Quelles sont les obligations à respecter chez les commerçants ?

Les commerçants ne sont pas libres d’exercer leur activité comme ils le souhaitent. Ainsi, ils ne peuvent pas décider d’ouvrir leur magasin comme ils l’entendent, n’importe quel jour et à n’importe quelle heure. Ils ne peuvent pas non plus vendre n’importe quoi. Les produits vendus doivent respecter des normes européennes. Enfin, les commerces sont classés dans la catégorie des ERP (établissements recevant du public). Cette classification s’accompagne de normes à respecter.

Quelles sont les conditions à respecter pour devenir commerçant ?

Afin de devenir commerçant, il faut :

  • Être majeur (mais pas sous tutelle) ou mineur émancipé ;
  • Ne pas exercer par ailleurs une profession incompatible avec le statut de commerçant : officier public et ministériel, avocat, architecte, expert-comptable, commissaire aux comptes et fonctionnaire ;
  • Ne pas avoir fait l’objet d’une interdiction d’exercer une activité commerciale ;
  • En cas de cumul avec une activité artisanale, posséder les diplômes et/ou l’expérience requise.

Quelles sont les obligations à respecter en termes d’horaires et de jours d’ouverture ?

Il n’existe pas de règlementation spécifique en la matière. Les jours et horaires d’ouverture sont ainsi fixés par arrêtés préfectoraux et municipaux. Les employeurs doivent également respecter le code du travail.

Ce que dit le code du travail

Celui-ci précise qu’en l’absence de convention ou d’accord collectif, le travail de nuit soit de 21h à 6h. Conséquence : les heures effectuées pendant ce laps de temps sont majorées.

De plus, si le commerçant souhaite ouvrir plus longtemps, l’accroissement de l’amplitude horaire s’accompagne d’une augmentation du volume d’heures travaillé par les salariés et donc d’heures supplémentaires. Elles sont majorées de 25% entre 35h et 39h et de 50% au-delà.

Enfin, il est à noter que le temps de travail quotidien ne doit pas être supérieur à 10 heures par jour et celui hebdomadaire à 48 heures par semaine (ou 44h sur 12 semaines consécutives). De plus, les salariés doivent bénéficier d’un temps de repos de 35 h consécutives chaque semaine.

Toutes ces règles doivent être prises en compte dans la fixation des jours et des horaires d’ouverture.

Les arrêtés préfectoraux et municipaux

Les arrêtés préfectoraux et municipaux fixent généralement le dimanche comme jour de fermeture. Toutefois, l’ouverture du commerce ce jour-ci est parfois possible, pour peu qu’elle soit encadrée. Des dérogations existent généralement pour la période de Noël ainsi que les soldes et certains maires prévoient une ouverture 12 dimanches par an.

Enfin, les commerces de détail alimentaire ont la possibilité d’ouvrir le dimanche jusqu’à 13h.

Quelles sont les obligations en termes de sécurité à respecter chez un commerçant ?

Les commerces sont des ERP (établissements recevant du public) et doivent à ce titre respecter des règles en ce qui concerne l’accessibilité aux personnes à mobilité réduite ainsi que les normes incendie et d’évacuation afin d’éviter les mouvements de foule. Le commerce doit donc :

  • Tenir un registre regroupant toutes les informations relatives à la sécurité (travaux réalisés, vérifications effectuées…) ;
  • Réaliser des simulations d’évacuation régulièrement ;
  • Avoir un système d’éclairage de secours, de détection et d’alerte ;
  • Disposer d’extincteurs, vérifiés régulièrement ;
  • Avoir des issus de secours en nombre suffisant ;
  • Être conçu avec des matériaux non inflammables ;
  • Disposer d’allées suffisamment dégagées ;
  • Installer, si le local le permet, des portes automatiques, des rampes d’accès et un ascenseur ;
  • Pour le secteur de l’habillement, installer des cabines d’essayage d’1,5 m de diamètre minimum et disposant d’appuis ;
  • Fixer correctement les présentoirs et les étagères pour éviter les risques de chute ;
  • Installer des panneaux de signalisation afin d’identifier les risques potentiels ;
  • S’assurer que les produits importés respectent les normes européennes ;

Ce sont les commissions de sécurité, départementales, communales et d’arrondissement qui sont chargées de veiller à la correcte application des règles de sécurité dans les commerces. Elles peuvent d’ailleurs organiser des visites de contrôle dans les établissements.

Quelles sont les obligations en cas de travaux ?

En cas de travaux entrainant une modification de l’aspect du local, des déclarations spécifiques doivent être réalisées :

  • Déclaration préalable de travaux en cas de modification de l’aspect extérieur du bâtiment ;
  • Permis de construire pour les travaux en extérieur en cas de :
    • Changement d’activité, par exemple si le local devient un commerce alors qu’il s’agissait avant d’un bureau. Si c’est toujours une activité commerciale qui y est réalisée mais qui passe d’un secteur à un autre (par exemple d’un magasin d’ameublement à un magasin de prêt-à-porter), il n’y a pas de démarches ;
    • Travaux concernant une augmentation de la surface de plus de 20m2 ;
    • Local situé dans un bâtiment inscrit aux monuments historiques ;
    • Local situé dans un immeuble protégé.
  • Permis de construire en intérieur si les structures porteuses sont concernées.

En revanche, en cas de petits travaux comme du rafraichissement, il n’y a pas de démarches à entreprendre.

Quelles sont les obligations liées au bail commercial ?

S’il n’est pas propriétaire du local, le commerçant le loue. Il doit dans ce cas signer un bail commercial. Il s’agit d’un engagement de longue durée puisqu’il engage le bailleur et le locataire pour 9 années. A noter que des baux dérogatoires d’une durée inférieure peuvent toutefois être signés.

