Savoir gérer son temps quand on lance son activité

Vous avez réalisé les démarches de création de la société ou de l’entreprise, vous avez passé les commandes initiales auprès de votre fournisseur, votre stock est livré et les premiers clients sont déjà au rendez-vous…reste maintenant à développer l’activité. Faire croitre son chiffre d’affaires, recruter des salariés, déléguer certaines missions à des sous-traitants, développer de nouvelles activités, tout en organisation correctement son temps de travail afin de ne pas se retrouver sous l’eau, autant de points clés à maitriser dans les premières années d’activité. 

Sous-traiter

Il est nécessaire, en tant que chef d’entreprise, d’organiser correctement son temps de travail, mais aussi son temps de repos. Pour cela, il faut être conscient qu’il est parfois difficile de tout gérer et qu’il est nécessaire de faire le tri dans toutes les activités, afin d’externaliser ce qui est moins important, pour se concentrer sur le cœur de métier. Vous pouvez ainsi noter toutes les activités que vous faites avec en face le temps consacré à chaque. Les missions avec une faible valeur ajoutée, et chronophages, peuvent facilement être sous-traitées. Cela peut être le cas de la comptabilité, du droit du travail (rédaction des contrats, fiches de paie…), du secrétariat, ou du ménage et de l’entretien des locaux. Il faudra déterminer en face le budget que vous êtes prêt à y consacrer. Il ne faut pas oublier que toutes ces dépenses sont des charges déductibles, et qu’elles viendront diminuer le montant d’impôt à payer à la fin de l’année. 

Planifier son activité

En plus du quotidien et de tout l’aspect organisationnel, il faudra consacrer un temps à la définition de la stratégie. L’agenda est donc de loin le meilleur allié du chef d’entreprise, afin qu’il puisse organiser correctement ses journées, et se fixer des plages de pause. Vous devez savoir comment votre cerveau fonctionne et rien ne vous empêche de vous accorder 5 minutes de pause toutes les 45 minutes, moment à partir duquel l’attention commence à diminuer. Vous pouvez également commencer vos journées en consacrant une plage horaire pour les tâches non urgentes, mais importantes. Pendant ce moment, évitez d’être dérangé, éloignez votre téléphone et n’ouvrez pas votre boite mail.

L’agenda va aussi vous permettre de vous fixer des objectifs, à court, moyen et long terme. Enfin, dernier conseil : pensez à ne pas vous couper de toute vie sociale. Si vous travaillez seul toute la journée et que cela vous pèse, n’hésitez pas à aller dans un espace de co-working. Continuez à faire ce que vous aimez : pratiquer un sport, aller au cinéma, rencontrer vos amis, tester de bons restaurants…

Recruter des salariés

Dans le même ordre d’idées que la sous-traitance, pourquoi ne pas chercher à recruter des salariés pour développer l’activité ? La différence entre les deux : sous-traiter fait appel à des compétences extérieures, recruter un salarié permet d’avoir ces compétences intégrées à l’entreprise. C’est pourquoi on dit souvent que tout ce qui ne fait pas partie du cœur d’activité de l’entreprise peut être sous-traité. Toutefois, recruter un salarié s’accompagne de risques plus élevés, notamment en cas de recours à un CDI. C’est pourquoi, il faudra en priorité s’interroger sur le besoin : est-il saisonnier ? à court terme ou à long terme ? ponctuel ? Dans ce dernier cas, l’embauche d’un CDD, ou le recours à une agence d’intérim, semblent être les meilleures solutions. Enfin, ne faites pas l’impasse sur la réalisation des fiches de poste, afin de bien cadrer, tout du moins dans un premier temps, les missions que les salariés seront amenés à effectuer. 

S’aider des outils informatiques

Impossible de gérer son entreprise sans utiliser les outils informatiques adéquats, qui vous feront gagner en temps. Encore une fois, il s’agit d’un investissement, entrainant une sortie d’argent, mais dont le retour est parfois inestimable pour l’entrepreneur. Parmi les outils les plus importants, citons par exemple : 

  • Les outils bureautiques de base : Excel, Word et Powerpoint, ou, à défaut, un tableau, logiciel de traitement de texte et outil de présentation d’autres éditeurs ;
  • Un logiciel de facturation et de réalisation de devis : le choix en la matière est large tant les offres sont nombreuses, et certains éditeurs proposent même des solutions gratuites pour les petites entreprises ;
  • Les outils de télécommunication adéquats : une boite mail pour échanger facilement, un compte Skype ou tout autre outil de visioconférence ;
  • Un logiciel de gestion de projet comme Trello, notamment pour travailler en équipe ;
  • Un logiciel comptable si vous réalisez vous-même votre comptabilité ;
  • Un logiciel de gestion des stocks si l’entreprise en a.

Se faire accompagner

Seul on va plus vite, ensemble on va plus loin. Quand on lance son activité, on a parfois tendance à vouloir bruler les étapes, au risque de foncer parfois droit dans le mur. C’est pourquoi, il est souvent nécessaire de se faire accompagner par un tiers, qui pourra prendre le recul nécessaire sur la situation de l’entreprise. N’hésitez pas à vous faire accompagner par un expert-comptable, qui, en plus de réaliser les formalités comptables, fiscales, sociales et juridiques de la société a un devoir de conseil. 

En fonction du secteur d’activité, et du potentiel de l’entreprise, il est aussi possible de s’orienter vers une couveuse, une pépinière ou un incubateur d’entreprise. Vous pouvez aussi vous tourner vers un CGA (centre de gestion agréée) ou une AGA (association de gestion agrée), d’autant plus si vous êtes à l’impôt sur le revenu et que vous ne souhaitez pas être majoré de 25%. Certains organismes privés ou publics proposent également un accompagnement : chambre des métiers, boutiques de gestion, France Active, Réseau entreprendre…bref, le choix est vaste en la matière, et les aides sont nombreuses si le besoin s’en fait ressentir. 

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