Comment gérer une SARL ?

Dernière mise à jour le 25 septembre 2020

Gérer une SARL nécessite le respect de règles comptables, juridiques et fiscales. Il faut ainsi tenir une comptabilité et produire un certain nombre de documents annuels dont la complexité dépendra du régime choisi (régime réel simplifié ou régime réel normal). Si l’entreprise n’est pas en franchise de TVA, elle doit aussi déclarer et reverser périodiquement la TVA à l’état. Au niveau juridique, elle doit déposer ses comptes annuels au greffe du tribunal de commerce et tenir une assemblée générale ordinaire tous les ans. Enfin, le gérant de SARL bénéficie d’un statut à part puisqu’il n’est pas salarié de l’entreprise. Il a un mandat social et non un contrat de travail. Sa protection sociale – et ses cotisations – dépendent de la répartition des parts sociales.

Les formalités comptables d’une SARL

Il est obligatoire pour une SARL de tenir une comptabilité. Cela signifie :

• Enregistrer toutes les dépenses en comptabilité. Cet enregistrement se fera principalement sur la base de toutes les factures reçues. D’autres charges peuvent également être saisies, toujours sous réserve de recevoir une pièce justificative correspondante comme des notes de frais réalisés par les salariés ou des indemnités kilométriques ;
• Comptabiliser toutes les ventes, cette fois-ci sur la base des factures émises ou tout simplement des paiements encaissés via le logiciel de caisse ;
• Passer toutes les opérations diverses en fin d’année :
  • FAE : factures à établir ;
  • FNP : factures non parvenues ;
  • Produits constatés d’avance ;
  • Charges constatées d’avance ;
  • Stock : comptabilisation du stock final et de la variation de stock ;
  • Amortissements : il s’agira alors de constater la perte de valeur des immobilisations ;
  • Provisions : elles permettent de répondre au principe de prudence en anticipant une charge ;
  • Dépréciation : il s’agit d’écritures comptables dont le but est de refléter la perte de valeur d’un actif.
• Réaliser les documents comptables annuels :
  • Compte de résultat : il indique les produits et les charges que l’entreprise a enregistré dans l’année. La différence permet d’obtenir le résultat (bénéfice ou perte) ;
  • Bilan : il indique d’un côté l’actif de l’entreprise, c’est-à-dire ce qu’elle doit, et de l’autre le passif, c’est-à-dire ce qu’elle possède ;
  • Liasse fiscale : sa complexité dépendra du régime d’imposition de la SARL : régime réel normal ou au régime réel simplifié.

Les formalités fiscales d’une SARL

La TVA

La SARL peut bénéficier de la franchise de TVA. Pour cela, son chiffre d’affaires annuel doit être inférieur à :

• 81 500€ pour les commerçants ;
• 32 600€ pour les prestataires de services.

Sinon, elle sera soumise au régime réel simplifié ou au régime réel normal de TVA :

• Dans le premier cas, elle devra déclarer et payer sa TVA semestriellement. Il s’agira alors d’acomptes calculés sur la base de la TVA payée l’année précédente ;
• Dans le second cas, elle devra déclarer et payer sa TVA tous les mois. La déclaration de TVA fera alors apparaitre la TVA collectée sur le mois moins la TVA déductible.

L’impôt

Deuxième gros volet des formalités fiscales pour une SARL : l’impôt. Elle est d’office à l’impôt sur les sociétés mais peut choisir l’impôt sur le revenu en cas de SARL de famille ou en cas d’option à l’IR pour 5 ans :

• Si elle est à l’impôt sur les sociétés, elle devra calculer son impôt tous les ans. En cas d’impôt annuel supérieur à 3 000€, elle devra payer des acomptes tous les trimestres.
• Si elle est l’impôt sur le revenu, chaque associé se verra attribuer une quote-part de résultat en fonction des parts qu’il a dans la SARL. Ce montant devra être ajouté sur le revenu annuel du foyer fiscal dans la déclaration d’impôt.

Les autres déclarations

Outre les déclarations de TVA, la SARL peut également devoir réaliser les déclarations suivantes et payer les taxes associées :

• CET (cotisation économique territoriale) composée de la CFE (cotisation foncière des entreprises) et de la CVAE (cotisation sur la valeur ajoutée) ;
• Déclaration européenne de services et déclaration d’échange de biens en cas d’échanges intracommunautaires ;
• Taxe sur les véhicules de société pour les SARL qui en possèdent ou en utilisent ;
• Taxe sur les salaires pour les entreprises qui ne sont pas soumises à TVA mais qui emploient des salariés ;
• Taxe d’apprentissage…

Les formalités sociales

On distingue deux types de formalités sociales : celles concernant le gérant et celles concernant les salariés si la SARL en a.

