Qu’est ce que la comptabilité ?

La comptabilité est au cœur de la vie de chaque entreprise. En effet, derrière ce terme qui revêt pour certains des contours obscurs, se cache tout simplement la traduction financière de la vie économique de l’entreprise.  Originellement, la comptabilité servait en effet à connaître la rentabilité de l’entreprise avant qu’elle ne prenne une tournure réglementaire et qu’elle ne soit davantage normalisée. Aujourd’hui, les entreprises qui doivent tenir une comptabilité sont dans l’obligation de produire des documents comptables annuels, selon une codification bien propre.

Qu’est ce que la comptabilité ?

Qu'est ce que la comptabilitéLa comptabilité est un système d’enregistrement et d’organisation de l’information financière d’une entreprise. Les données de base seront ainsi classées et enregistrées pour permettre de fournir après traitement un ensemble d’informations conformes aux besoins des utilisateurs. La comptabilité implique ainsi le respect de certains principes et d’une codification propre.

A noter qu’il existe deux types de comptabilité :

  • La comptabilité financière (ou comptabilité générale) qui enregistre les opérations par nature. C’est sur cette base que les documents obligatoires annuels vont être réalisés.
  • La comptabilité de gestion (ou comptabilité analytique) qui enregistre les opérations par destination. Elle est uniquement utilisée à des fins internes et ne revêt par conséquent aucun caractère obligatoire.

Pour faire simple, la comptabilité financière mesure le résultat. La comptabilité de gestion l’explique.

Pourquoi tenir une comptabilité ?

A l’origine, la comptabilité était une nécessité économique. Elle permettait de connaître la rentabilité d’une entreprise et de s’assurer que ses produits étaient supérieurs aux charges. De plus, les opérations de l’entreprise étant créatrices de droits envers les tiers ainsi que d’obligations, il était nécessaire pour de savoir qui lui devait combien et inversement, à qui elle devait et pour quel montant.

La comptabilité servait alors d’aide mémoire aux chefs d’entreprise. Il a ensuite fallu créer un langage comptable compris et admis par tous. C’est ainsi que la comptabilité fut normalisée et codifiée par des textes réglementaires et législatifs.

Quels sont les intervenants dans le processus comptable ?

On trouve plusieurs intervenants dans le processus comptable :

  • Ceux qui établissent la comptabilité, c’est-à-dire les comptables qu’ils soient internes à l’entreprise ou externes (en cabinet d’expertise comptable) ;
  • Ceux qui contrôlent la comptabilité : auditeurs, commissaires aux comptes et experts comptables. Ils doivent vérifier que la comptabilité donne une image fidèle de l’entreprise ;
  • Ceux qui utilisent les documents comptables :
  • Les investisseurs : ce sont les personnes qui fournissent des capitaux à la société. Investir dans une entreprise revêt une part de risque et ils doivent donc savoir quand acheter, conserver ou vendre des parts ainsi que connaître la capacité de l’entreprise à payer des dividendes ;
  • Les membres du personnel : ils doivent s’assurer de la stabilité et de rentabilité de l’entreprise afin de mesurer sa capacité à payer les salaires ainsi que l’intéressement et la participation en cas d’accords mis en place ;
  • Les banques pour savoir si le prêt et les intérêts seront remboursés à échéance ;
  • Les fournisseurs et les autres créditeurs pour s’assurer que les dettes seront payées à échéance ;
  • Les clients, l’Etat et le grand public.

Quels sont les documents comptables à tenir ?

Le bilan

Le bilan est une photographie du patrimoine de l’entreprise à un instant T. Il recense :

  • D’un côté les emplois, aussi appelés actifs. Ils représentent les besoins de financement classés selon leur degré de liquidité et leur nature :
    • Actif immobilisé : il s’agit des biens destinés à assurer la production de l’entreprise et qui ont une durée de vie généralement supérieure à un an :
    • Actif circulant : il a vocation à être consommé dans la production :
      • Stocks : de matière première, de produits finis, de marchandises…
      • Créances clients ;
      • Disponibilités et VMP (valeurs mobilières de placement)
  • De l’autre les ressources, aussi appelé passifs. Ils représentent les modes de financement. Ils sont classés selon leur origine :
        • Capitaux propres : il s’agit des apports des actionnaires ou associés, ainsi que de la quote-part de résultat des dernières années non distribuée sous forme de dividendes ;
        • Ressources externes, c’est-à-dire les dettes (financières et d’exploitation).

L’actif doit toujours être égal au passif.

Afin d’en effectuer une analyse, il est possible de retravailler le bilan pour le présenter sous forme de bilan fonctionnel. Certains concepts de base de l’analyse financière sont issus de son exploitation comme :

  • Le BFR (besoin de fonds de roulement) qui représente les fonds nécessaires au financement du cycle d’exploitation. Il se calcule de la façon suivante : BFR = stocks + créances clients – dettes fournisseurs ;
  • Le FR (fonds de roulement) qui représente les ressources permanentes destinées à financer le cycle d’exploitation. Il se calcule de la façon suivante : FR = Capitaux propres + dettes financières à long terme – actif immobilisé ;
  • La trésorerie (T) qui représente l’excédent ou l’insuffisance entre le FR et le BFR.

Le compte de résultat 

Le compte de résultat présente le déroulement de l’activité de l’entreprise sur l’exercice comptable. Il permet de connaître son résultat en faisant la différence entre ses produits et ses charges.