Des obligations naissent du bail commercial :

  • Le commerçant doit utiliser le local dans le but indiqué dans le bail ;
  • Il doit verser le loyer dans les temps ;
  • Il doit réaliser les travaux d’entretien courant.

Quelles sont les obligations en matière de vente au client ?

En matière de vente aux clients, les commerçants doivent respecter certaines règles, notamment en ce qui concerne la vente sur Internet, les délais de rétractation et les informations à fournir aux clients :

  • Obligation de fournir un ticket de caisse ou une autre preuve d’achat si le client le demande. A noter qu’en dessous d’un certain seuil, et dans un but écologique, l’impression du ticket de caisse n’est plus systémique. Les commerçants peuvent alors s’ils le souhaitent proposer aux clients de leur fournir un ticket de caisse dématérialisé ;
  • Les soldes sont soumises à une règlementation spécifique. Ainsi, les articles soldés doivent être identifiés et faire apparaitre le prix d’origine ainsi que le prix soldé (ou le pourcentage de réduction). De plus, seuls les articles présents en magasin depuis au moins un mois peuvent être soldés ;
  • La liquidation commerciale, permettant de vendre des produits rapidement, à prix cassé, est soumise à autorisation municipale préalable ;
  • Les déballages (aussi appelés braderies), doivent également faire l’objet d’une autorisation municipale ou préfectorale. Toutefois, ici, ce n’est pas uniquement le magasin qui est concerné mais l’ensemble des commerçants d’une rue ou d’un secteur ;
  • Les clients disposent d’un délai de rétractation de 14 jours en cas de vente à distance. Ils doivent en être informés ;
  • Le commerçant est obligé de rembourser ou de remplacer le produit en cas de vice caché ou de défaut de fabrication.

Quelles sont les obligations comptables, fiscales, juridiques et sociales ?

Le commerçant doit respecter des obligations comptables, fiscales, juridiques et sociales. Elles dépendent toutefois en grande partie de la forme juridique (auto-entreprise, société…) et des options fiscales choisies (régime de TVA, d’imposition).

Dans la majorité des cas, les commerçants sont constitués en société et doivent réaliser les formalités suivantes.

Les obligations comptables du commerçant

Le commerçant doit tenir une comptabilité, reflétant sa situation économique et financière réelle :

  • Des registres comptables sont obligatoires :
    • Le livre-journal, qui enregistre de façon chronologique les mouvements affectant le patrimoine ;
    • Le grand livre qui enregistre les mouvements par compte comptable ;
  • Un inventaire doit être réalisé tous les ans, afin de valoriser le stock et de s’assurer que les actifs présents au bilan soient corrects ;
  • Des documents annuels doivent être établis : bilan, compte de résultat et annexe.

Les obligations fiscales du commerçant

Le commerçant doit périodiquement réaliser des déclarations fiscales, et s’acquitter des taxes et des impôts correspondants :

  • Déclarer son résultat fiscal et son impôt sur le résultat tous les ans (impôt sur le revenu ou sur les sociétés) ;
  • Réaliser des déclarations de TVA : acomptes semestrielles et déclaration annuelle récapitulative pour les entreprises au régime réel simplifié et déclaration mensuelle ou trimestrielle pour celles au régime réel normal ;
  • S’acquitter des différents impôts : CFE (cotisation foncière des entreprises) et CVAE (cotisation sur la valeur ajoutée) si elle est redevable de cette dernière, taxe sur les véhicules de société et taxe d’apprentissage les cas échéants.

Les obligations sociales du commerçant

Deux grands types de déclarations sociales sont à réaliser : celles qui concernent le commerçant et celles concernant le ou les salariés.

En tant qu’indépendant, le commerçant peut être assimilé-salarié ou travailleur non salarié, en fonction de la forme juridique et de la répartition des parts entre les associés. Dans le premier cas, il est affilié à la sécurité sociale des indépendants et doit réaliser tous les ans une déclaration sociale des indépendants (DSI). Dans le second, il reçoit des fiches de paie et réalise les déclarations sociales auprès des organismes de protection sociale comme n’importe quel salarié.

S’il emploie des salariés, il doit en plus :

  • A l’embauche : leur faire signer un contrat de travail et réaliser une DPAE (déclaration préalable à l’embauche) ;
  • Tous les mois : leur transmettre une fiche de paie et compléter la DSN (déclaration sociale nominative);
  • Respecter toutes les obligations sociales des employeurs : affichage obligatoire, tenue d’un registre unique du personnel, veiller à la sécurité et à la santé des salariés…

Les obligations juridiques du commerçant

Le commerçant doit tenir une assemblée générale ordinaire tous les ans afin de décider de l’affectation du résultat et d’approuver les comptes. Il doit ensuite déposer ses comptes au greffe du tribunal de commerce.

En cas de décision ayant un impact sur les statuts, il doit réaliser une assemblée générale extraordinaire.

Disposer d’un logiciel de caisse certifié

Dernière obligation concernant le commerçant : disposer d’un logiciel de caisse certifié, c’est-à-dire en conformité avec les règles antifraudes définies par l’administration fiscale : sécurité, inaltérabilité, archivage et conservation des données. C’est à l’éditeur du logiciel de se mettre en conformité et de fournir une attestation.

A noter que cette obligation vaut pour les commerçants soumis à TVA, vendant leurs produits à des non-assujettis à TVA, et enregistrant leurs ventes à l’aide d’un système informatisé.

Enfin, les commerçants ont l’obligation de tenir un journal de caisse pour toutes les transactions en espèces.

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