Les formalités sociales du gérant de SARL

Le ou les gérants de la SARL sont assimilés salariés ou travailleurs non-salariés. Le gérant est travailleur non salarié s’il détient, à lui seul ou avec son conjoint, plus de 50% des parts de la société. Il est assimilé salarié s’il détient 50% ou moins de la société.

• S’il est TNS, il cotise à la Sécurité Sociale des Indépendants (anciennement RSI). Il devra envoyer une DSI (déclaration sociale des indépendants) chaque année avant le 31 mai. Elle indique le revenu pris par le gérant ainsi que les cotisations sociales payées dessus.
• S’il est assimilé salarié, il cotise à la Sécurité Sociale.

Dans un cas comme dans l’autre, le gérant de SARL ne cotise pas au chômage.

Les formalités sociales pour les salariés de la SARL

Dès que la SARL a un salarié, elle doit réaliser un certain nombre de formalités sociales :

• Une DPAE (déclaration préalable à l’embauche) pour chaque nouveau salarié ;
• Une DADS (déclaration automatisée des données sociales) tous les ans ;
• Une DSN (déclaration sociale nominative) périodiquement ;
• Un registre unique du personnel, un livre de paie (ou conserver un double des fiches de paie), un registre des observations et des mises en demeure et un document unique d’évaluation des risques professionnels (DUERP).

Chaque nouveau salarié de la SARL devra passer devant la médecine du travail et aura un contrat de travail.

Des obligations d’affichage devront être respectées (coordonnées de l’inspection du travail, textes relatifs à l’égalité hommes-femmes, interdiction de fumer…).

Les formalités juridiques de la SARL

On distingue les formalités juridiques ordinaires et exceptionnelles

Les formalités juridiques ordinaires d’une SARL

Tous les ans, une SARL doit déposer ses comptes au greffe du tribunal de commerce. Même si beaucoup d’entreprises ne le font pas – souvent pour que les concurrents ne soient pas au courant de leur activité – elles risquent une amende de 1 500€.

Une SARL doit aussi tenir une assemblée générale ordinaire qui réuni les associés. C’est au cours de cette assemblée que :

• Les comptes seront approuvés ;
• Le résultat sera affecté entre mise en réserve (légale, facultative ou statutaire), report à nouveau ou distribution de dividendes ;
• La rémunération du gérant sera décidée ;
• Les conventions réglementées seront approuvées ;
• Le gérant sera nommé ou révoqué ;
• Le commissaire sera désigné si la SARL doit en avoir un.

Elle doit se tenir dans les 6 mois qui suivent la clôture.

La convocation et le déroulé de l’AG doivent respecter un formalisme particulier. Ainsi, les associés doivent être convoqués par lettre recommandé avec accusé de réception au moins 15 jours avant l’assemblée. Doivent y être joints un pouvoir, le rapport de la gérance et le texte des résolutions.

Lors de l’AG, une feuille de présence doit être signée. Il faut également tenir un PV d’AG qui reprend les résolutions adoptées.

Les formalités juridiques extraordinaires d’une SARL 

Les formalités juridiques extraordinaires d’une SARL concernent toutes les décisions qui vont modifier les statuts. Cela arrive dans les cas suivants :

• Changement de siège social ;
• Changement d’objet social ;
• Dissolution – Fusion ;
• Changement de dénomination sociale ;
• Modification de la durée ;
• Changement de gérant si celui-ci est nommé dans les statuts et non dans un acte extra-statutaire ;
• Changement de forme juridique ;
• Diminution ou augmentation de capital social.

Il faut alors tenir une assemblée générale extraordinaire, modifier les statuts et informer les tiers en publiant un avis de modification dans un journal d’annonces légales. Enfin, il faudra en informer le greffe du tribunal de commerce et le service des impôts des entreprises.

Le statut du gérant de SARL

Le gérant est nommé par les associés. Il dispose d’un mandat de gestion lui permettant de représenter la société. Il a deux obligations principales :

• Réaliser les formalités comptables, fiscales et financières de l’entreprise ;
• Informer les associés de l’activité de la SARL. Cette obligation d’information passe notamment par le rapport de gestion. Il doit être remis aux associés au moins 15 jours avant la tenue de l’assemblée générale ordinaire. Y figurent de nombreuses informations sur l’activité de la SARL, le marché, l’analyse des résultats, les éléments marquants ayant eu lieu après la clôture….

Le gérant de SARL est responsable, sur le plan civil et pénal, en cas de faute de gestion commise lors de son mandat.

Pour en savoir plus, consultez notre article « les obligations et les responsabilité du gérant de SARL».