  • Les produits constituent la source de revenus de l’entreprise. Il s’agit principalement du chiffre d’affaires. Une distinction est opérée par nature :
    • Produits d’exploitation ;
    • Produits financiers ;
    • Produits exceptionnels.
  • Les charges permettent de réaliser certaines activités qui consomment des ressources. On distingue également les charges de la même façon :
    • Charges d’exploitation ;
    • Charges financières ;
    • Charges exceptionnelles.

Il est important de dissocier deux notions :

  • Les encaissements des produits : les encaissements sont des entrées d’argent. Il s’agit d’une notion utilisée en trésorerie. Ils ne constituent pas forcement des produits.
  • Les décaissements des charges : les décaissements représentent des sorties d’argent. De même, ils ne constituent pas forcement des charges.

L’exemple typique est la TVA : la TVA versée à l’Etat n’est pas une charge mais un décaissement. Elle ne fait pas baisser le résultat mais diminue la trésorerie.

Une annexe doit également figurer en complément du bilan et du compte de résultat. Elle permet de clarifier et de détailler les informations données par les deux précédents états.

Le livre-journal et le grand-livre 

Tout commerçant doit tenir : `

  • Un livre-journal : toutes les opérations y sont enregistrées dans l’ordre chronologique en précisant les informations suivantes :
    • La date
    • Les comptes concernés
    • Le libellé
  • Un grand livre : les écritures du livre-journal y sont reportées sans formalisme particulier.

A noter que pour des raisons de simplicité, il est possible de subdiviser le livre-journal en journaux auxiliaires : journal des achats, des ventes, de trésorerie, des opérations diverses…

Il est aussi possible, mais pas obligatoire, de tenir une balance. Il s’agit d’un tableau récapitulatif des débits et des crédits puis des soldes de tous les comptes. Elle permet, entre autres, de vérifier que les opérations inscrites au journal ont bien été reportées au grand livre.

Comment tenir une comptabilité ?

Les comptes comptables

Le bilan et le compte de résultat sont des documents établis annuellement, lors de la clôture des comptes. Au quotidien, les mouvements sont enregistrés dans un compte comptable. Chaque compte est identifié par un numéro et par un intitulé. Il peut se présenter sous différentes formes comme :

  • Compte à colonnes séparées ;
  • Compte à colonnes jumelées ou mariées avec solde ;
  • Compte en T.

Dans chaque cas, on trouve deux côtés :

  • A gauche, le compte qui représente les entrées de flux : c’est le débit ;
  • A droite, le compte qui représente les sorties de flux : c’est le crédit.

La normalisation des comptes

L’enregistrement des écritures fait l’objet de règles et de normes définies dans le plan comptable général (PCG). Il va ainsi régir tous les aspects de la comptabilité, allant de la saisie des informations de base à la présentation des documents de synthèse. Il contient 5 parties :

  • Objets et principes de la comptabilité ;
  • Définition des actifs, des passifs, des produits et des charges ;
  • Règles de comptabilisation et d’évaluation ;
  • Tenue, structure et fonctionnement des comptes ;
  • Documents de synthèse.

Les comptes comptables

Les comptes de bilan sont les comptes de classe 1 à 5 :

  • Classe 1 : comptes de capitaux (capitaux propres, emprunts et dettes assimilées). Ce sont les ressources permanentes dont l’entreprise dispose ;
  • Classe 2 : comptes d’immobilisations. Ce sont des biens destinés à servir de façon durable dans l’entreprise. Ils sont classés en 3 catégories :
    • Immobilisations financières
    • Immobilisations corporelles
    • Immobilisations incorporelles
  • Classe 3 : compte de stock
  • Classe 4 : compte de tiers : créances et dettes ;
  • Classe 5 : comptes financiers : caisse et banque incluant les éventuels passifs

Les classes 6 et 7 concernent le compte de résultat :

  • Compte 6 : compte de charges
  • Compte 7 : compte de produits

Chaque classe est ensuite subdivisée : un compte principal, un compte divisionnaire et un sous-compte.

Par exemple, le compte de classe 2 peut être subdivisé de la façon suivante :

  • Classe 2 immobilisations ;
  • Compte 21 immobilisations corporelles ;
  • Compte divisionnaire 218 autres immobilisations corporelles ;
  • Sous-compte 2182 : matériels de transport.

La TVA

La TVA est un impôt sur la consommation, supporté en intégralité par le consommateur. Il n’affecte donc pas le résultat de l’entreprise, puisqu’il ne constitue pas une charge. L’entreprise va en effet collecter de la TVA sur ses ventes et en déduire de ses achats. La différence sera reversée à l’Etat.

Ainsi, en comptabilité :

  • Les charges et les produits figurent pour leur montant HT dans le compte de résultat ;
  • Les immobilisations et les stocks figurent également pour leur montant HT dans le bilan.

Les principales opérations courantes en comptabilité

Les principales opérations courantes sont l’enregistrement des factures d’achat et de vente, ainsi que leur règlement associé. La comptabilisation d’une facture d’achat va entrainer d’un côté l’enregistrement d’une dette et de l’autre une charge. La comptabilisation d’une facture de vente va entrainer d’un côté l’enregistrement d’une créance et de l’autre un produit. La créance et la dette seront soldées au moment du paiement.

Lors de la clôture des comptes, des écritures de régulation sont passées :

  • Régularisation de charges et produits : produits constatés d’avance, charges à payer, produits à recevoir, charges constatées d’avance ;
  • Enregistrement des acquisitions, cessions et mises au rebus d’immobilisations ainsi que des amortissements ;
  • Dépréciation des actifs ;
  • Variation de stock et valorisation du stock final.

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