Dernière mise à jour le 12 juin 2020
Vous cherchez à recruter un salarié mais vous vous posez un tas de questions! Tout d’abord, le choix du statut intérim, CDD ou CDI : faut-il mieux prendre quelqu’un sur le long terme ou sur le court terme? Ensuite sur le processus de recrutement : est il préférable de tout réaliser en interne ou d’externaliser le recrutement? Si vous optez pour la première solution, vous devrez vous occuper de la recherche de candidats, de la sélection des CV, de la réalisation d’entretiens puis du choix du salarié. Ensuite sur les formalités d’embauche : que faut-il faire pour déclarer un salarié? Y a t-il des formalités spécifiques à réaliser lors de l’embauche d’un premier salarié? Que se passe t-il en cas de dépassement d’un des seuils sociaux, par exemple pour le passage de 49 à 50 salariés?
Choisir entre intérim, CDD ou CDI
La première chose à déterminer lorsque vous souhaitez recruter un salarié est de bien déterminer vos besoins et vos ressources afin de faire le choix entre intérim, CDD ou CDI :
- Un salarié en CDI sera recruté sur le long terme. Le besoin doit donc être durable et régulier. Il est en effet assez difficile, quand la période d’essai est finie, de mettre un terme au contrat.
- Un salarié en CDD sera recruté sur le court terme, pour faire face à un surcroît d’activité ou pour remplacer un salarié absent.
- Un salarié en intérim sera aussi recruté sur le court terme. A la différence du salarié en CDD, l’intérimaire aura un contrat de travail avec l’agence de travail temporaire et non directement avec l’entreprise.
Recruter un salarié en interne ou sous-traiter à un cabinet
Afin de rechercher un salarié, vous avez le choix entre la solution la plus simple mais la plus couteuse : sous-traiter la recherche à un cabinet de recrutement ou rechercher le candidat vous même.
Recruter un salarié en interne
Rechercher des candidats
Si vous faites le recrutement vous même, il faudra dans un premier temps rédiger la description de l’offre en indiquant :
- Les caractéristiques de l’entreprise et de l’équipe dans lequel le salarié va travailler ;
- Le poste et les missions que le salarié aura à accomplir ;
- Le profil recherché (tant au niveau de l’expérience et de la formation que des compétences attendues).
- La date de début du poste (immédiat ou sous plusieurs semaines).
Il faudra enfin poster l’annonce. Aujourd’hui, de nombreux recrutements se font grâce à Internet. Vous pouvez donc déposer l’offre sur des sites de recrutement spécialisés ainsi que transmettre l’offre à pôle emploi.
Sélectionner des CV
Une fois l’offre déposée, vous allez recevoir des candidatures de salariés, composées généralement d’un CV ainsi que d’une lettre de motivation.
La sélection des candidatures se fait sur plusieurs points :
- L’adéquation entre le profil recherché et le profil du candidat ;
- Ses motivations ;
- Sa capacité d’expression.
L’idéal est de retenir cinq ou six candidatures pour rencontrer trois ou quatre candidats (il faut compter qu’une ou deux personnes ne sera pas disponible ou aura déjà trouvé un poste).
Pour en savoir plus, consultez notre article “évaluer un candidat à partir d’un CV et d’une lettre de motivation“.
Faire passer un entretien d’embauche
Une fois les candidatures sélectionnées, il faudra ensuite faire passer un entretien d’embauche vous permettant d’en savoir plus le salarié. Il faut en général compter au moins deux entretiens : un premier avec les ressources humaines, un deuxième avec le manager et éventuellement un troisième avec le N+2.
Au cours de cet entretien seront abordés le profil du candidat ainsi que ses compétences. Elles doivent correspondre à celles attendues pour le poste en question. Il existe tout un tas de questions possibles et inimaginables pour cerner le candidat. La meilleure chose à faire est de laisser l’entretien se dérouler de façon naturelle, comme pour une véritable conversation. Si vous séchez sur les questions, vous pourrez alors vous tourner vers toute la panoplie de questions habituelles en entretien d’embauche “parlez moi de vous”, “comment vous voyez-vous dans 10 ans?”, “quels sont vos plus gros défauts?”…
Choisir un salarié
L’étape finale est le choix du salarié. Le salarié retenu devra être sélectionné sur des critères objectifs : la formation, l’expérience mais aussi sur des critères plus subjectifs comme ses motivations et sa capacité à s’intégrer à l’entreprise. Il est recommandé d’inclure une période d’essai dans le contrat de travail afin qu’en cas de mauvais recrutement vous puissiez mettre aisément fin au contrat de travail.
Sous-traiter le recrutement
Si l’entreprise manque de temps ou de resources en interne, ou que le recrutement porte sur un poste de travail bien spécifique et que les candidats se font rares, il peut être intéressant de passer par un cabinet de recrutement.
Celui-ci se chargera alors de trouver les candidats à la place de l’entreprise. Il procédera au tri des CV et à un premier entretien avec le candidat.
Les formalités pour recruter un salarié
Plusieurs formalités doivent être réalisées lors de l’embauche d’un salarié :
- Réaliser une déclaration préalable à l’embauche (DPAE). Elle va informer les caisses de Sécurité Sociale de l’arrivée d’un nouveau salarié et doit être complétée dans les 8 jours précédant son entrée dans l’entreprise ;
- Rédiger un contrat de travail et lui faire signer. Pour un contrat en CDI, le contrat de travail n’est pas obligatoire mais il est vivement conseillé afin d’éviter tous litiges. Dans le cas d’un CDD, sa rédaction est obligatoire et doit faire apparaitre le motif du recours ;
- L’inscrire auprès d’une caisse de retraite complémentaire ;
- Lui faire passer une visite médicale d’embauche ;
- L’inscrire sur le registre unique du personnel ;
- Lui remettre le règlement intérieur si l’entreprise en a un ;
- Le former aux règles de sécurité ;
- Si le salarié est de nationalité étrangère, s’assurer qu’il ait une autorisation de travail.
S’il s’agit du premier recrutement, il faudra en plus :
- Procéder à l’affichage des documents obligatoires ;
- Ouvrir un registre unique du personnel ;
- S’immatriculer auprès d’une caisse de retraite complémentaire ;
- Rédiger un DUERP (document unique d’évaluation des risques professionnels) ;
- Ouvrir un registre des observations et des mises en demeure.
Le coût et les aides
Recruter un salarié, sans parler du salaire et des charges sociales, coûte de l’argent à l’entreprise. Ce coût se traduit par le temps passé pour :
- Chercher un candidat, d’autant plus si le recrutement est sous-traité à un cabinet (dans ce cas la commission est souvent un pourcentage du salaire brut) ;
- Réaliser les démarches d’embauche ;
- Intégrer le salarié et le former.
Certaines aides à l’embauche existent en fonction des zones géographiques ou de certains catégories de salariés :
- Exonération d’impôt sur les sociétés pour les embauches dans ZFU (zones franches urbaines) ou exonération de charges patronales, d’IS et de CET pour les ZRR (zones de revitalisation urbaine) ;
- Aides financières lors de l’embauche d’une personne handicapée ou d’un salarié de plus de 45 ans ;
- Contrat de génération : maintien ou recrutement d’un salarié âgé de plus de 57 ans associé au recrutement d’un jeune de moins de 26 ans en CDI ;
- Contrat unique d’insertion (CUI) : aide financière et exonération de certaines taxes et cotisations pour l’embauche de personnes reconnues comme spécialement désavantagées dans l’accès à l’emploi ;
- Réduction générale des cotisations patronales sur les bas salaires (anciennement réduction Fillon)…
Pour aller plus loin :