médicale d’embauche. Il faut en effet savoir que chaque salarié qui commence un nouvel emploi, quelque soit la nature de son contrat de travail, à l’obligation de passer cette visite. Elle s’appelle également visite d’information et de prévention quand elle est effectuée par le personnel infirmier. Elle doit être réalisée avant la fin de la période d’essai et, pour les personnes exposées à des risques ou ayant des problèmes particuliers, avant l’embauche ;
  • En cas de première embauche, faire adhérer l’entreprise à un service de médecine du travail, l’immatriculer auprès de la Sécurité Sociale et l’affilier auprès du régime d’assurance chômage
  • Préremplir la DADS (déclaration annuelle des données sociales).

La DPAE doit être complétée dans les 8 jours qui précèdent la date d’embauche. Sans cette formalité, l’embauche n’est pas en règle et il sera considéré que le salarié travaillera au noir.

Le contrat de travail

L’employeur devra réaliser et remettre au salarié un contrat de travail. Le contrat est obligatoire dans le cas d’un CDD (contrat à durée déterminée). Il devra alors préciser le motif de recours au CDD. En effet, le CDI étant considéré comme la norme, le CDD ne peut être conclu que dans des cas biens particuliers.

Sa rédaction n’est pas obligatoire pour un contrat à durée indéterminée mais est toutefois vivement conseillée en cas de litige. Il va préciser entre autres :

  • La rémunération du salarié ;
  • Son poste ;
  • Son statut ;
  • Ses horaires de travail ;
  • Son lieu de travail ;
  • La durée de la période d’essai et les modalités de renouvellement.

Le contrat peut également comprendre d’autres clauses comme la clause de non concurrence, de dédit formation ou d’exclusivité.

En l’absence de contrat de travail, le salarié devra recevoir une copie de la DPAE.

Les autres formalités à réaliser lors de l’embauche d’un salarié

A chaque embauche

Outre la déclaration préalable à l’embauche et la rédaction du contrat de travail, d’autres formalités sont à réaliser lors de l’embauche d’un salarié. Ainsi, l’employeur doit :

  • S’assurer que le salarié dispose d’une autorisation de travail s’il est de nationalité étrangère ;
  • Inscrire le salarié auprès d’une caisse de retraite complémentaire. Ce sont des caisses de cotisations et de versement qui s’ajoutent à la retraite de base. On parle de caisse ARRCO (association pour le régime de retraite complémentaire des salariés) pour tous les salariés et de caisse AGIRC (association générale des institutions de retraite des cadres) pour les cadres ;
  • Inscrire le salarié sur le registre unique du personnel. Il recense la liste de tous les salariés de l’entreprise ainsi que certaines informations les concernant :
    • Nom, prénom, date de naissance, sexe et nationalité ;
    • Date d’entrée et de sortie ;
    • Emploi occupé et qualification ;
    • Nature du contrat de travail ;
    • Fonctions ;
    • Pour les travailleurs étrangers, le type et le numéro d’autorisation de travail ;
    • Pour les stagiaires, le nom, prénom, date d’entrée et de sortie, le nom du tuteur ainsi que le lieu de présence.
  • Former le nouveau salarié à la sécurité dans l’entreprise ;
  • Remettre le règlement intérieur au salarié le cas échéant. Il s’agit d’un document qui fixe les règles à respecter dans l’entreprise, notamment en matière de sécurité, d’hygiène et de discipline. Il doit obligatoirement être rédigé pour les entreprises de plus de 20 salariés.

Lors de l’embauche du premier salarié

De plus en cas de première embauche, l’employeur devra :

  • Ouvrir un registre unique du personnel ;
  • Procéder à l’affichage des différents documents obligatoires :
    • Coordonnées de l’inspection du travail, du médecin du travail, des secours ;
    • Convention collective applicable ;
    • Règlement intérieur ;
    • Horaires de travail ;
    • Interdiction du fumer ;
    • Textes relatifs à l’égalité hommes – femmes …;
  • Choisir et s’immatriculer auprès d’une caisse de retraite complémentaire ;
  • Ouvrir un registre des observations et des mises en demeure ;
  • Ouvrir un document unique d’évaluation des risques, aussi appelé DU (document unique). Il s’agit d’un document qui présente les risques encourus sur la sécurité et la santé des salariés au travail. Ils peuvent résider dans l’aménagement des postes de travail, dans les procédés de fabrication ou dans les équipements de travail.

Enfin, il ne faudra pas oublier de réaliser périodiquement toutes les déclarations sociales obligatoires (DADS, DUCS, C3S…).

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